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2017年10月24日

内々定のお礼状の書き方と例|メール/手紙・お礼状のポイント

内々定の連絡を受け取って、お礼状を出そうと思った場合に守らなければならないマナーが気になりますよね。本記事では、お礼メールを出す場合と手紙でお礼状を出す場合の両方について、内々定のお礼状を出すタイミングから、抑えるべきポイントまで解説していきます。

内々定のお礼状の書き方と例文

内々定のお礼状の書き方と例|メール/手紙・お礼状のポイント

採用通知書または内定通知書を受け取ったら、その企業にお礼状を必ず送りましょう。ただし、内々定に対するお礼状は入社をきちんと決めた後で送るようにすべきです。内々定のお礼状とは、内々定の連絡を受け取った学生や社会人がその企業やお店に出すお礼状です。

お礼状を出そうとおもっても、マナーを知らなければどのように書けばいいか迷います。お礼状を送ることは、内々定先と円満な関係を築くための第一歩となりますから、内々定のお礼状やお礼メールはきっちりとマナーを守って送ることが重要です。

本記事では、就職や転職が決まった場合の内々定のお礼状の書き方とポイント、注意点や出す時期などをご紹介します。

メールを出す場合

転職に成功した社会人の皆さんも、就職活動を終えた学生も内々定のお礼メールを送ることになります。学生とはいっても、ビジネスシーンに相応しくないメールを内々定先に送るのはNGです。

メールは利便性の高いツールですから、連絡を受け取ったらすぐにお礼メールを出しましょう。ビジネスシーンで使用するメール例文をこれからご紹介するので、省略や誤字脱字に注意しながらメールを作成してください。

書類提出や内々定通知書の受取りなど、全てのやり取りをメールで行っている場合は、手紙よりも御礼メールが望ましいでしょう。古い慣習をもつ企業ですと、手紙でなければ不快感を示される場合があるため注意しましょう。この点は、企業によって異なるので注意が必要です。迷った際には、メールよりも手紙が無難でしょう。

メールの例文

XX株式会社  採用担当 XXXX様  XXX大学 XXX学部 XXX学科のXXX XXXXです。 本日は、内々定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 第一志望であった御社からの内々定をいただき、心より嬉しくおもっております。 入社後に十分に力を発揮できるよう、残された学生生活を充実させるべく努力してまいります。

まずはお礼を申し上げたくご連絡致しました。それでは今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
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名前 XXX XXXX (XX大学 XX学部)
メール:0000@00000.jp
電話:000-0000-0000
-----------------------------------

手紙を出す場合

書式は、ビジネス文書に則って作成しましょう。できるだけ翌日の投函を目指しましょう。早ければ早いほど価値がありますが、お礼の手紙は遅くとも一週間以内に企業に届くようにします。就職活動には、学生でも社会人としての態度が求められます。また、あなたを学校代表として見ている企業もあります。そのため、あなたの態度は同級生や後輩たちの就職活動に影響します。

手紙の例文

平成XX年 XX月 XX日 
XX株式会社 採用担当 XXXX様 XXX大学 XXX学部 XXX学科
XXX XXXX(名前)  

謹啓  時下ますますご清栄のことと、心よりお慶び申し上げます。先日はお忙しい中、最終面接の機会を頂戴し、大変ありがとうございました。このたびは、々定のご連絡を頂戴し、心より嬉しくおもっております。

入社後に戦力となれるよう、これから卒業までの時間は悔いの無いように充実させたいとおもいます。 どうか今後ともよろしくお願い申し上げます。まずはお礼を申し上げたくお便りいたしました。ありがとうございました。 敬具

内々定のお礼状メールや手紙を書く時のポイントは?

内々定のお礼状の書き方と例|メール/手紙・お礼状のポイント

内々定の連絡をもらえた時、お礼を伝えたいとはいっても学生の場合は、特にお礼メールをどう書けばいいかわからない場合も多いでしょう。

そこで、ゼロからでもわかるようにポイントをご紹介します。初めて内々定の連絡をする際は、紙の選び方や封筒の選び方ひとつとっても迷ってしまうことでしょう。これからお世話になる企業へのお礼には、マナーを守って感謝と共に熱意もしっかりとアピールしましょう。

ビジネスシーンであることをしっかりと意識しつつ、あなたらしい文章を書けるとなお素敵です。好印象を与えられるような文面を心掛けていきましょう。

どんな紙を使えばいいの?

文房具店を見ただけでも、便箋や封筒にもさまざまな種類があります。便箋や封筒の紙の色や罫線、罫線にも縦罫線や横罫線があります。お礼状のように改まった手紙を書く場合は、封筒も便箋も白無地を用いましょう。

封筒の選び方は?

ビジネスシーンで用いられることが多い茶封筒も、改まった手紙には使用しません。茶封筒は、事務的な文書や資料を送付する際に使用しましょう。お礼状では白色で統一しましょう。

罫線がない便箋、縦罫線の便箋は全ての用途に使用できます。封筒は、カラーや模様の入ったものを避け白色の物を選びましょう。企業から内々定通知を書面でもらい、返送用の封筒が同封されていた場合はそれを利用しましょう。

郵送する前に、封筒に書類と内定のお礼状を同封しても自分が貼付した料金の切手で届くことを確認しましょう。不安な場合は郵便局で重量を測定してもらい、提示された金額の切手を購入して送付すると良いでしょう。

お礼状メールの件名はどうすればいいの?

ビジネス文書では特に、簡潔に件名だけでメールの要旨がわかるようにすべきです。メールの件名の例としては「採用内定のお礼」のみで全く問題ありません。長々と書くと逆に分かりづらくなり、最悪の場合せっかくのお礼メールが先方のメールボックスの中で埋もれてしまう場合もあります。

手書きの注意点は?

以下に手紙で注意すべきポイントを記載します。お礼メールと共通する部分もありますのでチェックしておきましょう。

1.最初に必ず会社名と担当者の名前を記入
2.最初に「拝啓」または「謹啓」、終わりに「敬具」を記入
3.お礼と意気込みなどを記入
4.お礼状を作成、投函する日付を記入
5.自分の名前と所属を明記

これらを踏まえた上で、定型文に頼り過ぎないよう心がけてみましょう。定型文に頼りすぎると「本当にそうおもっているのか」と思われてしまうこともあり、あなた個人としての感情が伝わりません。

社会人としての最低限の態度が求められているのは確かですが、先方も入社前の学生に完璧な敬語や定型文を求めているわけではありません。失礼にあたらない範囲内で遠慮せずに書きたいことを書くと良いでしょう。

内々定のお礼状を出すタイミングはいつ?

内々定のお礼状の書き方と例|メール/手紙・お礼状のポイント

内々定を出した企業からすると、内々定の連絡をしてからすぐにお礼状やお礼メールが届いたら嬉しくおもうでしょう。また、ビジネスシーンにおける連絡は何事も早い方が印象に残ります。

内々定の連絡をもらってから、なるべく翌日にはお礼状のメールや手紙を出しましょう。遅くとも一週間以内に先方のもとに届くようにしましょう。

また、内々定のお礼が早ければ早いほど「報連相や書類提出などの基本的な心構えができている。内々定を出して良かった」と信頼度が上がるでしょう。入社後の自分のためにもなるべく早めにお礼をすると良いでしょう。

お礼状を出して好印象を残そう

内々定のお礼状の書き方と例|メール/手紙・お礼状のポイント

いかがでしたか。お礼状は、手紙で出すのが最もフォーマルで無難なやり方です。先述しましたが、堅い企業の場合や推薦経由で内々定を得た場合は、手紙でお礼状を出した方が良いでしょう。

メールで内々定通知をもらった場合は、こちらも先方に合わせると良いでしょう。手紙で書くにしろメールを出すにしろ、内々定に対するお礼状を出す場合に最も重要なのは、感謝の気持ちが伝わる書き方をすることです。

丁寧に気持ちを伝えようと考えれば、封筒への入れ方1つとっても気を付けることができます。思いやりのある気持ちが先方に伝われば、入社後の円満な関係にも結び付きます。内々定先の企業で、これからお世話になるという気持ちを込め、好印象を残してスタートダッシュを切りましょう。

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