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内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

更新日:2020年08月20日

内定通知が届いたら就活終了と共に新しい生活の幕開けです。しかし内定後に提出すべき書類は意外と多く思った以上に忙しく慌ただしくなりがち。書類送付のやり取りは今後の評価にも響くため丁寧に行いたいものです。今回は『内定書類』について送付方法や注意点を紹介します。

返送時の封筒の大きさは?

まず、内定書類を返送する際に適した封筒のサイズを知っておきましょう。基本的には角形2号のものを使います。この角形2号というのはA4サイズを折り曲げずに入るサイズで、返送する内定書類もそのまま入れることが出来るでしょう。

内定書類を折り曲げて返送するということは、ビジネスマナー違反で失礼に値します。そのため、折れ曲がったり汚れているような状態の悪い書類ではマイナスイメージにしかなりません。内定書類を返送する際は、封筒一つでも好印象を得られるように最低限のマナーを守るようにしましょう。

特例として、企業側から送付された内定書類が既に三つ折りになっていた場合は、お礼状など三つ折りにして送付して良い場合があります。しかしあくまでも特例なので、基本的には折跡をつけないように注意しましょう。

色や種類にも注意が必要

封筒には色や種類が様々にありますが、ここで紹介したいのは主に使われる【白封筒】と【茶封筒】についてです。この二つの封筒、実はそれぞれに使い方があって使い分けされていることをご存知でしょうか。

茶封筒というのは、主に書類関係のやり取りに使われることが多く、社内で書類をやり取りする際にも用いられています。一方で白封筒は履歴書やエントリーシートの提出時など、ビジネスを挟まない個人的な書類に使われており、茶封筒とはちがった場面で用いられていることが分かります。

また、社内で書類をやり取りする際は茶封筒で良いですが、取引先とやり取りするような改まった場面においては白封筒を使用します。このように改まった場面で使い分けもされていますが、気を付けたいポイントがあります。

茶封筒or白封筒:使用する際の注意点

茶封筒や白封筒の用途は先述した通りですが、気を付けなければならないポイントがあります。それは【茶封筒の代用は白封筒でも良い・白封筒の代用は茶封筒はNG】ということです。特に改まった場面で使われる白封筒を茶封筒で代用してしまってはビジネスマナーとしても良い印象は持ちません。封筒がないからといって代用できる範囲は決まっているのです。覚えておきましょう。

封筒は角形2号でA4サイズ

いかがでしょうか。内定書類を返送する際の封筒に関しては、白封筒で、A4サイズが入る、下記画像のような角形2号サイズを選びます。封筒一つでも印象が変わることを忘れないようにしましょう。

封筒の書き方は?

封筒の書き方は履歴書送付や応募書類送付の際に記入した方法で書きましょう。封筒の表面に郵便番号、会社の住所、企業名、もし分かるなら部署名まで記入し、担当者がいる場合は担当者名を書きましょう。分からない場合は【採用担当者】や【人事担当】など言い換えても大丈夫です。

また、忘れてはいけないマナーの一つとして会社名や部署名を記載している場合には【御中】担当者名など、名前で終わる場合は【様】をつけるようにしましょう。封筒上であっても呼び捨て状態は失礼に値するので気を付けましょう。

返信用封筒が同封されていた場合

企業から送付されてくる内定通知書の書類の中に合わせて【返信用封筒】が同封されていることがあります。このような場合は返信用封筒をつかって返送するようにしましょう。返信用封筒には住所など予め記載されているため、まず間違える心配なく書類を返送することが可能です。

また、返信用封筒には宛先に【○○○~行】と記載されていることが多いので、二重線を引いたうえで【○○○~御中】または【○○様】と書き直してから返送するように気を付けましょう。

添え状の書き方

添え状の書き方の基本

内定書類が出来上がったら封筒に入れて、さあ終わり!提出しよう!と思った人もいるのではないでしょうか。残念ですが、これではまだ未完成です。内定書類を返送する際は、必ず添え状を同封する必要があります。

添え状には挨拶だけでなく【何の書類が何枚入っているか】を記載しましょう。このように、予め何の書類が入っているか添え状に記載しておくことで送付漏れや確認漏れを防ぐことができるのです。

内定書類だけをそのまま返送するのはビジネスマナーとしても好ましくありません。挨拶もかねてきちんと添え状を同封するように心がけましょう。

同封する書類の順番

添え状が完成したらいよいよ封筒に入れる作業が待っています。この時入れる順番も重要になってきますので、添え状に記載した順番で入れることをします。もちろん添え状が一番手前に来るようにしましょう。その後、添え状に書いてある順に企業側が確認しやすいよう配慮することが大切です。

この時、できれば書類をクリアファイルに入れて同封するとなお好印象が得られます。クリアファイルに入れることで綺麗かつ書類がばらけてしまうことを防ぐ役割を果たすのでです。

お礼状を書く場合

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初回公開日:2017年08月11日

記載されている内容は2017年08月11日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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