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病院見学したい場合のメールの書き方・例文・申込方法

初回公開日:2017年07月20日

更新日:2017年09月11日

記載されている内容は2017年07月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

病院見学と言えば、医師や看護師など、医療関係に勤める方が必ず通る道です。近年は、病院見学のアポを取る際にも、メールが使われることも多くなってきています。今回は、「病院見学をしたい!」と思った際に、病院に対して失礼のないメールの書き方を解説していきます。

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失礼のない病院へのメールの書き方とは?

医師や看護師、または薬剤師、医療事務などの医療関係の仕事を志し、就職活動を行っている方、はたまた、それらの職業へ転職を希望している方にとって、病院見学は必須です。病院見学は、病院の方針や、働く環境、働いているスタッフや病院全体の雰囲気を知ることが出来る、絶好のチャンスとなります。

一昔前は、電話や文書などで、アポを取ることが多かった病院見学ですが、近年ではメールでアポを取ることが一般化しています。もちろん、メールと言っても、友人や家族に送るような、フランクな文章で送る訳にはいきません。そこで今回は、病院に対して失礼のない、病院見学のアポを取るメールの書き方を解説していきます。これから病院見学を行う予定のある方は、ぜひ参考にしてください。

失礼のないメールのポイントは?

まず、失礼の無いメールにするためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。このポイントさえ押さえておけば、病院に対して失礼になることは無いので、必ず目を通してください。


必ず件名を入れること

友人同士のメールのやりとりであれば、件名無題でやりとりをすることもあるでしょう。しかし、ビジネスの場合においては、件名が無いメールは失礼にあたります。メールを見た病院の方は、パッと見て何の要件のメールなのか、理解することが出来ません。

また、件名無題の場合は、膨大なメールの中に埋もれてしまう可能性もあります。病院見学申し込みのメールを送る際は、必ず病院見学をしたいという趣旨の簡潔な件名を書いて送信してください。

宛名を記載すること

病院宛にメールを送った場合は、大抵の場合は、病院の事務の方がそのメールを見ることになります。大きな病院ですと、病院見学は誰の担当なのかを事務の方が把握していない場合も考えられます。そのため、メールを送る際は必ず宛名に、病院見学を担当されている方の名前や、その部署を記載しましょう。もし担当者や部署が不明の場合は『○○病院 病院見学ご担当者様』という宛名でも問題ありません。

名を名乗ること

本文に入ったらまずは、自分がどこの誰なのか、名を名乗りましょう。自分のメールボックスに、見ず知らずの人からメールが来たら、どのような人であれ不信感を抱きます。そのため、必ず本題に入る前に、自分の身分を明らかにしてください。大学や専学校に在学している場合は、必ず学校名や学部も記載しましょう。

病院見学をしたい旨を簡潔に伝えること

自分の身分を明らかにした後は、病院見学をしたいという旨を明確に伝えてください。また、見学をしたい診療科などの希望がある場合には、あらかじめメールで伝えておきましょう。加えて、病院見学をしたい理由や、その病院に関して関心があるということをアピールするとより好印象です。

病院に対しての気遣いの一言を添えること

メールを送る際には、自分の要件だけを淡々と伝えるのは、大変失礼にあたります。そのため、自分の要件を伝えたら、必ず病院に対して気遣いの一言を添えましょう。「貴院のご都合はいかがでしょうか。」や、「お忙しいところ大変恐縮ですが」というような言葉ひとつで、病院に対して好印象を与えることが出来ます。

自分の連絡先を記載すること

最後に、自分の連絡先を記載してください。こちらがメールで問い合わせたからと言って、必ずしも、病院からメールで返信が来るかどうかは分からないからです。住所、氏名、電話番号、FAX番号、メールアドレス、学校名、などを記載してください。

病院宛のメールの例文はこう書く!

件名 病院見学についてのお問い合わせ
医療法人○○会 ○○病院
○○課課長 ○○様

突然のメールでのお問い合わせをお許しください。
私、○○大学○○学部4年の○○○○と申します。

貴院のホームページを拝見し、貴院の○○という方針に共感し、ぜひ病院見学をお願いしたく、本日ご連絡致しました。
大学では、特に○○についての勉強をしており、○○科の見学を希望しております。

貴院のご都合はいかがでしょうか。
お忙しいとは存じますが、ご検討頂けますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

○○大学○○学部 (氏名)○○○○
〒000-0000 東京都○○区○○ ○丁目○番地○
090-0000-0000
********@***.**.jp


病院見学の申し込み方法はメール以外にもある?

メールでの申し込みは、電話と違い、こちらの都合の良い時間に送ることができ、緊張することもないので、便利ですが、大きい病院の場合は、何100通という膨大なメールに埋もれてしまうという可能性も捨てきれません。そのため、やはりメールでの申し込みに不安を感じるという場合は、他の方法で病院見学の申し込みをしましょう。

電話で申し込む

王道なのは、電話で申し込むことです。病院見学の担当者に繋がれば、確実にこちらから連絡をしたという安心感があります。メールのように、返信を待つわずらわしさもありません。電話で申し込みをする際は、要件をメモにまとめ、病院の担当者に要件を簡潔に伝えましょう。

WEBから申し込む

最近では、病院のホームページの中の求人ページに、病院見学の申し込みフォームが設けられていることも少なくありません。病院見学用の申し込みフォームには、学校名や名前、見学希望の診療科や、見学をしたい理由など、あらかじめ項目が設置されていることがほとんどなので、病院が知りたい情報をこちらが入力するという簡単な方法になります。

メールを送信する前に、病院のホームページに病院見学用の申し込みフォームが無いか、確認してみましょう。

2回目以降の病院見学の申し込みメールは文面に注意!

同じ病院に、病院見学の申し込みをするのが2回目、またはそれ以上という方は、メールの文面に、①見学が2回目(または3回目)であること、②なぜ2回目以降の見学の必要があるのか、その理由を必ず記載しましょう。

何度も病院見学に行く行為自体は、病院に対して非常に興味を示しているという印象はあります。しかし病院側にとっては、何度も病院見学のセッティングをするのは、かなりの労力になります。そのため、必ずなぜ2回目、または3回目の病院見学をする必要があるのか、その理由をメールに記載しましょう。

病院からの返信が無い場合はどうしたら良い?

病院にメールを送信したけど、なかなか返信が無い場合には、まず返信が無い理由を考えましょう。1番してはいけないことは、早まって病院に連絡してしまうことです。病院から返信が無い理由として、考えられる理由について、いくつか解説します。

担当者が忙しいから

1番に考えられる理由として、担当者が多忙のため、返信が遅れているという可能性があります。病院見学の担当者も、他の業務を行いながら、病院見学のセッティングをしています。そのため、別の業務で何らかのトラブルがあったり、本来の業務が忙しかったりして、メールの返信が遅れている場合もあります。

病院見学の日程が決まっていて、2週間~10日前になっても返信が無い場合は、折り返しメールを送信しましょう。病院見学の日程が決まっておらず、1週間程度返信が無いという場合は、ひとまず返信を待ちましょう。

メールが相手に届いていないから

1番最悪の事態は、メールが相手に届いていないという事態です。メールは便利な分、相手に確実に届いたかどうか確認する術が無いというのが難点です。病院側にメールが届いていない場合、電話で確認を取ったり、メールで返信の催促をしてしまうと、病院側に対して、悪い印象を与えてしまう可能性があります。

そのため、「メールが届いていないかも?」と思ったら、メールを再送する形にしましょう。その際には必ず、「メールが届いていない可能性があるため、再度送信させていただきました。」などと記載すると、病院側に対して悪い印象を与えることはありません。

病院見学は最初の一歩!

今回は、病院見学の際のメールの作成方法を中心に解説いたしました。

医療機関への就職を考えている方にとって、病院見学は最初の一歩になります。病院見学の申し込みの手段のひとつであるメールですが、そのメール1つで、病院に対して良い印象を与えることもできます。反対に、悪い印象を与える原因となってしまう恐れもあります。

これから就職活動を行おうとしている方や、転職活動のために病院見学を希望している方は、ぜひ今回の記事を参考にして、就職・転職活動を、有利に進めてください。

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