「やり取り」の敬語表現・やり取りの使い方と例文・別の敬語表現
更新日：2024年07月01日
「やり取り」の敬語表現
「やり取り」という言葉の意味は基本的に「物を受け渡すこと」や「人と人とが問答し合うこと」、また「杯を酌み交わすこと」などを言いますが、現代用語として使われている「やり取り」の意味合いは「連絡交換」や「情報の受け渡し」などをもっぱら意味します。
特にビジネス用語ではこの「連絡交換」の意味合いで「やり取り」が使われており、電話での受け答えやメールでの連絡・情報の受け渡しを意味する場合が一般的です。
「やり取り」の敬語での使い方
「やり取り」という言葉を敬語に直すときには「やり取り」という言葉を直接的には使わず、「ご連絡させていただきました件につきまして」や「メール（またはお電話）で打ち合わせをさせていただいておりました件につきまして」などと、別の言葉・表現をもって敬語表現とされるのが一般的です。
・ご連絡させていただいておりました件
・ご相談させていただいておりました件
・○○の件につきまして
・伺っておりました件につきまして
これらの言葉や表現が一般的にビジネス用語として用いられ、「何かについて連絡させていただいておりました件」という言い方がされます。
敬語の種類
日本語には大きく分けて3種類の敬語表現があり、1つ目は尊敬語で「目上の人や立場が自分よりも上位の相手に対し、話者が一方的に敬意を示す敬語表現」を指し、ビジネス用語では非常に多く使われています。
2つ目は謙譲語であり「相手と自分の立場や関係性を問わず、話者が自発的に敬意を示す敬語表現」を意味し、これはビジネス上でもプライベートでも、非常に多くの場面で使われています。
3つ目は丁寧語で、「不特定多数に公示できる丁寧な言葉遣いによる敬語表現」で、主に「です・ます口調」で取り交わされる当たり障りのない敬語表現を言います。
この3種類の敬語表現がさまざまな分野で用途にしたがって使い分けられ、全て「相手に対する敬語表現」となるよう配慮されて伝えられます。
尊敬語での「やり取り」の敬語表現
先述しました尊敬語の性質を踏まえ、特にビジネス用語として取り交わされる場合が多いです。伝える相手が目上の人や立場が上位にある人になるため、「ご連絡させていただいておりました件」や「ご相談させていただきました件につきまして」などと、相手を立てる表現が一般的に使われます。
・ご連絡させていただいておりました件につきまして
・ご相談させていただいておりました件につきまして
・ご連絡を承りまして
・ご相談を承りまして
これらの敬語表現が一般的に使われ、どの場面でも必ず相手の立場を上位に見る姿勢で、非礼のないよう配慮された敬語を使う必要があります。
謙譲語での「やり取り」の敬語表現
ビジネス用語としては謙譲語も尊敬語とほぼ同じ扱いになりますが、「やり取り」という言葉を相手に伝える際には、それなりの言い方があらかじめ用意されています。
・ご連絡を承っておりまして
・ご相談させていただいておりました件につきまして
・ご貴重な連絡事項を承り
・ご寛大なるご意見を承り
このように「承り」という「受けること」の最上級の敬語表現をする上で、話者は自分の立場や姿勢を低めて相手への敬意を示します。
さらにこの場合は相手が先方会社やお得意先である場合でも同じ敬語表現が使われ、その際でも「ご貴重な」や「寛大なる」などの「相手の立場を上位に見上げたへりくだる姿勢」をもって連絡が交わされます。
「やり取り」の敬語の使い方
先述でも少し触れましたが、「やり取り」という言葉をビジネス用語などの「公式で使う言葉」として使う際には、「やり取り」という言葉をそのまま使わず、必ず別の敬語表現をもってその旨を相手へ伝えなければなりません。
その場合は「ご連絡」や「ご相談」という言葉が使われることが多く、またその表現に加える形で「承る」や「ご貴重な」、あるいは「寛大なる」、「ご配慮をいただき」などと、その言葉全体に見合った敬語表現を入れておくことが大切です。
メールでのやり取りにおける敬語の使い方
メールというのは文面に記載が残るため、その連絡を受け取った相手には直接その文言のあり方や体裁が伝わります。そのため、まず誤字脱字などがないよう配慮しておき、その上で「正しい敬語表現」を使わなければなりません。
たいていの敬語表現は使ってもOKですが、詳細に見ていくと中には使ってはいけない・使えない敬語表現などもあります。
かなりの人がメールで使ってしまう言葉が「お世話になります」という表現ですが、これはそれまで面識のない人には使うことができず、この場合は自己紹介を含め、「どうぞよろしくお願いいたします」などの文言が必要になります。
「拝見させていただきました」という表現ですが、これはそのまま使っても問題はないのですが文法的に言うと「拝見」という謙譲語と「いただきました」という敬語の重複文章になってしまいます。文章では重複するのはNGなので、「拝見しました」が正しい表現です。
電話でのやり取りにおける注意点
電話での応対は、相手に言葉の印象や人柄が直接伝わることもあり、ビジネスにおいて非常に重要です。そのため口調や正しい敬語表現の使用を、徹底して把握しておかなければなりません。
電話でも主にメールでの敬語表現の伝え方と同じく、まず文法において間違いのない言葉遣いを心得ておき、その上で失礼のない態度で接する必要があります。
さらに電話でやり取りする場合はメールの場合とは違い、特に「わかりやすい言葉や表現」をもって相手に伝えるスキルが必要です。
言葉というのはメール上での文章と違い、話した内容が記録として残らないため、連絡を受ける相手は「言われた内容」を反省して確認することがむずかしくなります。
そのため、話者は長い内容でも前もってひと言ふた言で伝えられるように配慮しておき、なるべく短い言葉をもて敬語に置き換えておく必要があります。
初回公開日：2018年03月06日
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