【社内/社外】日程調整メールの書き方と例文｜件名/候補日提案

候補日を提案する際、複数の日にちを設けることにプラスして、その打ち合わせや会議等が何時に終了する予定かということを伝えることも大切です。相手方にも日によって、様々な予定や都合があるので、終了予定時刻を伝えることによって、よりお互いが納得できる候補日を選択することができ、スムーズに日程調整を行えます。

文章の中で疑問形を活用する

例えば「ご都合のいい日にちを教えてください」と「ご都合はいつがよろしいでしょうか？」では、後者のほうが物腰が柔らかく聞こえます。このように、疑問形で相手に投げかけるような文章も活用することで、より相手に気持ちが伝わりやすく、相手の気分を害することなく日程調整が行えます。

件名

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メールを送る際は、必ず件名の内容も確認しましょう。件名には簡潔に、日程調整のためのメールであるということを書きましょう。相手にメールが届いた時に、どんな内容のメールかがすぐ確認できるようにすることが必要です。一番ダメな件名は「Re：○○」のように、他の内容のメールに追記させたようなものです。

とても失礼なメールとなってしまうので、必ず何かしらの都合でビジネスメールを送る際は、新規作成でするか、新規作成でなくとも必ず送信する前に件名の内容を今一度確認するようにしましょう。

ビジネスメールでの敬語の使い方

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敬語は、いくつになってもなかなかマスターすることは難しいです。しかし、社会に出た以上、最低限の敬語は使えるようになっておきたいものです。また、ビジネスメールでは特に言葉の使い方が重要視されます。よく使う言い回しを覚えて、丁寧なビジネスメールが作成できるようにしましょう。

よく使う言い回し

・○○の件、どうですか？⇒○○の件、いかがでしょうか。
・○○してください。⇒お手数おかけ致しますが、○○していただきたく存じます。
・確認してください。⇒ご確認の程、よろしくお願いいたします。
・見ました。⇒拝見いたしました。
・とりあえずメールしました。⇒メールにて恐縮ですが、取り急ぎご挨拶まで

「いかがでしょうか」や「いたします」という言葉はよく敬語で使われています。

よく間違えるポイント

ここでは、敬語でよく間違われるポイントについてご紹介します。

・丁寧すぎる
⇒例えば、「拝見させていただきました」や「説明させていただきます」など自分が相手に対してする、またはした行動について「させていただく」という言葉を使うのはNGです。「させていただく」とは、相手の許可が必要な行動についてのみ使われます。なので「拝見いたしました」や「説明致します」などなるべく「いたします」という言葉を使うようにしましょう。

・「了解いたしました」は実はOK
⇒最近は、ネットで「了解」という言葉を使うのは敬語としてダメだという記事が出回り、敬語の中で「了解」という言葉を使うことは少なくなりました。しかし、実際には「了解しました」「了解いたしました」などという敬語の使い方はOKです。ただ、相手に差し障りのないように「かしこまりました」という言葉を使うのが一番無難でしょう。

返信がない場合

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電話で催促を

返信がしばらく返って来ない場合は、電話で直接返信の催促をしましょう。もちろん催促といっても、丁寧な言葉遣いで相手の気分を害さないように伝えることが大事です。メールを再度送り、返信催促をするのはあまりお勧めできません。メールを常日頃からチェックしていない人もいるからです。

確実にスムーズに連絡を取り合うためにも、なかなか返信がないようであれば、電話で相手に「先日、お送りしたメールの件について確認していただけたでしょうか」などと問い合わせてみてください。

電話にも出ない場合

相手方にも予定や都合があるので、もしかすると電話も繋がらないという事態が発生する可能性もあります。そのときは、電話にて伝言を残すようにしましょう。ただ電話がかかってきていたという事実だけが残るよりも「○○な理由で電話をかけました」という電話の内容が明確な伝言が入っている方が、相手も重要性を感じてすぐに折り返し連絡をくれるでしょう。

様々な媒体を組み合わせて丁寧に伝える