目上の人へのメールの書き方｜注意点・内容や目的別の例文

挨拶のメールの例文

目上の人への挨拶のメールは自身のお知らせ、自己紹介やよろしくお願いしますという気持ちを表わしたり、季節の変わり目などに相手の健康を気づかう言葉などを述べるために送ります。その中で、特に大切となるのは結びの言葉です。

【例文】
・今後ともご指導賜りますようお願い申し上げます。
・今後とも引き続きご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

依頼のメールの例文

目上の人への依頼はいつでも難しいです。しかし、書き方・例文を覚えてしまえば簡単でもあるのが依頼のメールです。

【例文】
・ご多忙の折恐縮ですが、◯月◯日のミーティングへご参加賜りたく存じます。ミーティングの詳細は以下のとおりです。ご検討のほどよろしくお願いいたします。

・お忙しいところ恐縮ではございますが、〇〇していただけましたら幸いです。

・お手数ですが、上記をご査収の上、何か追加事項や修正事項がありましたらご連絡いただけますでしょうか。

質問のメールの例文

目上の人への質問は、箇条書きなどを使用し、簡潔に何を質問しているのかわかりやすく送ることが重要です。また、ビジネスメールにおいては疑問符や感嘆符は使わないことが一般的ですので、質問であっても文末に「？」をつけないのが無難です。

質問をするメールでは、明確な締めをしっかりとすることも重要です。中途半端な締めであると質問そのものが中途半端に受け取られてしまう可能性があります。

【例文】
・お忙しい中、失礼いたします。来週木曜日の会議の件ですが、なんじに御社に伺えばよろしいでしょうか。

・お手数ですが、ご回答のほどよろしくお願いいたします。

お詫びのメールの例文

上司などの目上の人への謝罪やお詫びは、当然のことながらメールだけで済ませるべきではありません。原則は、口頭で報告することが望ましいですが、止むを得ずメールで報告する場合もあるでしょう。この場合、文面では気持ちが伝わりづらいので、慎重にメールを作成しなくてはいけません。

目上の人への謝罪のメールでは、謝罪の文と再発防止策を載せるのが一般的です。

【例文】
・取り急ぎ報告申し上げます。 大変申し訳ありませんが、ミスを犯してしまったためご報告いたします。

・このミスにより、会社とチームに迷惑をおかけしてしまったことを大変申し訳なくおもっています。今後二度とこのようなミスがないよう努力いたします。

アポ取りの例文

目上の人へのアポイントを取る上で重要なのは言葉使いです。正しい敬語を使うことはもちろんですが、相手が目上の人であることも考慮し、一層丁寧な言葉づかいとともに自分側をへりくだることで相手への敬意を見せなければいけません。

また、ついついやってしまいがちですが、マナーとしてよくないのは「調整をお願いいたします」といった上から目線の文章です。アポイントをとるメールでは、柔らかく疑問形で終わることが重要となってきます。

【例文】
・恐れ入りますが、近日一度打ち合わせをさせていただきたく、お時間の調整をお願いできますでしょうか。

・お手数ではございますが、ご都合の良い時間帯をお知らせいただけますでしょうか。

目上の人へのメールは一段と丁寧に

無償のイラストレーション: 男性, シルエット, ネクタイ, ビジネスマン...

目上の人へのメールに失礼があると自分の評価を下げるだけでなく、会社としての評判を下げてしまう可能性もあります。メールの作成というのはそれほど大事なビジネススキルです。

目上の人へのメールを作成する時はすぐに送るのではなく、メールを一度見直して正しい敬語が使われているか、簡潔でわかりやすい文章か、また送る相手・内容は間違っていないかを確認することで、より印象の良いメールを送ることができるでしょう。