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内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

更新日:2020年08月20日

内定通知が届いたら就活終了と共に新しい生活の幕開けです。しかし内定後に提出すべき書類は意外と多く思った以上に忙しく慌ただしくなりがち。書類送付のやり取りは今後の評価にも響くため丁寧に行いたいものです。今回は『内定書類』について送付方法や注意点を紹介します。

上記で添え状について説明しましたが、似たような書類で【お礼状】と言うものがあります。このお礼状は添え状と違って必須ではありませんが、入れておくとより好印象になる場合があります。お礼状を同封することで、マイナスイメージになることはまず考えられないので、同封しても良いでしょう。ここではお礼状について説明していきたいと思います。

お礼状の書き方

お礼状と言うのは、ありがとうという感謝の気持ちを伝えるためのものです。添え状と同じように宛先など記入したら、面接や、今回の内定に対してお礼を述べましょう。もし面接中に助けられたことなど具体的なエピソードがあれば、織り交ぜて書いても良いでしょう。

お礼状の最後は入社後のやる気や抱負を述べて占めることで好印象につながります。

手書きがいい?それともパソコン?

社会人になると、添え状やお礼状はほとんどパソコンで作ることが多く、逆に手書きで作成することは少なくなります。このことから、お礼状は手書きの必要はない、ということが分かります。仮に添え状とお礼状、どちらも同封するのであれば、添え状はパソコンだけど、お礼状は手書きというのもOKです。

お礼状では一番に感謝の気持ちを伝えるようにして、相手にとって気持ちよく受け取ることが出来るよう丁寧に作成するよう心がけましょう。

お礼状は必要に応じて出そう

お礼状というのは添え状と違って必須ではありません。感謝の気持ちを伝えることでより丁寧な書類となる一つの方法だと言えるでしょう。そのため、添え状と一緒に提出しても良いですし、後日お礼状だけ郵送しても良いですし、添え状にお礼を付け足して簡単に済ませても良いでしょう。

このように、お礼状というのはあくまでもおまけ感覚のものなので、自分の気持ちを伝える一つの方法として捉え、臨機応変に対応することをします。

添え状とお礼状を兼ねる方法

このように、添え状は必須であってもお礼状は必須でないことが分かりました。内定書類を送付する際に添え状もお礼状も、となると二重になってしまったりどうもしっくりこない感じがします。

そんな時したい方法が、添え状とお礼状を一緒にしてしまうということです。必須となっている添え状にお礼の言葉を少し足すだけでいいのです。それだけで、相手も二通目を通す手間が省くことができるだけでなく、よりスマートな方法で感謝の気持ちを伝えることができるでしょう。

内定書類が来ない場合の対処法

企業から内定の連絡が来て喜んだのもつかの間、気づいたら内定書類が届かない!なんて緊急事態に焦ることもあるでしょう。内定書類が届かなければ、内定取り消しになった?と疑念すら沸いてしまいます。そんな時、まずはどう対応することが正解なのでしょうか。

内定先へ電話で確認をする

内定の連絡が来たのに内定書類が送られてこない、そんな時は迷わず企業側に連絡を入れるようにしましょう。もちろんメールなどではなく直接電話することが大切です。メールを送信したとしても、返事が来なければ読んだのか読んでいないのか、電話した方がいいのかと二重で疑念が沸いてしまいます。

企業から連絡が遅いのには忙しい、など理由が付きものですがあまりに待っても書類が来ない場合は別の理由があることも考えられます。長期間音沙汰ない場合はこちらから催促の電話を入れるようにしましょう。次で電話をする際の基本的マナーを紹介します。

内定先へ電話確認する際のマナー

連絡内容を紙にまとめておく

電話連絡をする際は、初めに伝えたいことを紙にまとめておきましょう。内定先企業へ電話をするのは緊張するし誰だって上がってしまうものです。だからこそなるべく間違いや連絡漏れを防ぐためにも紙にまとめておくことが大切です。

電話がつながったら~自己紹介をする~

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初回公開日:2017年08月11日

記載されている内容は2017年08月11日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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