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内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

更新日:2020年08月20日

内定通知が届いたら就活終了と共に新しい生活の幕開けです。しかし内定後に提出すべき書類は意外と多く思った以上に忙しく慌ただしくなりがち。書類送付のやり取りは今後の評価にも響くため丁寧に行いたいものです。今回は『内定書類』について送付方法や注意点を紹介します。

電話が繋がったら、まずは自分の自己紹介をしましょう。当たり前のことですが、自分がだれであるのか、どんな用があるのか伝えなければ話は進みません。学校名と学部、名前、そして内定者であることを初めに伝えましょう。

電話がつながったら~担当者を呼んでもらう~

自己紹介を軽く終えたら『いつもお世話になっております。』と言いましょう。たとえ内定先であっても、ビジネスマナーの基本として必ず言うようにしましょう。そして、採用担当者である人の部署、そして名前を伝えて電話を取りついでもらいます。

担当者を読んでもらうことが第一ですが、担当者が不在の場合もあるでしょう。そんな時は折り返しご連絡致します、と言われることもありますが、こちらから再度連絡しなければならない場合もあります。その場合は、『何時ごろでしたらご都合よろしいでしょうか?』と予め電話をかける時間帯を確認しておくことでスムーズにいくでしょう。

担当者に変わったら本題に!

採用担当者に無事変わることが出来たら、早速本題について話しましょう。内定書類が届いていないことを伝えたうえで、入社までのスケジュール案内や今後の予定についての連絡はいつ頃来るのか確認をします。確認出来たらお礼を伝えたうえで電話を切りましょう。

内定書類の郵送方法

書類が完成したら、書類が折曲がらないように封筒に入れて郵送しましょう。重要書類と言うのは基本郵便で配送するため、メール便など他の配送方法はあまりできないのが現状です。また、内定書類が企業側から書留で送られてきた場合は、こちらから郵送する際も書留で送り返すようにしましょう。

書留で送付するというのは、企業側の書類に対する考えの表れです。追加料金を気にするのではなく、大切な書類を郵送するという意思をもって企業側に合わせた郵送方法を選ぶようにしましょう。

また、返信期限に間に合わないというような場合は速達便で郵送すると良いです。企業から同封されている返信用封筒も追加料金を支払えば速達便の利用が可能なので書類が遅れることのないように努めましょう。

封の閉じ方

封筒を閉じるときは必ずノリをつかってしっかりと封をしましょう。中にはテープで止める人もいますが、テープやシールなど簡易的な風の仕方は外れたりする可能性があるだけでなく、封筒の使いまわしを疑われることになりかねません。

また、封がきちんとされていると示すためにノリを使用しきっちり閉じるだけでなく、できれば封を閉じた真ん中に『〆』や『緘』というような誰も開封していないということをマークで記すと良いでしょう。

内定書類を郵送する際の注意点

締め切りには余裕をもって配送方法に注意

いつ何時何が起こるかわかりません。重要書類である内定承諾書を返送する場合は、期日までに余裕をもって返送するように心がけましょう。添え状を作成してもなお間に合う、もしくは余裕が持てるほど日程を計算して行動することが大切です。

また、発送方法は普通郵便でなく簡易書留で送付すると手渡し配達ということもあり、企業側に確実に渡るので、安心して郵送することが可能です。

書類を丁寧に扱う・内容が分かるように

書類は折り曲げた後がついていたり、、しわくちゃになってしまってはならないものです。だからこそ丁寧に扱いましょう。出来れば書類はクリアファイルにいれてから封筒にいれると汚れや曲がったりすることを防いでくれます。

送付の際は封筒の表に何が入っているか分かるよう「内定承諾書在中」と記しておきましょう。赤ペンで、分かりやすい場所に記しましょう。履歴書封筒を参考にするとわかりやすいです。

不安なら発送したことをメール連絡しよう

トラブルがあって書類が企業側に届かない!とならないように、もし不安であれば事前に発送したことを企業側に連絡を入れておきましょう。メールで発送した旨を採用担当者に伝えることで、もし配送トラブルがあったとしてもスムーズに対応してもらるはずです。

内定書類の提出が期限に遅れた場合の対処法

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初回公開日:2017年08月11日

記載されている内容は2017年08月11日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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