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リマインドメール文例集|ビジネスメールの書き方・テンプレート

更新日:2020年05月22日

ビジネスシーンには欠かせない「リマインドメール」ですが、様式ごとに守るべき大切なマナーがあります。今回は「リマインドメール」について、活用術とあわせて今すぐ実践できるリマインドメール文例集やビジネスメールの書き方を詳しく紹介していきます。

ビジネスメールの基本マナー

ビジネスメールは社会人にとって最も重要な連絡手段の1つとされています。そのためビジネスメールのスキルを向上させていくことは、自分自身を成長させるためにも必須のものと言えます。

一方で、ビジネスメールは予想以上に作成するのに時間がかかってしまったり、無意識にマナーを欠いた失礼な文面になることもあります。

リマインドメールを作成するための基本となる、ビジネスメールの基本マナーについて解説していきます。

ビジネスメールの基本マナー1:件名の書き方

ビジネスメールの基本マナーの1つ目として挙げられるのが、「件名の書き方」です。メール受信画面で最初に目に入ってくるのが件名です。そのため、件名だけで要件が分かるように記載する必要があります。

件名によっては迷惑メールと勘違いされ受信スルーされたり、重要度が低いメールと感じられることもあります。

件名の書き方例
【株式会社〇〇 宮崎 彩子】△△案件に伴う資料の送付について
〇月△日の面談のお礼

ビジネスメールの基本マナー2:宛名の書き方

ビジネスメールの基本マナーの2つ目として挙げられるのが、「宛名の書き方」です。

会社名や団体名を記載した後に部署名や役職名、最後に名前や敬称を記載するのが一般的です。宛名の間違いは相手方を不快にさせる要因になりますので注意が必要です。そのため、送信する前に十分確認しましょう。

宛名の書き方例
株式会社〇〇 営業部 第一営業課 課長
宮崎 彩子 様

ビジネスメールの基本マナー3:署名の書き方

ビジネスメールの基本マナーの3つ目として挙げられるのが、「署名の書き方」です。

署名には、名前やメールアドレス・電話番号や内線番号のほか、会社の住所を記載しておきます。会社のホームページアドレスを記載しているケースも多くなってきています。

署名の書き方
株式会社○○
営業部 第一営業課
宮崎 彩子
Mail:12345@〇〇.jp
Tell:00-0000-0000
住所:〒100-0000 東京都○○区××町△番

ビジネスメールの基本マナー4:言葉使い

ビジネスメールの基本マナーの4つ目として挙げられるのが、「言葉使い」です。ビジネスでは、契約先担当者に対してお礼や催促などのシーンでメールを使用することがあります。

TPOを意識して記載しないと、場合によっては失礼な印象を与えてしまい相手方の心証を悪くする可能性もあります。

特に、恋人や友人に送付するような言葉使いにならないよう注意が必要です。

  • アポ取り→アポイント確認
  • アンケート回答お礼メール→アンケート回答のお礼
  • SMS→ショートメール
  • メッセしました→メールさせていただきました
  • 全員への送付→一斉送信となり

「リマインド」とは/リマインドメールとは

「リマインド」は英語「remind」を語源とする言葉です。主に「思い出させる」「気づかせる」という意味で使われます。

リマインドメールとは、主にビジネスの際に使われる「予定などを再周知するメール」のことです。

リマインドメールは、仕事の用件ばかりではなく、各種イベントでも使われます。開催通知で告知や出欠確認がされたあと、開催日前に開催通知が再送されることがあります。これがリマインドメールです。

契約先にリマインドメールを送るときの基本マナー

契約先にリマインドメールを送るときの基本マナーである、「リマインドの意味を理解する」「再送メールを受信する相手の気持ちを考える」「件名に【重要】【要返信】【至急】は使わない」「相手を非難しない言葉を選択する」の4項目について解説していきます。

基本を遵守したリマインドメールを送ることで、スムーズかつ効率的な業務をしましょう。

リマインドメールを送るときの基本マナー 1:リマインドの意味を理解する

リマインドメールを送るときの基本マナーの1つ目として、「リマインドの意味を理解する」が挙げられます。

リマインドの意味は「思い出させる」「思い起こさせる」ですので、リマインドメールを送るときは「予定などを再通知する」ことを主目的としたメールを作成する必要があります。

最近では、パソコンやスマホに搭載されている「リマインダー機能」を併用した内容を作成する傾向にあります。

リマインドメールを送るときの基本マナー 2:再送メールを受信する相手の気持ちを考える

リマインドメールを送るときの基本マナーの2つ目として、「再送メールを受信する相手の気持ちを考える」が挙げられます。

少しでも早く回答が欲しい、資料を提出して欲しいといった気持ちを一旦落ち着けましょう。業務多忙や出張中、休暇中などメールの返信がない理由は複数あります。もしくは、送信エラーなどで送付自体ができていない可能性もあります。

一度、相手の立場に立って考えてみることが大切になります。

リマインドメールを送るときの基本マナー 3:件名に【重要】【要返信】【至急】は使わない

リマインドメールを送るときの基本マナーの3つ目として、「件名に【重要】【要返信】【至急】は使わない」が挙げられます。

このことはリマインドメールに限らず、すべてのメールに共通します。【重要】【要返信】【至急】の言葉を使用すると、「威圧的な態度」「高圧的な態度」であると勘違いされてしまう可能性があります。

相手を不快にさせてしまわないためにも注意が必要です。

リマインドメールを送るときの基本マナー 4:相手を非難しない言葉を選択する

初回公開日:2017年07月13日

記載されている内容は2017年07月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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