「申し訳ございませんが」の使い方とは？例文や類語なども紹介

更新日：2024年03月23日

「申し訳ございませんが」の正しい使い方を知っていますか。この記事では、「申し訳ございませんが」の意味や使い方、似た表現との違い、類語や英語表現について紹介しています。「申し訳ございませんが」という敬語表現に不安があれば、ぜひチェックしてみてください。

「申し訳ございませんが」と「恐れ入りますが」は同じクッション言葉ですが、謝罪の意味を含むかどうかで異なるのです。

「申し訳ございませんが」は謝罪の意味が含まれているため、自分の都合により相手に迷惑をかける依頼や断りを伝えるために使います。

一方、「恐れ入りますが」は、相手の行為を敬いつつ依頼や断りを伝えます。自分に非がない場合に使える表現です。よく使われる例として、受付や電話で「恐れ入りますが、お名前をフルネームでお願いします」と名前を尋ねる場面が挙げられます。

両者の違いをしっかりと理解し、使い分けていきましょう。

「申し訳ございませんが」の類語

いくら正しい言葉とはいえ、同じ言葉ばかり使用し続けるのは文章として問題です。文章が読みづらくなるだけでなく、緊急度が伝わりにくくなります。加えて、文章全体が幼稚な印象を与えるため、説得力に欠けてしまいます。

類語などのバリエーションをいくつか知っておき、シーンごとに使い分けることが大切です。

それでは「申し訳ございませんが」の類語を紹介します。紹介しているもの以外にも類語はあるので、気になる場合は調べてみましょう。

せっかくですが

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「せっかくですが」は、何か断りを入れなければならない時に使うクッション言葉です。集まりや会合の誘いを受けた際、自分の都合で参加できない場合に使います。

「せっかく」は、相手の自分に対する気遣いへの感謝の気持ちを表す言葉です。したがって、「せっかくですが」を用いることで、相手に感謝を伝えた上で明確に断りを入れられます。同時に「ぜひともまた、お声掛けください」などの一言を添えて、次の機会への可能性を伝えると、なお良いでしょう。

差し支えなければ

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「差し支えなければ」は、こちらから何か依頼する時に使用するクッション言葉です。

「差し支え」は、「都合の悪い事情」や「支障」といった意味を持っています。したがって、「差し支えなければ」は、相手にとって都合が悪いものでなければお願いしたいと依頼する言葉です。

「差し支えなければ」を使う依頼には、「都合が悪ければ断っても結構です」というニュアンスも含んでいます。つまり、相手に「はい」か「いいえ」の選択肢を与える表現です。絶対にしてほしいとお願いする場合には、「差し支えなければ」は相応しくありません。「恐れ入りますが」を使いましょう。

「申し訳ございませんが」の英語表現とは

ビジネスで起こる問題は多種多様で、取引先や顧客に対し英語で謝罪メールを送らなければならない場面もあるでしょう。

英語で謝罪する場合に注意するのは、人称と代表的な単語の使い分け、省略形を使わないことです。

人称の使い分けは、一個人としてなのか、会社としてなのかによって「I（わたし）」か「We（会社・企業）」を選びます。また、英語でフォーマルな表現をする場合には、「I'm」などの省略形は相応しくありません。

ここからは代表的な単語について紹介します。しっかり理解して使い分けましょう。

regret

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「残念に思う」「遺憾に思う」の意味を持つ「regret」は、ビジネスで使える最もフォーマルな謝罪表現で、自分の行動に非があり反省の気持ちを強く伝える言葉です。

例えば、体調不良により会議のキャンセルを伝える時は、「I regret to inform you that I have to cancel the meeting today because I am very sick today.（非常に申し訳ございませんが、本日体調不良のため会議をキャンセルしなければならなくなりました。）」という表現になります。理由も一緒に伝えておくと、なお良いでしょう。

さらに丁寧な印象を与えたい場合は、「very much（とても）」や「deeply（深く）」といった副詞を付けましょう。

apologize

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「apologize」は、「regret」よりもフォーマル度合いは下がりますが、「sorry」よりも丁寧な表現であり、ビジネスでは改まった謝罪を伝える時によく使われる言葉です。

具体例は、「We apologize for the inconvenience. Thank you for your understanding.（ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご理解の程よろしくお願いします。）」となります。

より深くお詫びの気持ちを伝えたい場合は、「apologize」の前に強調の助動詞「do」や、副詞の「sincerely（心から）」や「deeply（深く）」といった言葉を付けます。覚えておくと便利です。