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【ケース別】久しぶりの相手にメールを送る方法|書き方/例文・返事の仕方

初回公開日:2017年11月02日

更新日:2017年11月02日

記載されている内容は2017年11月02日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

「久しぶりにあの人にメールをするけど、どんな声のかけ方しよう?」と不安に思っている方、必見の内容になっています。メールは、相手の顔が見えない分、感情が伝わりにくいものです。マナーを身につけて、あなたもメールの達人の第一歩を踏み出してください。

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久しぶりに送るメールの書き方・ケース別

最近では、ビジネスの場面でも活躍しているメールは、欠かせない存在になりました。さまざまなシーンで使われています。しかし、メールは相手の顔を見ながら会話できないことから、感情が伝わりにくいのがマイナス点でもあります。

ですが、うまく活用することができたら、相手の時間を奪うことなく、会話ができコミュニケーションがとれます。マナーさえ知っていれば、最強のコミュニケーションツールとなるでしょう。

今回は、その中でも、久しぶりの相手に送るメールの書き方をシーン別にしてご紹介します。ご自分のメールが相手に対して、失礼じゃないかと不安に思った時は、一度目を通してみてください。

久しぶりに送るメールの注意点は?

「久しぶり」の期間

さて、ここで疑問が一つ浮かびます。簡単に冒頭から「久しぶり」という言葉を使わせていただいてますが、久しぶりとは、どのくらいの期間のことを指すのでしょう。人には価値観というものがありますから、「一概にこうだ」と決めつけてしまうのは、難しいです。

では一般的に「久しぶり」と言われているのは、どの期間が過ぎ去ってからなのか気になります。ビジネスシーンなどの一般的な事例では、最低で三か月の月日が経っていれば、もう「久しぶり」に入ります。失礼の許されない、ビジネスシーンなどでは、この期間を頭にいれておくとよいでしょう。

「久しぶり」だからこそ

まず、冒頭でもお話したように、メールでのコミュニケーションでは、相手の状況がわかりません。ですから、唐突に話を始めるよりも、まずは思い出してもらうことが大事。いきなり本題に入ったのでは、KY(空気よめない人)だと思われかねません。

ビジネスシーンではもちろんのこと、親しい友人を相手でも「親しき仲にも礼儀あり」ですから、メールの冒頭で、連絡が空いてしまったことへのお詫びを入れることを忘れないようにしましょう。

メールのマナーばかりにとらわれないで

「メールは感情が伝わりにくいから、こんなことを書いても失礼にならないか」など、相手の感情もこちらに伝わってこない分、メールを作成するのも億劫になりがちです。

もちろん、最低限のマナーは大事ですし、相手を思いやって文章を作成することは欠かせないことではありますが、久しぶりにメールをする喜びを、素直に相手に、伝えることができたら良いです。そうすることで、あなたからメールをもらった相手も、嬉しいと感じてくれることでしょう。

あまり、マナーにとらわれ過ぎないことも大事なことの一つです。

感情が相手に伝わりにくいのがメール

メールは、相手に感情を伝えるのが、とても難しいツールです。電話だと、声のトーンや、話し方で判断しやすいですし、手紙だと文字から、感情が伝わってきます。ですが、メールとなると、機械的な画面から、機械的な文字が目に入ってきます。これは、久しぶりのメールでなく、すべてのメールで同じことが言えます。

では、どうやって感情を上手く伝えれば良いのでしょうか。一番いい方法は、普段より多少表現を大きくしてみます。「面と向かってでは、絶対言えないな~」というくらいでOK。それくらいが、相手にはちょうど良く伝わっています。

実用しよう!ケース別のメールの書き方と例文

独特のルールがある!ビジネスシーン

まず、失敗できないビジネスシーンのメールからご紹介します。ビジネスシーンでのメールでは、基本的に時候の挨拶や長い前置きはいりません。ですが、久しぶりのメールとなると、相手に自分のことを思い出してもらう必要があります。

そこで、大事なのが件名の欄に、用件・氏名・社名を入れて、先方にどこの誰からメールが来たのかすぐに分かってもらうようにすることです。そして、件名であなたのことを思い出してもらうことができたら、次にメール本文の冒頭で、久しぶりの連絡になったことへのお詫びと挨拶文を入れ、ここでもう一度名乗ります。

例え件名で名乗っていても、本文でももう一度名乗らなければいけません。久しぶりの連絡であれば、以前と部署や役職、メールアドレス等に変化があることもあるでしょう。この変化も伝え忘れないようにしましょう。

・件名
【〇〇の件について】ご無沙汰しております。〇〇株式会社の〇〇です。
・本文
ご無沙汰しております。最近は、朝晩と冷え込み日中との温度差が激しくなってきましたが、お元気でお過ごしでしょうか。
〇〇の件では、大変お世話になりました。
(ここから、本題に入る)

異性へのメールって気を遣う!

次は、異性へのメールです。異性へのメールとなると、フランクすぎても誤解されそうだし、堅すぎても、つまらないメールになってしまうし、と色々と変に構えて考えてしまいます。

ここで、重要なのは用件(何が伝えたいのか)をはっきりさせることです。まるでなにが言いたいのか分からないようなメールでは、メールが届いた相手に誤解をまねきかねません。そして、「ふと思いだしてメールしてみた」などの、なぜ久しぶりにメールをしたのか、きっかけになった事柄を伝えることで、柔らかい印象を与え、好印象につなげることも忘れないようにしましょう。

・件名
お久しぶり。〇〇だよー
・本文
久しぶりだね。だいぶご無沙汰でごめんなさい。元気してますか?こないだ、〇〇君と話してたら、話題になって、どうしてるかなって気になって。お互い仕事忙しいし、なかなか連絡できないけど、また時間あるときにでも、近況教えてね。

ご無沙汰な友人へのメール

長い間、連絡をしてなかった友人へのメールです。ここでは、あまり難しい言葉はいりません。友人のことを一番知ってる、あなたの気持ちを素直に書き記すことが、久しぶりにメールを送る友人に、いい方法です。ですが、ここでも、最低限のマナーは忘れずに。久しぶりにメールをすることへのお詫びや、用件はきちんと伝えるようにしましょう。

・件名
久しぶりー
・本文
久しぶりー。元気してる?この前、〇〇と前に一緒に行った、□□に行ったの。ふと思いだして、メールしてみた。なかなか、連絡できなくって、ごめんね。また今度、飲もうよ。

久しぶりの相手からメールが届いた!どう返信しよう?

ここまでは自分から久しぶりの相手に対しての、メールの書き方をご紹介してきましたが、ここでは逆に久しぶりの相手からメールが来たときの、返信の方法をご紹介します。では、返信の際に大事なポイントはなんでしょう。

まずメールをくれたことへの感謝の意を表すことです。ビジネスシーンですと「お忙しい中ありがとうございます」と一言添えると、メールを久しぶりにくれた相手も気持ちが良いですし、その後の話もスムーズに進みます。

次に大事にしたいことはスピードです。どんなに相手のメールに対して感謝をしても、返信が二日後では、その感謝の言葉の効力がなくなってしまいます。できるだけ早く返信することで信頼関係にも繋がりますし、久しぶりのやりとりが円滑に進みます。この二点のポイントさえおさえておけば良いでしょう。

メールのマナーをマスターして心をつかもう!

いかがでしたか。「メール」は現代には欠かせないものになりつつあります。メールのマナーをマスターし、久しぶりの相手だけではなく、メールをくれた相手の心もつかみとりましょう。ビジネスシーンや、友人、恋人、メールを送る相手はさまざまですから、一概にマナーといっても難しいところでもあります。

ですが、あなたが相手のことを思いやり、送ろうとしているメールであれば、心も伝わるはずです。「〇〇さんからのメールだ」と相手に喜んでもらえたら、あなたももうメールの達人です。そのためには、できるだけ相手の立場に立って言葉を選んでみましょう。きっと、あなたからメールがきた相手は、いい気分になること間違いなしです。

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