メール返信時の引用とマナー｜ビジネス/転職・引用の仕方・設定方法
更新日：2024年01月29日
メール返信では引用してもよいか
まず、メールの返信時に相手の文章を引用してもよいかについてです。返信するときに相手の文章を引用して送ると、加工ですにそのまま送っているようになり、失礼にあたるのではないか、と不安に感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。
結論から言いますと、返信メールでは相手の文章を引用するのが正しいマナーです。引用メールのやりとりでは、送られてきたメールの本文を引用しながら返信すると、過去のやり取りをその都度確認できるため、お互いに誤解のない効率的なやり取りをすることができます。
メールで引用する際のマナー
メールを返信するときに引用を用いますが、これにもいくつかのマナーがあります。これは、メールでやり取りする場面では基本となってきます。次にビジネスシーン、転職でのシーンを紹介します。ぜひ、参考にしてみてください。
ビジネス
社会人として、ビジネスマンとして、相手のメールにしっかりと返信できるというのは基本中の基本です。ビジネスにおいてメールを返信するときに気を付けることは、相手にできるだけ短時間で正確に内容を伝える」ということです。
話の核心だけを引用して、よほどのことがない限り全文引用は避けた方が良いでしょう。引用部分は原則変更しないというのは、ビジネスにおけるメールの返信のマナーです。例え、相手のメールに誤字脱字があってもそのまま引用しましょう。
返信するときのマナー
返信するときに、してはいけないマナーもあります。大きく「フォーマット」と「礼儀」に分けて考えてみましょう。「フォーマット」については、ビジネスメールの基本的な構成を守ることが大切です。メール冒頭には、返信相手の会社名や部署、名前や役職まできっちりと入力します。
返信メールだからと言って、いきなり本文から書き始めるのはマナー違反ですので、気をつけてください。「礼儀」については敬称や敬語、丁寧語を間違えずに使うことが基本になります。相手との距離感も大切ですので、カジュアルなメールでも問題ない場合はいいのですが、基本的にビジネスメールではカジュアルなメールは避けましょう。
メールの内容で、相手先に悪い印象を与えかねないので気をつけてください。
転職
転職する際にも、応募時や問い合わせ時にメールのやり取りをする場合があります。基本的な返信メールのマナーを知っておかなければ、応募先企業にマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。受け取り手に好印象を与える正しい返信メールのやり取りを知っておいてください。
元の件名はそのまま残し、自分の名前を添えましょう。やり取りを繰り返すと、件名に「RE」が増えていきます。「RE」が増えていくと相手にとって読みにくいので、2つ以上にならないように「RE」は消していきましょう。
相手先は企業ですので、たくさんの方とやり取りをしています。誰からのメールなのかがわかるように、返信時の件名に、応募職種と自分の名前を明記すると、相手にも分かりやすいメールとなります。
企業からの内定通知などに返信する場合は、元の件名に「RE」を付けて名前を添えるのがベストです。件名を変えると混乱してしまうので、件名はそのまま残して、自分の名前を入れて返信しましょう。（例）RE：最終選考結果のお知らせ/転職太郎
メール返信の引用の方法
受信メールを返信するときに返信ボタンを押すと、引用符「＞」が元の文章に付きます。この状態が引用となります。引用には「全文引用」と「部分引用」があります。それでは「全文引用」と「部分引用」は、どのように使い分ければよのでしょうか。以下に紹介します。
一部
文字どおり、相手の返信してきた返事の一部を引用する方法です。前後に文章を付け加え、引用部分を返信メールに入れ込みます。相手から質問があった場合、回答するのに相手に分かりやすく、また見やすいので効果的です。
（例）【相手からのメール部分】
次回の会議の時間は、①15時～16時 ②16時～17時 ①、②どちらの時間がよろしいでしょうか。
【上記の部分引用による返信】
会議の時間についてのご提案ありがとうございました。
＞次回の会議の時間は、①15時～16時 ②16時～17時
＞①、②どちらの時間がよろしいでしょうか。
①15時～16時でお願いいたします。
全文
全文引用とは、相手の文章をそのまま全文引用する方法です。メールをやり取りしながら、何かを決定していったり、進行していくときに効果的です。メールを見ながら、過去のやり取りを簡単に、振り返りながら進めることができます。
（例）
お世話になっております。
ご連絡いただきました件で承知致しました。
このまま進行していただくようにお願いいたします。
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From:○○@mail.co.com
To:○○mail_group@mail.com
（元のメッセージ全文の引用）
返信するときの引用の設定方法
初回公開日：2017年11月06日
記載されている内容は2017年11月06日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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