「申し伝える」の意味と正しい使い方｜シーン別に見る例文も紹介

取引先などから伝言を託された際に、返事として「申し伝える」を使います。

例えば、「○○さんに～～の件でご相談したいことがあるとお伝えいただけますか」のように担当者不在時に伝言を託されることがあります。このような場合は「かしこまりました。○○に申し伝えます」と返事することができます。

この時に「○○さんにお伝えしておきます」と言ってしまうと相手への敬意をかいてしまうことになります。親しき仲にも礼儀あり、ですので注意しておきましょう。

2：顧客や取引先からの電話に対応するときに使う

社外の顧客や取引先から電話やメールがあった場合にも、「申し伝える」は使えます。

1つ目の使い方で紹介したように伝言がある場合にも「申し伝える」はもちろん使えますが、電話やメールの内容が社内で共有すべき内容の場合にも「申し伝える」は使えます。

例えば、顧客から「○○の機能について改善してほしいのですが」と連絡があった際に、「頂戴しましたご意見につきましては、担当部署へ申し伝えさせていただきます。」のように使うことができます。

3：対面での会話で使う

「申し伝える」は電話やメールだけでなく、対面でも使える言葉です。

取引先との打ち合わせなどで、その場にはいない担当者にも共有するという意味で「本日はありがとうございました。会社へ戻りましたら、○○にも申し伝えておきます。」という言い方ができます。

4：ビジネスメールで使う

「申し伝える」は書き言葉、つまり、ビジネスメールとして使っても違和感のない言葉です。

例えば、先方の都合により日程変更のメールが来た際、「日程変更の件、承知いたしました。担当者にも申し伝えます。」のように使うことができます。

5：基本的に社外の人に対して使う

「申し伝える」は基本的には社外の人に対して用いる言葉です。

前述のしたように、「申し伝える」は謙譲語であり、目上の方に使う言葉です。そのため、顧客や取引先など社外の方に使うことが多い言葉です。

6：社内では上下関係をもとに言い換える

社内にも役職をはじめとする上下関係があります。

そのため、社内であっても「申し伝える」は上限関係をもとに使い分けることができます。

例えば、上司からチーム全体にかかわる伝達事項がある場合に、「本件について、配下メンバーにも申し伝えます。」というように使えます。

7：一般的には文末に丁寧語を付けて使う

一般的に、「申し伝える」の語尾には「ます」などの丁寧語をつけます。

これは謙譲語でへりくだるだけではなく、話相手への敬意を表現するため丁寧語をつける方が適切とされるためです。

敬語の勉強を続けると、二重敬語にならないか心配になりますが、「申し伝えます」は二重敬語には当たらないため安心して使っていきましょう。

「申し伝える」の例文

MBAでキーボードカタカタの写真素材 - ぱくたそ

「申し伝える」はさまざまなビジネスシーンで利用できることをお伝えしてきました。そこでも何例か例文を紹介しましたが、「申し伝える」はさまざまなシーンで使える言葉であるため、触れておくべき例文の量には達していません。

たくさんの例文に触れておき、シーン別に使える「申し伝える」の用法を確認しておきましょう。

相手が社外で目上の場合

話相手が社外の方であり、目上の方に当たる場合、下記のような使い方ができます。

・「xxx様からお電話があったと課長の〇〇に申し伝えておきます」
・「かしこまりました　〇〇部長に申し伝えておきます」
・「かしこまりました。△△の件、確かに○○に申し伝えます」

伝え先は社内の方になるため「○○さん」という言い方はしないため注意しましょう。

相手が社内で目上の場合

話相手が社内の上司の場合は、次のような使い方ができます。

・「承知いたしました　社長にお伝えしておきます」
・「わかりました　取引先へお伝えします」

相手が社内の上司の場合、「申し伝える」は不適切なため「お伝えする」に変換する事を忘れないよう注意しましょう。