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【ビジネス】BCC送信と失礼な間違い|マナー・送信方法・エラー

初回公開日:2017年07月24日

更新日:2020年05月22日

記載されている内容は2017年07月24日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

いまやビジネスツールとして欠かせないメールですが、BCCで送る場合どのような注意点やマナーがあるのでしょうか。BCCは相手にメールアドレスがわからないように送るもの。今回は一斉送信に絞って「依頼がきても慌てない」BCC一斉送信の要点をまとめてみました。

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TO、CC、BCCの使い分け

メールの送信先には、TO・CC・BCCの3つがあります。まずは、これらの意味と使い分けについて、おさらいしてみましょう。

TO:宛先 
「あなたにむけて送っていますよ」という意味。処理や作業をして欲しい人、返事が欲しい人に使います。TOにも複数アドレスを入力することができますので、TOとCCの使い分けについても配慮しましょう。

CC(カーボン・コピー):参照先 
「宛先の人に送りましたが、参考までに見てください」という意味。プロジェクト案件に関する確認事項のメンバーへの周知や上司への同時報告、会議の議事録など、参考・情報共有のために使います。

BCC(ブラインド・カーボン・コピー):参照先・宛先(一斉送信)
CCと同様に複数人あてに送ることができます。ただしCCと異なり、BCCの受信者がメールを開いた際、自分以外の受信者は表示されないのが特徴です。この機能を活かして、一斉送信の際にも使われます。

それでは、BCCについて詳しくみていきましょう。

ビジネスにおけるBCC一斉送信のマナー

複数の人あてに同じ内容を送ることができるのが、メールのメリットです。「TO、CC、BCCの使い分け」で前述したように、CCとBCCの機能の違いは、メールを誰に送ったのかが、受信者全員にわかるかわからないか、という点です。

BCCでは、受け取った側は誰に送られたのかがわかりません。一斉送信されたメールでも、相手には個別に送られたメールとして認識されます。

BCCを使う理由1 個人情報の保護

メールアドレスは個人情報の一つですから、誰にでも開示して良いというものではありません。その保護という点で非常に有効です。個々のメンバーに面識がない場合や、面識があっても公開することを望まないメンバーがいる場合などは、BCCを用いて一斉送信をします。

BCCを使う理由2 ヘッダー表示が簡潔である

BCCで一斉送信されたメールを表示しても、相手先アドレスが延々と並ぶことはありません。TOやCCで送られたメールだと、大量のメンバーアドレスが表示されてしまい、非常に煩わしいものになります。

BCCを使う理由3 トラブルを避ける

もちろん、メールの文面についてはよく練られたものを送ることが基本です。しかし、メンバー間では送信者が把握していない利害関係があるかもしれません。そんなときは、できるだけBCCを使うのが無難です。

BCCを使う理由 番外編 ナイショ話

一斉送信とは少し外れますが、相手に知られずに、というBCCの特徴を活かして、客先とのやりとりを上司へ報告する場合などにも使われます。

つまりは「こっそりあなただけにおしらせします。」という「ナイショ話」です。また、上司が相手にメールを送信する際に、情報の共有化をはかるという目的で、自分の秘書をBCCに加える場合もあります。

*上記のような場合、BCCで受信したメンバーは返信する際に「全員に返信」を選んではいけません。ナイショ話が相手にばれてしまいます。

BCC一斉送信のマナー

BCCでは、受け取った側は自分以外の誰に送られたのかがわからないため、個別に送られたメールとして認識されます。この特徴を活かして、BCCはお互いに面識がない複数の人にメールを一斉送信する際に使います。

同業者団体の会員向けのお知らせや、企業の全社員向けの通達(健康診断のお知らせ、空調設備点検のお知らせなど)などは、BCCによる一斉送信を使って送られます。

一斉送信時の本文宛先

メール本文には宛先を入れるのがマナーです。しかし、BCC一斉送信では個別の宛先を入れる意味はありません。そのため、「各位」など、個人は特定できなくともどのような所属メンバーに対してメールが送られているのかを提示しておきます。

同業者団体会員宛:○○会 会員各位
全社員宛:全社員各位

一斉送信時によく使う但し書き「BCCで失礼します」とは?

ヘッダーをみれば、BCCであることはわかります。自分宛に届いているのに、TO、CCに自分のアドレスが表示されていないからです。

TOは「あなたに向けて送っていますよ」の意味。当事者である相手先には、CCや BCCではなくTOを使うのが本来のマナーです。

これを送信者側の効率のためにBCC一斉送信を用いるのですから、「本来は個別に送るところですが、一斉送信をしているため、BCCでお送りしています。申し訳有りません(失礼します)。」という意味で使われていると考えられます。

しかし、最近ではそこまでの意味を考えずに使われています。「BCCで送信したのは、一斉送信をしたからですよ」と相手に知らせるために、宛先とあわせて、

「一斉送信のため、BCCで失礼します」
「一斉送信のため、BCCでお送りしています」
などと、宛先の前後に入れておくのです。

<文例1>
○○会 会員各位(一斉送信のため、BCCでお送りしています)

<文例2>
*一斉送信のため、BCCでお送りしています
○○会 会員各位

一斉送信であることが伝わらないと・・・

ときどき、「なぜ、私がBCCなのだ!TOかCCに入れるべきだ!」とお怒りになる方がいらっしゃいます。傾向として、年齢的にも職位的にも上の方に多いようです。こういった方に納得していただくためにも、他の方を含めて一斉送信であることを明記します。

もっとも受信メールのヘッダーの宛先に表示されているアドレスが、送信者本人のもののみであること、または「Undisclosed-Recipient:; 」であることをみれば、一斉送信であることはわかるのですが、これについては「TO の欄には、自分のメールアドレスを入れる」で後述します。

失礼になってしまう間違い

目上の人に対して、BCC一斉送信は失礼にあたるかどうか?

このような疑問を抱いた人もいると思います。答えは人それぞれです。

基本的にメールの特性を理解されている相手ならば、そのまま受け入れてくれます。しかし、「一斉送信であることが伝わらないと・・・」でも取り上げたように、失礼と感じる方はいらっしゃいます。そのような方には、お詫びをしてTOで個別に送るのが良いでしょう。

会議の議事録を、議長を含むメンバー全員にBCC一斉送信

これはどうでしょうか?会議にもいろいろありますが、例えば自社が事務局をしている外部団体のものであれば、BCC一斉送信かCC一斉送信かどうかを検討する必要があります。

アドレスの公開に関してメンバー間の合意がとれていないならば、BCC一斉送信で送るのがよいでしょう。

ただし、議長については、TOで送信する方がよい場合があります。このように、メンバーの中に、あきらかに立場に差がある人間がいないかどうかを見極めることも大切です。

この場合、他のBCC受信者が納得するかどうかも考慮しましょう。宛先にも注意が必要です。

TO: 〇〇会 議長 ○○○○様
BCC: ◯◯会 出席者各位
(出席者の皆様には、一斉送信のためBCCでお送りしております)

BCC一斉送信の方法

TO の欄には、自分のメールアドレスを入れる

迷惑メールに悩まされた経験があると思います。しかし、迷惑メールがまったく自分の目には触れずにそのまま迷惑メールフォルダに直行してしまうものがあるのはご存じでしょうか。

迷惑メールのほとんどは、宛先を空白にしてBCCで大量に送りつけてきます。このため、迷惑メール対策として、宛先が空欄だとシステム上弾かれる設定にしているものがあります。この場合、BCCで送ったメールは相手の目に触れずに埋もれてしまいます。

迷惑メールフォルダに入っているため、届いていないわけではありません。届いていないという「Undelivered Mail Returned to Sender」も届かず、こちらからは届いているようにみえるのが、少々厄介です。

また、TOが空の場合、メールソフトによっては「Undisclosed-Recipient:; 」という分かりづらい表示名が宛先欄に表示されてしまうこともあります。

このような事態をさけるために、TO の欄には、自分のメールアドレスを入れるようにしましょう。

BCCの欄に入れるメンバーが固定化している場合はグループ設定をする

メールソフトにもよりますが、送信先メンバーが固定化している場合、グループ設定をしておくと便利です。送信先を漏らさないことにもつながります。

CCとBCCを間違えない

あたりまえのことですが、とても大切なことです。BCCとCCの欄の入れ間違いがないか、送信前には必ず確認しましょう。

送信エラーが出た場合

送信先アドレスの間違い

登録アドレスに入力ミスがある場合や、相手がメールアドレスを変更している場合などがあります。

「Undelivered Mail Returned to Sender」の内容に、”unknown”と記載されていれば、まずは入力ミスがないかどうかメールアドレスを確認しましょう。間違いがない場合は、相手側に確認してみましょう。

BCC宛先が多すぎた

メールソフトによる発信数の制限はありませんが、プロバイダによる制限はあります。ほとんどのプロバイダは、1通の宛先100件という発信数制限を設けているようです。また、単位時間あたりの制限もあります。

これを超えて送信すると、相手にメールが届かない事態が起こります。まずは、契約しているプロバイダに設定数を確認のうえ、設定数以下になるように分けて送信しましょう。

相手側の設定により、自分のアドレスからのBCC送信が拒否される

自分のアドレスからBCC送信をした時に限って、相手先に拒否されてしまうことがあります。上記2点の内容を確認しても、何をやっても解決しない。こんなときは、相手側の設定に問題がある場合もあります。

なぜなら、迷惑メール対策として、BCCで一斉送信されたメールを弾き、以後そのメールアドレスからのBCCメールをシステム上拒否するという自動設定になってしまっているケースがあるからです。

まずはTOで送り直し、問題なく送られるようであれば、相手に設定の確認を依頼してみましょう。

相手側のメールサーバーがいっぱいで、受信できないようになっている

相手側がメールを受信せずにサーバーに溜まっている場合、このようなケースがみられます。これも、相手に確認してメールを受信できるよう依頼してみましょう。

BCC一斉送信を使いこなそう

TOとCC、CCとBCC、使い分けるには、「送信する内容」「受信する相手」を思い浮かべてみましょう。

メールは1クリックで相手に要件を伝えることができる便利なものですが、反面間違えると取り返しがつきません。送信前には慎重に確認し、BCC一斉送信という便利な機能を使いこなしていってください。

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