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内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

更新日:2020年08月20日

内定通知が届いたら就活終了と共に新しい生活の幕開けです。しかし内定後に提出すべき書類は意外と多く思った以上に忙しく慌ただしくなりがち。書類送付のやり取りは今後の評価にも響くため丁寧に行いたいものです。今回は『内定書類』について送付方法や注意点を紹介します。

書類は折り曲げた後がついていたり、、しわくちゃになってしまってはならないものです。だからこそ丁寧に扱いましょう。出来れば書類はクリアファイルにいれてから封筒にいれると汚れや曲がったりすることを防いでくれます。

送付の際は封筒の表に何が入っているか分かるよう「内定承諾書在中」と記しておきましょう。赤ペンで、分かりやすい場所に記しましょう。履歴書封筒を参考にするとわかりやすいです。

不安なら発送したことをメール連絡しよう

トラブルがあって書類が企業側に届かない!とならないように、もし不安であれば事前に発送したことを企業側に連絡を入れておきましょう。メールで発送した旨を採用担当者に伝えることで、もし配送トラブルがあったとしてもスムーズに対応してもらるはずです。

内定書類の提出が期限に遅れた場合の対処法

内定書類が送付されてきたら、なるべく期日までに余裕をもって提出したいものです。むしろそれがビジネスマナーだと言えるでしょう。しかし、気づいたら提出期限が三日後!など迫ってしまった場合、どのように対応したらよいのでしょうか。

このままシレっと遅れた書類を提出しているようでは内定取り消しにもなりかねません。何の連絡もなしに遅れる、もしくは送付しないというようなことがないようにしましょう。

速達便を利用する

気が付いたら書類の期日が来てしまう!そんなときは速達便で間に合うのかきちんと確認したうえで、間に合うのであれば速達便を利用しましょう。速達扱いにすると通常の書類送付より追加料金が発生するため必ず料金が足りているか確認をすることが大切です。

もしここで料金分の切手が貼られていないと、自分のもとへ書類がもどってしまう、あるいは企業側が追加料金を支払わなければならなくなってしまいます。これではイメージダウンに繋がりかねないので再三チェックするよう心がけましょう。

速達便でも間に合わない場合

速達で郵送したも間に合わない!そんなときは自分の否を認めて潔く企業に電話を入れましょう。ビジネスマナーとして、書類は期日内に提出するものですが、どうしても間に合わないものは仕方がないのでその場合は予め間に合わないことを連絡しておきましょう。

一番に謝罪が必要ですが、書類の提出が間に合わないことやいつまでに郵送できるか詳細を伝えます。期限を超えたとしても原則3日以内がマナーなので必ず間に合わせるよう急いで準備をしましょう。

発行できない書類があって遅れる場合

初めに記載しましたが、中には成績証明書のような取り寄せになるような書類を求められることがあります。期限内に発行が間に合わない、期日を大幅に過ぎてしまう、そのような状況になったら予め内定先に連絡を入れておきましょう。

連絡をいれることで、内定式や入社説明会など別の日程に持参するよう指示が出る場合もあります。指示に従って提出できるように努めましょう。

内定書類提出もビジネスマナーを守ろう

企業から送付される内定書類を手にしたときから、あなたの社会人としての新たな道がスタートしています。提出すべき書類というのはどれも企業にとって、もちろんあなたにとっても重要な書類であって、決してずさんに扱っていいものではありません。

封筒や添え状など書き方、使うもの、細かい部分一つ一つを企業側はチェックしているものです。面倒だからいいや、と思ってしまいがちなことこそマナーの徹底に努めましょう。ビジネスマナーを自然に出来るようになれば、社会人としての自信にも繋がっていくはずです。

企業の一員として踏み出す『第一歩』が明るくなるように、自分自身が学生から社会人への切り替えを意識的に行っていきましょう!

初回公開日:2017年08月11日

記載されている内容は2017年08月11日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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