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2017年09月11日

内々定承諾書とは・内々定承諾書の書き方・送付状と書式

内定の前の段階として内々定というものがあり、内々定を受けるかどうか承諾書の提出を求められる場合があります。内々定承諾書には書き方のポイントがありますし、送付状やお礼状も一緒に作成しなければなりません。今回は内々定承諾書やそれに関わる書類についてご紹介します。

内々定承諾書とは

内々定承諾書とは・内々定承諾書の書き方・送付状と書式

就活を進めていけばいずれ企業から内定が出ます。内定=就職が決定と考えている人は多いです。では内定と似た言葉で内々定の場合はどうでしょうか。そもそも内定と内々定の違いを理解することは出来ているでしょうか。内定と内々定には大きな違いがありますので、その違いは必ず知っておかなければなりません。

また企業は内々定の承諾書や内定の承諾書の提出を求めることがあります。それぞれの意味をきちんと理解していないと場合によっては自分の納得する形で就活を終えることが出来ない場合がありますので注意が必要です。

内定と内々定の違いは?

内定と内々定の違いは労働契約を結んでいるかどうかです。内定は労働契約を結んでいる状態であり、内々定は結んでいない状態です。内々定は内定を出すということを約束したいわば口約束のようなものでしかありません。

企業がなぜ内々定を出すのかというと、経団連の指針によって内定を出すのは10月以降と決まっているからです。そのため10月までは内定を出すことが出来ません。しかし10月まで選考を引っ張るわけにもいきませんので、それよりも早い段階で、内定を出すことを約束した内々定を学生に出しているのです。

内々定承諾書

内々定は内定を出すことを約束した口約束ですが、それを書面に起こしたものが内々定承諾書です。企業が出した内々定に承諾したということを示したものが内々定承諾書です。

この時点では厳密言えば就職は決まっていない状態になります。内々定承諾書も内々定と同じようにただの約束でしかなく、法的な拘束力はありません。企業は学生に対して内定を出すことを約束し、学生は企業に内定を出されればそれに応じるというあくまで意思表示です。承諾書と聞くと重要なものに思えますが、学生に入社の意志があるかを企業が確認するというものでしかありません。

内々定承諾書の書き方

内々定承諾書とは・内々定承諾書の書き方・送付状と書式

内々定を口頭で告げる場合と内々定承諾書の提出によって確認する場合があり、企業によって異なります。また承諾書の提出の場合でも企業から送られてきた書類に対してサインするもの、あるいは自分で一から作成して企業に送付するものの2パターンが考えられます。

企業から内々定承諾書が送られてきた場合は必要事項を記入していくだけで特に注意点はありませんが、自分で作成しなければならない場合には注意が必要です。内々定承諾書は法的な拘束力はなくてもお互いにとっては重要な書類になるので、きちんと形式に則り作成する必要があります。

書き方のポイントは?

内々定承諾書に限らず企業に送付する書類は何の書類なのかすぐに分かるようにしておく必要があります。必ず内々定承諾書という言葉と、内々定を承諾するという文言を入れておく必要があります。

ポイントとしてはとにかく目的が分かるように簡潔にまとめるということです。文章が長くならないように気をつけながらまとめていきましょう。また曖昧な言葉を使ってもいけません。内々定に承諾したのかどうかはっきりと分かるように明確な言葉遣いを心がける必要があります。

送付状とは

内々定承諾書とは・内々定承諾書の書き方・送付状と書式

送付状とは書類を送る際に一緒に同封して送る書状のことであり、そこには簡単な挨拶や送付したものの内訳が記入されています。ビジネスでは送付状を付けるのが一般的であり、マナーでもありますので、内々定承諾書の場合も必ず送付状を付けて送るようにしましょう。

送付状を付けていないからといって内々定が取り消されることはありませんが、これから入社する可能性のある企業に対してマイナスの評価を与えておくのも良くありません。入社後にも必要になる習慣ですので今のうちから送付状を付けるという習慣を身に付けておきましょう。

送付状の書き方は?

送付状は内々定承諾書とは違いPCで作成しましょう。送付状に記されているのは挨拶と送付されたものの内訳であり、マナーである部分も半分ですが、もう半分は実用的なものでもあります。字の上手い下手によって内容物が正しく読み取れないということがあってはいけませんので、必ずPCで作成するようにしましょう。

送付状には送り先と自分の情報、そしてすぐに内容を書き始めるのではなく、時候の挨拶から始めましょう。いきなり要件に入るのはマナー違反とされていますので、必ず挨拶を入れましょう。

後は内容物を書いて終了ですが、最後には必ず以上と付けておきましょう。これがないと送付状に2枚目があるのか、他にも内容物があるのかと勘違いされる可能性がありますので注意が必要です。

内々定承諾書の書式

内々定承諾書とは・内々定承諾書の書き方・送付状と書式

内々定承諾書は企業からの送付がなく提出を求められた場合は個人が自由に作成することになりますが、一定の書式は守らなければなりません。極端に言えば内々定承諾書であること、それに対して承諾するということを記していれば完成するものではありますが、書式を整えて失礼のないように提出しなければなりません。内々定承諾書の書式は難しいものではなく、いくつかの注意点を守っていれば問題はありません。

書き方のポイントは?

内々定承諾書は文面の最初には企業名と部署名、担当者名を書きましょう。内々定をもらったことのお礼。内々定を承諾するということ。そして今後の意気込みなどを簡潔にまとめておけば大丈夫です。必ず自分の身分を明かし、サインを記入して本人であることを証明しておきましょう。

またPC作成よりも手書きの方が好まれます。正式な書類であれば読みやすいようにPC作成が好まれますが、内々定承諾書の場合は手書きで、その人の気持ちが伝わるようにした方がいいとされています。

内々定承諾書の辞退方法

内々定承諾書とは・内々定承諾書の書き方・送付状と書式

企業から内々定をもらったものの、それを辞退するということももちろんあります。内々定承諾書の提出を求められているようであれば、早めに辞退を申し出る必要があります。

内々定の段階での辞退であれば、企業としても他の候補の学生に声をかけることが出来ます。内々定を早めに辞退することは自分のためはもちろん、企業のため、他の学生のためでもあります。決断したら早めに辞退するようにしましょう。

内々定承諾書を辞退する場合は基本的には電話での連絡になります。内々定承諾書が送付されてきた場合でもそれに辞退する旨を記すのではなく、必ず企業に直接電話をして伝えるようにしなければなりません。

電話での辞退

内々定を辞退する場合には企業に電話をして採用担当者を呼び出してもらい直接話しをする必要があります。担当者が席を外している場合でも伝言を託すのではなく、必ず再度かけ直すようにしましょう。

電話をかける時間帯は始業時間と終業時間の前後30分程度は忙しいため避けた方が良いです。採用担当者が出れば自己紹介をし、話せる時間があるかを確認します。そして内々定をもらったお礼と内々定を辞退するということを伝えましょう。

多くの場合で辞退の理由を聞かれますので事前に用意しておく必要があります。嘘をつかずに素直な気持ちで話すようにしましょう。

お礼状の書き方

内々定承諾書とは・内々定承諾書の書き方・送付状と書式

お礼状とはその名の通り相手にお礼の気持ちを伝えるための手紙のようなものです。内々定をもらえばそのお礼としてお礼状を送付することで評価が上がる可能性もあります。

お礼状も内々定承諾書と同じように手書きで書くのが好まれます。自分の気持ちを記したものなので自分の言葉で丁寧に書くようにしましょう。内容は難しく考える必要はなく、内々定をもらったお礼と今後の抱負などを記せば問題ありません。

お礼状は必須ではありませんが、送っておくことで企業とも良好な関係を築くことが出来ます。余裕があれば作成するようにしましょう。

内々定は就職への一歩

内々定承諾書とは・内々定承諾書の書き方・送付状と書式

内々定は内定を出すことを約束したものであり、その時点で就職が決まったわけでもなければ、法的拘束力があるわけでもありません。しかしほとんどの場合で内々定は内定に変わり、就職が決まります。

企業が内定ではなく内々定を出すのは10月までは内定が出せないという決まりがあるからです。内々定は出れば10月を待たずに採用を決定したいと評価されたと思っておきましょう。

内々定承諾書を提出したからといってその企業で働くことが決まったわけではありません。自分の意志でも撤回することは可能です。しかしほとんどの場合でその企業で働くことになります。内々定承諾書の提出は就職への第一歩だと思い、真剣に考えてから提出しましょう。

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