リマインドメール文例集｜ビジネスメールの書き方・テンプレート

更新日：2024年06月26日

ビジネスシーンには欠かせない「リマインドメール」ですが、様式ごとに守るべき大切なマナーがあります。今回は「リマインドメール」について、活用術とあわせて今すぐ実践できるリマインドメール文例集やビジネスメールの書き方を詳しく紹介していきます。

リマインドメールを送るときの基本マナー 2：再送メールを受信する相手の気持ちを考える

リマインドメールを送るときの基本マナーの2つ目として、「再送メールを受信する相手の気持ちを考える」が挙げられます。

少しでも早く回答が欲しい、資料を提出して欲しいといった気持ちを一旦落ち着けましょう。業務多忙や出張中、休暇中などメールの返信がない理由は複数あります。もしくは、送信エラーなどで送付自体ができていない可能性もあります。

一度、相手の立場に立って考えてみることが大切になります。

リマインドメールを送るときの基本マナー 3：件名に【重要】【要返信】【至急】は使わない

リマインドメールを送るときの基本マナーの3つ目として、「件名に【重要】【要返信】【至急】は使わない」が挙げられます。

このことはリマインドメールに限らず、すべてのメールに共通します。【重要】【要返信】【至急】の言葉を使用すると、「威圧的な態度」「高圧的な態度」であると勘違いされてしまう可能性があります。

相手を不快にさせてしまわないためにも注意が必要です。

リマインドメールを送るときの基本マナー 4：相手を非難しない言葉を選択する

リマインドメールを送るときの基本マナーの4つ目として、「相手を非難しない言葉を選択する」が挙げられます。

「ご多用の中、大変申し訳ありません。先日お話しさせていただきました資料提出の件でご連絡しました。提出予定日がわかれば、ご回答のほどよろしくお願いします

など、相手方を立てるような丁寧な文章を作成されてみてはいかがでしょうか。

リマインドメールを作成するときの心構え

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社会人として業務をしていると、リマインドメールを送る機会が多いです。仕事は人と人とのつながりが重要で、コミュニケーションの中で成果が発生してきます。

リマインドメールを作成するときには、「受け取る相手にわかりやすい文面、文脈にする」・「不快な印象を与えないマナーや作法を心がける」・「うざい・ムカつくメールと思われない頻度」にすることが必要になってきます。

「リマインドメール」を不快に思う人

リマインドメールを送付する際に意識しなければならないことが、「リマインドメールを不快に思う人もいる」ということです。

言葉使いや、相手への細かな配慮を怠ってはリマインドメールを不快に思う人が発生する可能性が強くなります。

ビジネスメールはコミュニケーションです。送信者の都合を優先するあまり、相手の都合を聞くメールを無視することがないように注意が必要です。

リマインドメール作成のポイント

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リマインドメール作成のポイントは、六何の法則「5W1H」を活用するのがポイントです。金額などが入る際は「How much」を含む「5W2H」にします。

挨拶から書き始め、「何をリマインドするのか」・「場所はどこか」・「返信期限や開催日」・「アテンドは誰か」・「イベントの目的や主旨」・「回答方法」の順で記載します。

最後に、締めの文章を挿入し、署名をいれれば簡単にリマインドメールが作成できます。