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リマインドメール文例集|ビジネスメールの書き方・テンプレート

初回公開日:2017年07月13日

更新日:2020年05月22日

記載されている内容は2017年07月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスシーンには欠かせない「リマインドメール」ですが、様式ごとに守るべき大切なマナーがあります。今回は「リマインドメール」について、活用術とあわせて今すぐ実践できるリマインドメール文例集やビジネスメールの書き方を詳しく紹介していきます。

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ビジネスメールの基本マナー

ビジネスメールは社会人にとって最も重要な連絡手段の1つとされています。そのためビジネスメールのスキルを向上させていくことは、自分自身を成長させるためにも必須のものと言えます。

一方で、ビジネスメールは予想以上に作成するのに時間がかかってしまったり、無意識にマナーを欠いた失礼な文面になることもあります。

リマインドメールを作成するための基本となる、ビジネスメールの基本マナーについて解説していきます。

ビジネスメールの基本マナー1:件名の書き方

ビジネスメールの基本マナーの1つ目として挙げられるのが、「件名の書き方」です。メール受信画面で最初に目に入ってくるのが件名です。そのため、件名だけで要件が分かるように記載する必要があります。

件名によっては迷惑メールと勘違いされ受信スルーされたり、重要度が低いメールと感じられることもあります。

件名の書き方例
【株式会社〇〇 宮崎 彩子】△△案件に伴う資料の送付について
〇月△日の面談のお礼

ビジネスメールの基本マナー2:宛名の書き方

ビジネスメールの基本マナーの2つ目として挙げられるのが、「宛名の書き方」です。

会社名や団体名を記載した後に部署名や役職名、最後に名前や敬称を記載するのが一般的です。宛名の間違いは相手方を不快にさせる要因になりますので注意が必要です。そのため、送信する前に十分確認しましょう。

宛名の書き方例
株式会社〇〇 営業部 第一営業課 課長
宮崎 彩子 様

ビジネスメールの基本マナー3:署名の書き方

ビジネスメールの基本マナーの3つ目として挙げられるのが、「署名の書き方」です。

署名には、名前やメールアドレス・電話番号や内線番号のほか、会社の住所を記載しておきます。会社のホームページアドレスを記載しているケースも多くなってきています。

署名の書き方
株式会社○○
営業部 第一営業課
宮崎 彩子
Mail:12345@〇〇.jp
Tell:00-0000-0000
住所:〒100-0000 東京都○○区××町△番

ビジネスメールの基本マナー4:言葉使い

ビジネスメールの基本マナーの4つ目として挙げられるのが、「言葉使い」です。ビジネスでは、契約先担当者に対してお礼や催促などのシーンでメールを使用することがあります。

TPOを意識して記載しないと、場合によっては失礼な印象を与えてしまい相手方の心証を悪くする可能性もあります。

特に、恋人や友人に送付するような言葉使いにならないよう注意が必要です。

  • アポ取り→アポイント確認
  • アンケート回答お礼メール→アンケート回答のお礼
  • SMS→ショートメール
  • メッセしました→メールさせていただきました
  • 全員への送付→一斉送信となり

「リマインド」とは/リマインドメールとは

「リマインド」は英語「remind」を語源とする言葉です。主に「思い出させる」「気づかせる」という意味で使われます。

リマインドメールとは、主にビジネスの際に使われる「予定などを再周知するメール」のことです。

リマインドメールは、仕事の用件ばかりではなく、各種イベントでも使われます。開催通知で告知や出欠確認がされたあと、開催日前に開催通知が再送されることがあります。これがリマインドメールです。

契約先にリマインドメールを送るときの基本マナー

契約先にリマインドメールを送るときの基本マナーである、「リマインドの意味を理解する」「再送メールを受信する相手の気持ちを考える」「件名に【重要】【要返信】【至急】は使わない」「相手を非難しない言葉を選択する」の4項目について解説していきます。

基本を遵守したリマインドメールを送ることで、スムーズかつ効率的な業務をしましょう。

リマインドメールを送るときの基本マナー 1:リマインドの意味を理解する

リマインドメールを送るときの基本マナーの1つ目として、「リマインドの意味を理解する」が挙げられます。

リマインドの意味は「思い出させる」「思い起こさせる」ですので、リマインドメールを送るときは「予定などを再通知する」ことを主目的としたメールを作成する必要があります。

最近では、パソコンやスマホに搭載されている「リマインダー機能」を併用した内容を作成する傾向にあります。

リマインドメールを送るときの基本マナー 2:再送メールを受信する相手の気持ちを考える

リマインドメールを送るときの基本マナーの2つ目として、「再送メールを受信する相手の気持ちを考える」が挙げられます。

少しでも早く回答が欲しい、資料を提出して欲しいといった気持ちを一旦落ち着けましょう。業務多忙や出張中、休暇中などメールの返信がない理由は複数あります。もしくは、送信エラーなどで送付自体ができていない可能性もあります。

一度、相手の立場に立って考えてみることが大切になります。

リマインドメールを送るときの基本マナー 3:件名に【重要】【要返信】【至急】は使わない

リマインドメールを送るときの基本マナーの3つ目として、「件名に【重要】【要返信】【至急】は使わない」が挙げられます。

このことはリマインドメールに限らず、すべてのメールに共通します。【重要】【要返信】【至急】の言葉を使用すると、「威圧的な態度」「高圧的な態度」であると勘違いされてしまう可能性があります。

相手を不快にさせてしまわないためにも注意が必要です。

リマインドメールを送るときの基本マナー 4:相手を非難しない言葉を選択する

リマインドメールを送るときの基本マナーの4つ目として、「相手を非難しない言葉を選択する」が挙げられます。

「ご多用の中、大変申し訳ありません。先日お話しさせていただきました資料提出の件でご連絡しました。提出予定日がわかれば、ご回答のほどよろしくお願いします

など、相手方を立てるような丁寧な文章を作成されてみてはいかがでしょうか。

リマインドメールを作成するときの心構え

社会人として業務をしていると、リマインドメールを送る機会が多いです。仕事は人と人とのつながりが重要で、コミュニケーションの中で成果が発生してきます。

リマインドメールを作成するときには、「受け取る相手にわかりやすい文面、文脈にする」・「不快な印象を与えないマナーや作法を心がける」・「うざい・ムカつくメールと思われない頻度」にすることが必要になってきます。

「リマインドメール」を不快に思う人

リマインドメールを送付する際に意識しなければならないことが、「リマインドメールを不快に思う人もいる」ということです。

言葉使いや、相手への細かな配慮を怠ってはリマインドメールを不快に思う人が発生する可能性が強くなります。

ビジネスメールはコミュニケーションです。送信者の都合を優先するあまり、相手の都合を聞くメールを無視することがないように注意が必要です。

リマインドメール作成のポイント

リマインドメール作成のポイントは、六何の法則「5W1H」を活用するのがポイントです。金額などが入る際は「How much」を含む「5W2H」にします。

挨拶から書き始め、「何をリマインドするのか」・「場所はどこか」・「返信期限や開催日」・「アテンドは誰か」・「イベントの目的や主旨」・「回答方法」の順で記載します。

最後に、締めの文章を挿入し、署名をいれれば簡単にリマインドメールが作成できます。

  • What:何をリマインドするのか
  • Where:開催場所はどこか
  • When:返信期限・イベント開催予定日
  • Who:アテンドするのは誰か
  • Why:イベントの目的や主旨は何か
  • How:どのようなリアクションを求めるか
  • How much:会費などの金額はいくらか

リマインドメールの件名のコツと例文

リマインドメールの件名に【リマインド】と記載してしまうと、催促の要因が強いため不快に感じてしまう相手方もいるのではないでしょうか。

そのため、件名には【リマインド】という言葉は使用しないように配慮が必要です。

リマインドメールの件名記載例
件名:【回答期限間近】社内影響力に関するお知らせ
英語での英文メールの件名記載例
件名:Invoice submission(請求書提出の督促請求案内メール)

リマインドメールの宛名の書き方

リマインドメールを送信する際は宛名の書き方にも注意が必要です。社内へリマインドメールする場合の宛名と、社外へリマインドメールする場合の宛名が違うためです。

社内でのリマインドメールメールでの宛名は、「所属課・役職・氏名・様又はさん」が一般的です。宛名が個人ではなく所属全体の場合は「各位」という言葉を使用します。

社外にリマインドメールを送る際の宛名は、「会社名・担当部署名・役職・氏名・様」になります。

リマインドメールの宛名の書き方:社内へのリマインドメール

社内でのリマインドメールメールでの宛名は、「所属課・役職・氏名・様又はさん」が一般的です。宛名が個人ではなく所属全体の場合は「各位」という言葉を使用します。

社内(個人あて)のリマインドメール宛名記載例
・第一営業課 宮崎さん
・第一営業課 宮崎課長
・第一営業課 課長 宮崎様
社内(所属全体あて)のリマインドメール宛名記載例
・営業部各位
・営業部第一営業課各位
・担当者各位

リマインドメールの宛名の書き方:社外へのリマインドメール

社外にリマインドメールを送る際の宛名は、「会社名。担当部署名・役職・氏名・様」になります。

宛名の間違いは相手方を不快にさせる要因になりますので注意が必要です。そのため、送信する前に十分確認しましょう。

社外のリマインドメール宛名記載例
株式会社〇〇 営業部 第一営業課 課長
宮崎 彩子 様

株式会社〇〇 営業部 部長
青島 満吾 様

リマインドメールの本文の文章

リマインドメールの本文の文章については、リマインドメールを社内に送信するか、社外に送信するかで文面や言葉使いが変わってきます。

今回は、社内向けリマインドメールの本文例をご紹介します。

お疲れ様です。
営業部の宮崎です。

先日ご案内しました下記飲み会の出欠確認のため、念の為ご連絡しております。

日時:××/××(×)19時~
会場:●●●●
参加費:2,000円

恐れ入りますが、明日(×/×)までに宮崎まで出欠をお知らせください。
お手間を取らせることになりますが、何卒よろしくお願い致します。

リマインドメールの締めの文章

リマインドメールの締めの文章として、「何卒よろしくお願いします」などの挨拶文章を使用します。

締めの文章など、リマインドメールでの細かい配慮が信頼を勝ち取るために必要になってきます。

・表題の件について回答をお願いいたします。
・ご多用の中、お手数をおかけしますが何卒よろしくお願いします。
・急なご連絡となり、大変申し訳ございませんがよろしくお願いします。

リマインドメールの本文の書き方

リマインドメールの本文の書き方は、どのような点を注意していけばいいのでしょうか。

リマインドメールの本文の書き方のポイントとして、「日程調整のリマインドメール」・「出欠確認のリマインドメール」・「社内イベント案内のリマインドメール」・「社内イベント会費徴収のリマインドメール」の4つについて解説していきます。

リマインドメールの本文の書き方1:日程調整のリマインドメール

リマインドメールの本文の書き方の1つ目として「日程調整のリマインドメール」についてご紹介します。

日程調整のリマインドメールの件名は変更せずに、返信・転送機能を使用します。リマインドメールの内容によっては、本文の冒頭に「重ねてのご連絡申し訳ありません」などを使用します。

直接的な表現を避け、「さて先般送付しておりました〇〇日程の件ですが、その後いかがでしょうか。」などやわらかい言い回しにしましょう。

リマインドメールの本文の書き方2:出欠確認のリマインドメール

リマインドメールの本文の書き方の2つ目として「出欠確認のリマインドメール」についてご紹介します。

出欠確認のリマインドメールをする際は、「相手がメールに気づいてない」「都合が悪いので回答を保留している」という前提で対応・催促をすることです。

メールを見落としてしまうことはよくあることです。また、自己都合を優先したいという考え方も理解できます。

優しい気持ちをもって、催促をするよう心がけましょう。

リマインドメールの本文の書き方3:社内イベント案内のリマインドメール

リマインドメールの本文の書き方の3つ目として「社内イベント案内のリマインドメール」についてご紹介します。

社内イベント案内のリマインドメールの本文を書くポイントは、「タイミングによって件名・内容を変える」です。

「イベント開催日間近に参加者宛に送るリマインドメール」は開催日が間近に迫ったことを、一方でイベント前日などに送るリマインドメールはイベント開催がスムーズに開催されることが目的の文章にします。

リマインドメールの本文の書き方4:社内イベント会費徴収のリマインドメール

リマインドメールの本文の書き方の4つ目として「社内イベント会費徴収のリマインドメール」についてご紹介します。

会費徴収のリマインドメールの目的は、「会費を事前に徴収する」・「会費を当日徴収する」ことにより集金作業をスムーズにすすめることができます。

また、キャンセル料が発生するタイミングや、キャンセル料の金額なども記載しておくとトラブル防止にもなります。

リマインドメールを送付する相手が社外のときの例文

リマインドメールを送付する相手が社外のときには、どのようなリマインドメールを作成すればいいのでしょうか。

社外の人にリマインドメールを送付するシチュエーショとして、「重要な会議の場合」・「セミナー開催の参加確認の場合」・「資料提出の進捗を確認依頼する場合」の3点についてリマインドメールの例文をご紹介します。

リマインドメールを送付する相手が社外の人のときの例文1:重要な会議の場合

リマインドメールを送付する相手が社外の人のときの例文の1つ目として、「重要な会議の場合」があります。

いつもたいへんお世話になっております。株式会社〇〇の宮崎です。
商品開発の会議日程が間近にましたので、取り急ぎ確認までにご連絡いたしました。

日時:〇月〇日(曜日) 〇時~ 
場所:貴社
目的:共同開発の新商品の購入層や販売価格などをまとめましたので、そのご報告となります。

ご多用とは存じますが、よろしくお願いいたします。

リマインドメールを送付する相手が社外の人のときの例文2:セミナー開催の参加確認の場合

リマインドメールを送付する相手が社外の人のときの例文の2つ目として、「セミナー開催の参加確認の場合」があります。

いつもたいへんお世話になっております。株式会社〇〇の宮崎です。
弊社主催の「〇〇セミナー」にお申込みいただき、誠にありがとうございます。
セミナーの開催日が近づいてまいりましたので、念のため確認させてください。

※セミナー情報
※当日のお持ちいただくもの

その他、ご質問等ございましたら、お気軽に事務局までご連絡下さいませ。

リマインドメールを送付する相手が社外の人のときの例文3:資料提出の進捗を確認依頼する場合

リマインドメールを送付する相手が社外の人のときの例文の3つ目として、「資料提出の進捗を確認依頼する場合」があります。

いつもたいへんお世話になっております。株式会社〇〇の宮崎です。

先日ご依頼していました、商品開発資料のご提出について期限が迫っておりますので、ご連絡いたします。

提出期限:〇月〇日(曜日) 〇時まで

メールで結構ですのでよろしくお願いいたします。
ご多用の中で申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

社内イベントのときのリマインドメール例文

社内イベントのときには、どのようなリマインドメールを送信すればよいのでしょうか。

よくある社内イベントの「忘年会」・「新年会」「新入社員歓迎会」・「社内運動会」・「社員旅行」の5つの社内イベントのときのリマインドメール例文をご紹介します。

基本的には六何の法則「5W1H」を活用すると見やすく、わかりやすいリマインドメールが作成できます。

社内イベントのときのリマインドメール例文1:忘年会の場合

社内イベントのときのリマインドメール例文の1つ目として、「忘年会の場合」の例文をご紹介します。

本文:お疲れ様です。忘年会実行委員会の営業部宮崎です。令和〇年度忘年会の予定日が迫って参りました。改めて忘年会当日の予定を送信いたしますので、参加の可否についてご確認ください。

日時:
場所:
参加費:

欠席連絡は営業部宮崎までご連絡ください。当日はよろしくお願いいたします。

社内イベントのときのリマインドメール例文2:新年会お知らせメールの場合

社内イベントのときのリマインドメール例文の2つ目として、「新年会お知らせメールの場合」の例文をご紹介します。

本文:お疲れ様です。総務部美郷です。令和〇年度新年会の予定日が迫って参りました。改めて新年会当日の予定を送信いたしますので、参加の有無についてご確認ください。

日時:
場所:
参加費:

当日のキャンセルについては、キャンセル料が発生しますので再度予定の確認をお願いします。出欠連絡の変更がある際は本メールで総務部美郷までご連絡ください。

社内イベントのときのリマインドメール例文3:新入社員歓迎会の場合

社内イベントのときのリマインドメール例文の3つ目として、「新入社員歓迎会の場合」の例文をご紹介します。

本文:お疲れ様です。総務部美郷です。令和〇年新入社員歓迎会の予定日が迫って参りました。本年度入社した〇名を全社をあげて歓迎しましょう!

日時:
場所:
参加費:

出欠回答の変更がある際は、最速メールまたは内線で総務部美郷までご連絡ください。当日はよろしくお願いいたします。

社内イベントのときのリマインドメール例文4:社内運動会の場合

社内イベントのときのリマインドメールの例文4つ目として「社内運動会の場合」の例文をご紹介します。

本文:お疲れ様です。総務部美郷です。恒例となりました秋の社内運動会の予定日が迫って参りました。

日時:
場所:
※雨天の場合は中止となります。

ご家族の参加も受け付けていますので、参加可否について総務部美郷までご連絡ください。当日はよろしくお願いいたします。

社内イベントのときのリマインドメール例文5:社員旅行の場合

社内イベントのときのリマインドメールの例文5つ目として「社員旅行の場合」の例文をご紹介します。

本文:お疲れ様です。総務部美郷です。みなさんが楽しみにされている社員旅行の予定日が迫って参りました。メールでのご連絡となり申し訳ありません。

日時:
場所:
参加費:

当日の遅刻は厳禁です。他社員に迷惑がかからないような言動・行動をお願いします。また不参加の際は総務部美郷までご連絡ください。当日はよろしくお願いいたします。

リマインドメールの注意点・NG例

リマインドメールの注意点・NG例として挙げられるのが、「件名にリマインドを明記するのはNG」「相手に対する不信感から文面が乱雑になるのはNG」「相手の人格や所属会社を否定するのはNG」の3つです。

上記の3点については、相手が下請け会社の場合や、学生時代の後輩であるなど自社の方が立場が優位な場合に発生しがちです。

怒りに任せてビジネスチャンスを失わないように注意が必要です。

  • 件名にリマインドを明記するのはNG
  • 相手に対する不信感から文面が乱雑になるのはNG
  • 相手の人格や所属会社を否定するのはNG

リマインドメールへの返信の文例

リマインドメールを受信したあとは、相手方に返信が必要なケースも発生します。ここでは、リマインドメールに対して、どのような文面で相手に返信すればいいのかについて返信例をご紹介します。

リマインドメールは返信の催促・返事の催促を促す内容となってしまいますので返信いらないような場合は、「ご返信は不要です」「返信不要」などを記載して送付しましょう。

リマインドメールへの返信の文例1:契約先からのリマインドメールへの返信

リマインドメールへの返信の文例の1つ目として、「契約先からのメールへの返信」について返信例をご紹介します。

株式会社○○
営業部 第一営業課 課長
宮崎 彩子様 

いつも大変お世話になっております。
GG株式会社、営業部の串間でございます。

この度は、ご多用の中でご連絡を頂き誠にありがとうございます。
ご連絡いただきました資料につきましては、お約束通り〇月☓日にはご提出させていただきますがご都合いかがでしょうか。

ご返事お待ちしています。引き続きよろしくお願いいたします。

リマインドメールへの返信の文例2:社内担当者からのリマインドメールへの返信

リマインドメールへの返信の文例の2つ目として、「社内担当者からのメールへの返信」について返信例をご紹介します。

お疲れ様です。営業部の宮崎です。
ご連絡いただきました取締役会に提出する、第一営業課の売上概要の資料の件です。
先ほど、共有フォルダー内に作成した資料を保存しましたので大丈夫です。
回答済としていたため日向さんが教えてくれたおかげで、納期に間に合いました。
対応ありがとうございます。

リマインドメールへの返信の文例3:面接担当者からのリマインドメールへの返信

リマインドメールへの返信の文例の3つ目として、「面接担当者からのメールへの返信」について返信例をご紹介します。

株式会社○○
人事部人事課
採用担当 ○○○様

お世話になっております。

このたびは面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

本日、日程をたしかに確認させていただきました。
ご多忙の中でお時間を頂きますが、どうぞよろしくお願いいたします。

リマインドメールを送った後

リマインドメールは、もとのメールの再送の形を取るので、文章を作る時間は少なくてすみます。リマインドメールの「送信」ボタンを押す前に、自分が受け取った相手の気持ちになって、もう一度読み返してみましょう。

この一手間で、相手を不快にしてしまうようなリマインドメールを送ってしまう過ちを避けることができます。

リマインドメールを送った後も相手方と良好な関係を築き、ビジネスを成功させましょう。

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