【ケース別】久しぶりの相手にメールを送る方法｜書き方/例文・返事の仕方
更新日：2024年09月06日
久しぶりに送るメールの書き方・ケース別
最近では、ビジネスの場面でも活躍しているメールは、欠かせない存在になりました。さまざまなシーンで使われています。しかし、メールは相手の顔を見ながら会話できないことから、感情が伝わりにくいのがマイナス点でもあります。
ですが、うまく活用することができたら、相手の時間を奪うことなく、会話ができコミュニケーションがとれます。マナーさえ知っていれば、最強のコミュニケーションツールとなるでしょう。
今回は、その中でも、久しぶりの相手に送るメールの書き方をシーン別にしてご紹介します。ご自分のメールが相手に対して、失礼じゃないかと不安に思った時は、一度目を通してみてください。
久しぶりに送るメールの注意点は？
「久しぶり」の期間
さて、ここで疑問が一つ浮かびます。簡単に冒頭から「久しぶり」という言葉を使わせていただいてますが、久しぶりとは、どのくらいの期間のことを指すのでしょう。人には価値観というものがありますから、「一概にこうだ」と決めつけてしまうのは、難しいです。
では一般的に「久しぶり」と言われているのは、どの期間が過ぎ去ってからなのか気になります。ビジネスシーンなどの一般的な事例では、最低で三か月の月日が経っていれば、もう「久しぶり」に入ります。失礼の許されない、ビジネスシーンなどでは、この期間を頭にいれておくとよいでしょう。
「久しぶり」だからこそ
まず、冒頭でもお話したように、メールでのコミュニケーションでは、相手の状況がわかりません。ですから、唐突に話を始めるよりも、まずは思い出してもらうことが大事。いきなり本題に入ったのでは、KY(空気よめない人)だと思われかねません。
ビジネスシーンではもちろんのこと、親しい友人を相手でも「親しき仲にも礼儀あり」ですから、メールの冒頭で、連絡が空いてしまったことへのお詫びを入れることを忘れないようにしましょう。
メールのマナーばかりにとらわれないで
「メールは感情が伝わりにくいから、こんなことを書いても失礼にならないか」など、相手の感情もこちらに伝わってこない分、メールを作成するのも億劫になりがちです。
もちろん、最低限のマナーは大事ですし、相手を思いやって文章を作成することは欠かせないことではありますが、久しぶりにメールをする喜びを、素直に相手に、伝えることができたら良いです。そうすることで、あなたからメールをもらった相手も、嬉しいと感じてくれることでしょう。
あまり、マナーにとらわれ過ぎないことも大事なことの一つです。
感情が相手に伝わりにくいのがメール
メールは、相手に感情を伝えるのが、とても難しいツールです。電話だと、声のトーンや、話し方で判断しやすいですし、手紙だと文字から、感情が伝わってきます。ですが、メールとなると、機械的な画面から、機械的な文字が目に入ってきます。これは、久しぶりのメールでなく、すべてのメールで同じことが言えます。
では、どうやって感情を上手く伝えれば良いのでしょうか。一番いい方法は、普段より多少表現を大きくしてみます。「面と向かってでは、絶対言えないな～」というくらいでOK。それくらいが、相手にはちょうど良く伝わっています。
実用しよう！ケース別のメールの書き方と例文
独特のルールがある！ビジネスシーン
まず、失敗できないビジネスシーンのメールからご紹介します。ビジネスシーンでのメールでは、基本的に時候の挨拶や長い前置きはいりません。ですが、久しぶりのメールとなると、相手に自分のことを思い出してもらう必要があります。
そこで、大事なのが件名の欄に、用件・氏名・社名を入れて、先方にどこの誰からメールが来たのかすぐに分かってもらうようにすることです。そして、件名であなたのことを思い出してもらうことができたら、次にメール本文の冒頭で、久しぶりの連絡になったことへのお詫びと挨拶文を入れ、ここでもう一度名乗ります。
例え件名で名乗っていても、本文でももう一度名乗らなければいけません。久しぶりの連絡であれば、以前と部署や役職、メールアドレス等に変化があることもあるでしょう。この変化も伝え忘れないようにしましょう。
・件名
【〇〇の件について】ご無沙汰しております。〇〇株式会社の〇〇です。
・本文
ご無沙汰しております。最近は、朝晩と冷え込み日中との温度差が激しくなってきましたが、お元気でお過ごしでしょうか。
〇〇の件では、大変お世話になりました。
(ここから、本題に入る)
異性へのメールって気を遣う！
初回公開日：2017年11月02日
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