目上の人へのメールの書き方｜注意点・内容や目的別の例文

目上の人へのメールの書き方の注意点

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仕事をしている中で避けて通れないのは、人との関係構築です。中でも目上の人には、色々な指導をしていただいたり、わからないことを質問したり、食事をご馳走してもらうこともあるでしょう。そのような仕事の内外でお世話になる方々へのメールに失礼があってはいけません。

ここでは、目上の人へのメールの送り方・注意点を紹介します。何気ないメールの一通が自分の将来を左右する可能性もありますし、ここで紹介するスキルは大事なビジネススキルとなることでしょう。

件名の書き方・注意点

毎日多くのメールに触れるビジネスパーソンにとって、メールの件名の見やすさは大変重要な事項です。特に目上の人に送る場合には、注意しなくてはいけません。大前提として、メールの件名は簡潔で分かりやすく、読んだだけで本文の内容がわかるようにしなくてはいけません。

まず、あまりにも件名が長すぎると、相手のメールブラウザによっては途切れてしまう可能性があります。また、それだけでなく件名が長くなってしまうと、何が書いているのかを瞬時に理解することができないという難点があります。

メールの件名の適度な長さは20文字以内とされています。20文字というのは、人が瞬時に理解できる文字量であり、多くのメールを流し読みしている際にも何が書いているのか理解することができるようこの文字数以内でまとめるようにしましょう。

メールの件名を分かりやすくするには「日時」「本文の内容」「自分の名前」で構成するといいでしょう。本文の内容は、本文を詳しく読まなくても理解できるように会議名など具体的な内容を含むことが重要です。

意外と悩む宛名の書き方

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目上の人に対する宛名として一般的なのは、
・「名前」＋「役職」
・「名前」＋「様」
です。

また、下記のような宛名も正しいです。
・「役職」＋「名前」＋「様」
・「名前」＋「役職」＋「殿」

この中で一番無難で失敗がない宛名は「役職」＋「名前」＋「様」と言えます。「様」とつけるときは必ず名前の後と覚えておくといいでしょう。

また、複数の上司など社内の目上の人に一斉にメールを送る際には、一人一人の名前・敬称は必要なく、一人一人への敬語となっている「各位」を使うようにしましょう。ただし、社外の方への一斉送信などには使うことができませんのでこの点は注意が必要です。

宛名の風習は、会社や業界によって違うので、必ずその風習に則って宛名を考えることが重要です。

「お久しぶり」は使っていい？

続いて、書き出しの文章についてです。書き出しは挨拶から入るのは常識ですが、挨拶といっても相手・状況によって色々な表現があります。今回は、久しく会っていない・連絡を取っていない目上の人への挨拶を取り上げます。

目上の人には、「お久しぶりです」といって良いのでしょうか。結論は、問題ありません。最初に「お」、最後に「です」が付きますので敬語として使用して問題ありません。他には、「ご無沙汰しています」という表現もあります。この言葉は、音沙汰がなくて詫びる表現ですので、こちらの方が目上の人へのメールではいい表現です。

どうやって締めればいいの？

件名や書き出しだけでなく、どのように締めるかでメールの良し悪しは決まってきます。締めの言葉は、本文の内容や質問内容によって変える必要があります。特に中身がお願いする内容であった場合には注意が必要です。

最も基本形となる締めの挨拶は「お願いいたします」や「お願い申しあげます」です。これらには「今後とも」や「ご検討のほど」など色々な言葉をつなぐことができるので便利です。

お願いする内容の時ですが、相手の時間をもらって対応をお願いするので「お手数ですが」や「お忙しいところ恐れ入りますが」に「お願いいたします」を繋げる形式がいいでしょう。

本文がどのような内容にせよ目上の人へのメールですので、失礼のないようにうまく締めるのは重要でしょう。

返信の時はどうする？

前提として、目上の人への返信は素早く行いましょう。返信を必要としない内容でも、必ず文頭に「メールを拝見しました」や「承知いたしました」などの報告を入れ既読報告の返信をすることが重要です。

また、返信する際送られてきた本文が引用文として残ることがありますが、実は全文引用はマナー違反です。必ず、必要箇所だけ引用として残して返信するようにしましょう。

初めてのメールの時はなにを送ればいい？

ビジネスメールにおいては、書き出しの印象がその後の送り主の評価に繋がってきます。特に、初めてメールを送る目上の人への文頭の挨拶は気を使って書くようにしましょう。

初めての人には「初めまして」と送るのが定石ではないかと考える人もいますが、ビジネスメールにおいてこの表現は、非常にカジュアルに捕らえられてしまいます。特に、今回は目上の人へのメールですので「初めまして」ではなく「初めてメールを送らせていただきます」や「突然のメール失礼いたします」などの表現を使うべきでしょう。

また、初めてメールを送る相手であるのに「お世話になっております」は違和感があると」感じてしまいがちです。しかし、自分は初めてメールを送る場合でも、会社同士での付き合い・取引がある場合などは、むしろそれまでの会社同士の取引を尊重している印象を相手に与えることができるのでいい表現です。

初めてメールを送る相手に好印象を与えるために、書き出しは非常に大切になりますので、相手の方や会社の付き合い・距離感を考慮した上で適切な文を書くことが必要です。

実際の目上の人へのメールで使える例文を知りたい

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お礼・感謝のメールの例文

一言にお礼のメールと言っても色々な場面のお礼があります。もちろん、それぞれの場面にあった文章を考えないといけないのですが、ここではどの場面でも必要な表現を紹介します。

目上の人に対するお礼のメールは、大抵自分のために時間を割いて何かをしていただいた時に送るものです。そこで、自分のために時間を割いていただいた感謝を伝えなければいけません。

【例文】
・先日は、お忙しい中ご対応いただきまして誠にありがとうございました。
・早速ご返信いただきましてありがとうございます。
・先ほどは、貴重なお時間を取っていただき、お礼を申し上げます。