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2017年12月20日

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

就職活動中に、企業側に内定辞退のメールを送る事は避けては通れません。内定辞退はトラブルも多いので、正しいメールでの伝え方や、いつ迄に内定辞退のメールをすれば良いのか、その期間といったマナーを守り、企業側に失礼のないよう心掛けて、就職活動を成功させましょう。

内定辞退のメールの例文

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

苦しい就職活動の時期を乗り越え、ようやく内定獲得をすると飛び上がるほど嬉しいものです。ですが、就職活動中は 1社だけに応募するわけではありませんし、内定を受け取った企業すべてに入社するというわけにもいきません。

就職活動中は、どうしても企業側に何らかのお断りをするために、メールや電話、または手紙を出さなければいけません。内定辞退の連絡は、企業側にとっても喜ばしいことではありませんので、内定辞退の意志が決まったのであれば、早々に企業側に連絡を取り、その旨をお知らせしなければいけません。

それでは今回は、内定を辞退するメールを企業側に送るために、どういった言葉を選び、いつまでにメールを送ったら良いのかについてお話ししましょう。

就職活動中の正しいメールの送り方と、その他のメールについても併せてお話しします。

内定辞退のメールでは誠意が大事

内定辞退の連絡を、メールで企業側に送るときには、本来であればお手紙を書いて送るか、直接採用担当者の方へ謝罪に伺わなければいけません。また、大勢の応募者の中から選んでいただいたわけですから、メールを送るにしてもお電話でお話しするにしろ、心から誠意をもって謝罪をしなければいけません。

内定辞退のメールを送るにあたって、申し訳なく思うという気持ちは非常に大切なものです。
ですが申し訳なく思うあまり、内定辞退のメールを先延ばしにしてしまってはいけません。

直ぐにメールでお知らせすること

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

就職活動中は、だれしも最も自分が行きたいと望む企業や、やりがいの持てる仕事を選ばなければいけません。また、応募している企業が1社のみ、という方はあまりいらっしゃらないでしょう。

そのため、どうしてもどちらかの企業には内定辞退の旨を伝えるメールを送る必要があります。企業側としては新卒者の人数を決めて人員を確保するべく募集をしているわけですから、誰かが断ると、すぐにまた別の人を募集しなければならなくなります。

内定辞退のメールは、分かった時点ですぐにメール、もしくは電話で、採用担当者の方にご連絡をしましょう。

内定辞退のマナーには

せっかく選んでいただいた企業であっても、ほかに希望の会社があったり、そのほかの事情があった場合には、内定辞退のメールを送らなければいけなくなります。また、結果が出る前に辞退する可能性がありそうだ、という時には、結果が出てしまう前に、早めに採用担当の方にメールか電話で連絡をするようにしましょう。

その際には、いつまでにメールでお返事するということをお伝えしましょう。とはいえ、あまりお待たせするのはマナー違反です。お待ちいただくにしても、せいぜい1週間程度と覚えておいてください。

内定承諾書を出してしまったという場合

内定が決まったら、企業側には内定承諾書、もしくは入社承諾書といった書類を提出することになります。そのあとに内定辞退のメールをしなければならくなくなった場合には、どういった手順を踏んで行えば良いものなのでしょうか。

内定辞退をしなければならなくなったとしても、そのほかの企業にお勤めすることになったとしても、内定辞退をしたその企業と、付き合いのある会社に就職することになる可能性があります。

内定辞退はなるべく避けたいことではありますが、メールをしなかったりそのまま連絡を取らなかったりと、ビジネスマナーを守らなかったことで後々後悔することになるのは避けたいでしょう。言い難いということではあっても、社会人として基本的なルールを守りましょう。

相手に不快感を与えないメールの方法には

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

相手に不快感を与えずに内定辞退のメールをするためには、どうしたら良いのでしょうか。理由はどうであれ、内定辞退の連絡メールをするのであれば 1日も早い方が良いでしょう。その際、どうして辞退するのかということをメールでお話ししなければいけません。

メールで理由お話しするときには、ほかの企業に採用されることが決まった、というのであれば、そのことを正直にお話ししましょう。誠意をもって正直にお話しすることは重要なことですが、「より条件の良い企業を選びたかったから」、というのが理由であれば、そこまで詳細にお話しする必要はありません。

内定辞退の理由を答えるには

どうしても理由についての質問に答えなければならなくなった場合には、「検討してみたのですが」、と一言添えて、あまり具体的な話しはせず、相手の方に失礼にならない程度にお伝えしましょう。また学生だからと言ってそれに甘えてしまってはいけません。1社会人としてしっかりとビジネスマナーを守った対応しましょう。

入社承諾書とは

就職活動を行って内定をいただいたら、たいていの企業では「入社承諾書」という書類を提出することを求められます。この書類は、企業側に入社の意思を示すために提出するものです。

入社承諾書の記入は会社のフォーマットにしたがって記入しましょう。入社承諾書の書き方は、まずご自分のお名前と住所を記入します。また、お名前を記入したら、指定されてある項目があるようであればその場所に、項目がない場合であれば名前の横に押印して下さい。

入社するには保証人が必要

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

必ずというわけではありませんが、入社承諾書には保証人が必要な場合もあります。この場合、同居している家族でもよい場合がありますが、近親者のサインでは認められない場合もありますので、その時は親せきの方にお願いすると良いでしょう。

入社承諾書には法的な効力はありません。とはいえ、一度入社承諾書にサインをしてしまってからお断りをするということは、やはりマナー違反になりますので、内定をいただいて入社承諾書にサインをしてしまったあとで、メールで内定を断るというのであれば、相手の方に心から謝罪する必要があるでしょう。

メールの件名には

内定辞退のメールを送るにあたって、メールの件名にはどういった言葉を書き入れれば良いのでしょうか。就職活動をしていると、数ある企業の中から1社を選ばなければいけません。また、幸運にも何社からも内定を受け取り、希望する企業から内定をいただいたというのであれば、それ以外の企業には内定辞退のメールをしなければなりません。

内定辞退のメールはあなたに限った事ではなく、就職活動を送っている人であればだれもが必ずしなければならないことです。企業としては新卒者やそのほかの応募者を獲得するために、費用や時間、手間をかけているわけですから、内定を断られるということは、決して嬉しい報告ではありません。

だからこそ内定辞退の報告を行うためには、正しいビジネスマナーにのっとって行動を取りましょう。

メールの件名は分かりやすく

内定辞退のメールの件名は、一目見て分かりやすい言葉で書きましょう。これは、内定辞退のメールに限らず、ビジネスメール全般に入れるマナーです。

企業の採用担当の方は、就職活動時期は特に忙しいため、わかりにくい件名のメールは後回しにされてしまいます。そのため、メールの件名は短すぎてもいけませんし、あまり長くても欄内に収まらなくなってしまいます。

内定辞退をすると決めていたのであれば、それ以上相手の方にご迷惑にならないためにも、早くメールを送る必要があります。わかりにくい件名でメールが後回しにされてしまうことがないよう、メールの件名は分かりやすく、内定辞退のお詫びとご連絡といった内容にしておくと良いでしょう。

メールを送る時間は

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

メールで内定辞退のお返事をする場合には、採用担当者宛てにメールを送ります。メールを送る時間帯は、基本的には何時でも構いません。電話の場合にはそういうわけにはいきませんが、メールは送られてきた時にその場で対応するというわけではありません。

ただし、採用担当者の方は就活時期は忙しく、深夜遅くまで会社に残っていらっしゃいますので、メールのお返事がなかなか帰ってこないからと言って、こちら側から催促の電話やメールを送るような真似はしないでください。

深夜にメールを送ることに対して抵抗があるというのであれば、就業時間内にメールを送るか、夜であれば10時ごろまでにメールを送ると良いでしょう。

メールの宛先には

内定辞退のメールは、採用担当の方に送ります。内定辞退のメールの宛て先を書き入れるときには、会社名や役職を間違わないよう注意をしましょう。相手の方のお名前や、会社名を間違えてメールを送るということは大変失礼に当ります。

また、メールの本文を書き入れるときも、大学名やお名前をまず名乗り、感謝の言葉から始めましょう。「確かこんな漢字だった」と感覚で描き入れず、頂いた名刺や、企業のホームページを見て確認してから書き入れましょう。

テンプレートを参考に

内定辞退のメールでは、本文に必ず内定をいただいたことへの感謝を表す言葉を書き添えましょう。メールで内定のお断りをするにあたり、自分の用件だけを述べるのではマナー違反になってしまいます。

せっかくご縁のあった会社でもありますので、選んでいただいたことへの感謝の気持ちを述べてから、辞退するということを伝えましょう。

自分の言葉で伝えること

ビジネスメールのマナーは、丁寧かつ簡潔に文章を書くということです。どういった理由により辞退するのか、といった内容については、メールで詳細に説明する必要はありません。メールの本文を書くポイントには、まず自分を選んでいただいたことへの感謝、辞退することになったこととその理由、入社できないことへの謝罪がきちんと書きいれられているか、といったことに注意をしましょう。

もしも文章に自信がないというのであれば、内定辞退メールのテンプレートを利用になっても構いません。とはいえ、感謝や謝罪の言葉は、自分で考えた言葉を使った方が、相手の方に気持ちが伝わります。

相手の方に失礼にならない言葉を使うことは大切なことではありますが、テンプレートは参考する程度にとどめ、なるべく自分の言葉を使って文書を考えましょう。

内定辞退のメールで謝罪をするには

企業側は費用や時間をかけてあなたを採用していますから、内定辞退のメールをするときにも、マナーを守ってお詫びの言葉を述べましょう。その際には、内定辞退をするということを長々と言い訳するのではなく、一身上の都合といった言葉を使い、簡潔に済ませてしまっても構いません。

相手に必要な情報は、とにかく入社するのかどうか、ということですので、自分の話しを長々とする必要はありません。選考していただくにあたってお手数をかけてしまったということと、それにもかかわらず辞退しなければいけなくなったということについて心をこめて謝罪の言葉を述べましょう。

内定辞退のメールの結びの言葉には

ビジネスメールでは、ご挨拶としての締めの言葉を用います。企業側に内定辞退のメールを送る際の締めの言葉は、企業の更なるご発展をお祈りする言葉を書き入れます。また文章の最後には、自分の名前を署名しておきましょう。

内定辞退のメールは、メールを送る方も受け取る方にとってもネガティブなものです。ですが、就職活動をしていくうえで、内定辞退のメールは避けては通れないものです。今後、社会人として生活していくうえでも、相手に失礼にならないようビジネスマナーを守りましょう。

○○株式会社
人事部○○課
採用担当 ○○様

大変お世話になっております。
先日、貴社より内定のご連絡を賜りました
○○大学の佐藤太郎と申します。

大変心苦しいことですが、内定を辞退させていただきたく、
メールをお送りさせていただきました。

内定を賜った後に、私なりに貴社へ貢献できる事、そして
私が今後希望をする将来の姿について考えた結果です。

○○様、面接でお世話になった皆様方には
誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。
何卒ご了解をいただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら
貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

出典: http://mail-reibun.com/2207/naiteiji/ |

件名 内定辞退のご連絡
◯◯株式会社 人事部◯◯課
採用担当 ◯◯さま

◯◯大学△△学部の就活太郎です。

この度は、採用内定の通知を頂き、誠にありがとうございました。

このような光栄をいただきながら、誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

就職活動に際し、自身の適性をあらためて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳なく、衷心よりお詫び申し上げる次第です。

本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

就職活動を通して、○○様はじめ貴社の採用ご担当の方々に大変お世話になりましたことを心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

出典: http://kenjasyukatsu.com/archives/1097 |

電話で内定辞退をする場合の注意

内定辞退の連絡は、基本的なマナーとしてメールではなく、電話で連絡をするということがビジネスマナーとしては正しい方法です。アポイントを取るためにメールをした後で、電話で内定辞退の連絡をするという方法をとります。

ビジネスシーンでは、メールのみのやり取りは手抜きに見えてしまうため、マナー違反ととらえられてしまいます。そのため内定辞退の連絡をする必要が出た時は、メールで企業に連絡した後に、のちほど改めて電話連絡をしておくことをおすすめします。

本人には、それほど大変な間違いをしたとは思えない場合でも、マナーに厳しい企業では、ほんの少しのミスをしたために、その大学からはもう採用しないという場合も考えられますので、後輩たちのためにも正しいビジネスマナーで企業側に連絡を取りましょう。

内定辞退のメールの意味とは

まず「内定辞退のお詫び」といった件名でメールを送り、大学名や学部名、お名前を書き入れて相手の方が件名を見ただけで、すぐにおおよその内容がわかるよう簡潔に書き入れましょう。

採用担当者の方は、就職活動中の方からのメールの連絡のほかにも、いろいろな内容のメールを日に何十通から何百通と受け取っているので、それに紛れてしまい、まだ内定辞退の連絡を受け取っていない、ということがないよう、わかりやすく書き入れましょう。

メールで内定辞退の連絡をした後に、今度は電話で改めて企業側に謝罪をします。より丁寧な方法としては、電話で連絡をした後に、手紙によっても内定辞退の謝罪の文書を送ります。

電話をする時間帯

電話で内定辞退をする場合には、その時間帯に注意が必要です。内定辞退の連絡を電話でするときの時間帯は、午前10:00から 12:00、午後は、2:00から 5:00の間に電話連絡をして下さい。

たいていの企業は就業時間が 午前9:00から 午後6:00となっています。また、電話連絡が 午後5:00までという企業もあります。就業時間は求人票、または企業のホームページを見て時間を確認し、電話をかけてください。

メールと電話の時間帯の違いは

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

午前9:00から就業開始の企業なのに、なぜ朝一番ではなく1時間ほど待たなければいけないかというと、就業開始してすぐは、採用担当の方も忙しく前日から持ち越しになったお仕事や、また処理されていないメールに対応するのに忙しく、朝は朝礼やミーティングが行われる時間帯のため、遠慮する必要があるためです。

メールの場合では、時間帯を気にする必要がありませんが、お電話の場合には、相手の作業をする手をとめてしまうため、時間帯は配慮する必要があります。

曜日にも注意が必要

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

そのほかに気をつけなければならないことは、土日祝日は企業が休みの場合が多いため、平日にお電話することを心掛けましょう。

また、就職活動中は、採用担当者の方が忙しく、土日でも出社されている場合がありますが、まだ時間に余裕があるという場合には、土日にお電話することは控えましょう。

抱えている仕事が忙しいため、土日に出社しているわけですし、内定辞退の連絡は急ぐ必要はあるものの、ビジネスマナーを守るという意味で、お電話をする際には平日にかけるようにして下さい。

内定辞退でトラブルになりそうな時は

内定辞退は、スムーズに進むことが大切です。ですが、まれに内定辞退の意思を伝えても、あっさり承諾していただけないという企業も中にはあります。しかし、企業側が何を言ってきたとしても、内定前には法的な拘束力はありませんので、こちら側が意思を示して内定辞退とはっきりと伝えれば、企業側はそれに答えるしかありません。

内定辞退で連絡しない場合には

企業側から内定辞退をされては困るとすごまれても、臆することはありません。よほど悪質な企業に限りますが、中には「法に訴える」といった内容の話しをしてくる場合もあります。

その際、脅しに対して承諾してしまうと、そのあと退職するにも面倒なことになってしまいます。内定辞退をすると決めたのであれば、そのことをはっきりと意思を持って伝えましょう。

内定辞退で呼び出された場合には

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

内定辞退をした場合、まれに企業側から呼び出しを受ける場合があります。一体何事かと不安に思われるでしょうが、呼び出される理由として考えられるのは、内定辞退を考え直すよう求められる呼び出しです。

最近では人手不足ということもあり、せっかく採用した方に内定辞退をされてしまうと、また新たに人材を確保しなければならなくなります。そのため、引き止めるという意味で、もう一度入社の意思がないのかどうかを確認するためという理由が考えられます。

ですが、内定辞退をした方を呼び出しても、それだけ時間と人員を割かなければならなくなるわけですし、呼び出して話しをしたとしても、考え直してもらえるとは限りません。ですから、企業側からの呼び出しを受けるということはあまりある事ではありません。

呼び出しに応じるかどうか

企業側からの呼び出しは、メールか電話で連絡が来ます。もしも、連絡が来た場合には、気になるようであれば呼び出しに応じても構いません。ですが内定辞退の意思が固いのであれば、その場で理由を伝え、お断りした方が良いでしょう。

その際には、丁寧に対応するということを心掛け、相手側との関係を悪化させてしまわないよう注意をしましょう。

叱責を覚悟して

特殊な例ではありますが、内定辞退をして呼び出されてしまった場合、企業側から叱責される場合があります。ですが、内定辞退は法に触れる行動ではありません。

何とか入社してもらえないかどうか打診され、まだ迷っているというのであれば、呼び出しに応えても構いませんが、企業側から考え直してもらえないかどうか打診されるということは、あまりある事ではありませんので、わざわざ出向く必要はないでしょう。

もしも、履歴書や書類を返却したいので、といわれたとしても、郵送にしていただくか、「そのまま破棄して下さい」、とお伝えしていけば大丈夫です。

呼び出しに応じる義務はありませんので、それでそのあと、「同じ大学からは採用しない」、と言われたとしても、それは企業側に少し問題があるということですので、それを思い悩む必要はないでしょう。

内定辞退のメールを出すタイミングとは

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

内定辞退はなるべく早く行うことが鉄則です。内定辞退のメールをするタイミングとしては、採用通知をいただいた時、または採用のご連絡をいただいたときです。しかし、この内定辞退をめぐってトラブルになってしまった方もまれにいらっしゃいます。その場合にはどう対処するのが良いのでしょうか。

内定辞退を提出することは違法ではありませんが、内定辞退を提出して、それが受け入れられるのは、2週間前まで、という期間が設けられています。この期間については法で定められたものですので、この期間を過ぎてしまうと、内定辞退をするのが困難になる場合があります。

企業側に配慮するため、という理由もありますが、内定辞退をスムーズに行うためには、内定辞退を決めたのであれば、なるべく早く内定辞退の意思を企業側に伝えましょう。

内定辞退中のトラブルを防ぐ方法

トラブルを防ぐためにも、内定辞退の意思を固めたら、なるべく早く企業側にお知らせするためにも、電話を使って相手の方に連絡をしましょう。

内定辞退の連絡をメールで行っても、メールではすぐに読んでいただけない場合があります。内定を出してしまえば、企業側はすぐに入社の準備を始めてしまいます。企業側に余計な手間をかけないためにも、一刻も早く来連絡する方法として電話を使いましょう。

内定が決定してしまうと、内定辞退が難しくなってしまう場合があります。基本的に内定辞退を提出されたら企業側はそれに応じる義務があります。そのため、内定式後であっても、内定辞退をするということは可能です。

メールの後には必ず電話を

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

内定辞退には、メールで済ますという行動は避けましょう。最近では、メールやSNSでの連絡が当たり前になってきていますので、違和感を感じる方は少ないかもしれませんが、ビジネスメールのマナーでは、書類や連絡をメールのみで済ます、ということはマナー違反になります。内定辞退は急を要しますので、メールではなくなるべく電話を使い連絡をしましょう。

またその際に理由を尋ねられたら、正直にお話しして下さい。就職活動中は、同じ職種の中から入社を希望する企業を探すでしょう。そのため、正直に理由を伝えておかないと、嘘はすぐにバレてしまう可能性が高いです。

嘘をついても、その採用担当者の方と再会することも考えられますし、一緒に仕事をするということになるかもしれません。

内定辞退で裁判になることも

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

内定辞退をしたことで、企業側に呼び出しをされたり、脅しを受ける場合があります。具体的な例としては、「研修費を弁償しろ」と言われてしまうケースもあります。この場合は、もちろん弁償する必要はありません。

トラブルを避けるには、呼び出されてもそれに応じないということや、内定辞退は早めに行うということ、またメールではなく、電話を使って企業側に内定辞退の連絡をするということです。

内定辞退は違法ではないものの、その後入社承諾書や内定承諾書を提出してしまった場合には、それが受理されていない場合もあるということを覚えておきましょう。

ある程度基本的な法律を頭に入れておけば、企業側に訴えると脅された場合でも正しく対処できます。

不用意にサインをしない

トラブルを避けるためには、不用意に書類にサインをしてしまわないということです。就職活動中の方にも、内定辞退をする権利はあります。また企業側にもそれを受理する義務があります。

とはいえ、内定をもらうということは契約になりますので、まだ迷っているのであれば、安易に契約書にサインをしてしてしまわないよう、心掛けましょう。

内定辞退の連絡はいつまで

内定辞退メールをするにはいつまでに遅れば良いのか、メールを送る期限はあるものなのでしょうか。就職活動中は複数の企業から内定をいただく場合があります。

その場合は、どちらか1社に内定を決めなければなりません。その場合には、そのほかの内定をくださった企業にご迷惑や手間をかけないためにも、正しい内定辞退の期限と対応について覚えておきましょう。

内定辞退の猶予期間は

苦しい就職活動の時期を経て内定が決まると、嬉しいことではありますが、その企業が第一志望でなかった場合には、少し頭を悩ませることにもなります。

内定承諾書を書くよう求められている場合に、また第一志望の企業から返事がいただけていない場合、どのように対処したらよいのか分からない、という方も多いでしょう。

第一志望の企業からまだお返事をもらっていない時に、内定をいただいた企業に入社を決めた方がよいのか、お返事を待った方がよいのか悩みますが、その場合は内定をいただいた企業に待っていただくということも可能です。

その場合には、正しい期限を覚えておく必要があります。待っていただける期限を企業に確認する必要もありますが、一般的な猶予期間についても覚えておくと良いでしょう。

承諾書を出してしまったら

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

内定辞退を提出したら、企業側はそれを受け入れなければいけません。とはいえ、承諾書を提出してしまった場合、企業側入社に向けての準備を着々と進めていきます。

新入社員のための研修会や、顔合わせといった懇親会には、数十万もの費用がかかるため、承諾書を提出してしまったあとで、内定辞退を申し出た場合では、損害賠償を請求することも考えられます。

また、あなたの大学からは採用しないといわれてしまう可能性もあり、それなりのリスクがあるということを頭に入れて行動しましょう。

入社ができなくなるリスクとは

内定後、承諾書を書いてからの内定辞退には、2週間という期間が必要です。入社まで2週間の期間があるというのであれば、何も問題はありませんが、その期間を過ぎてしまうと、受理されるまで2週間という時間がかかりますので、2週間が過ぎるまで、就職活動や他社に入社することができなくなってしまいます。

内定辞退のメールや電話をしにくい気持ちはわかりますが、連絡を先延ばしにしても企業に迷惑がかかったり、その後の就職活動に支障をきたすことになりますので、なるべく早い対処が必要です。

内定が決まってからの企業の行動

企業側は内定を出してしまうと、研修の準備や懇親会のほか、人事の調整といった入社にあたっての準備を始めます。そこで誰かが内定辞退をすると、それらをすべてやり直す必要が出てきます。ですが、内定自体の連絡が早ければ、それだけその手間を省くことができます。

またそれらの準備を始める前に、新たに採用人数を確保することが可能ですので、企業側にとってもリスクが最小限にすむわけです。

内定辞退の連絡をするのが気まずい、という方は多くいらっしゃいますが、企業側としては、そんな気遣いよりも、早く内定辞退の連絡をしてくれた方が重要だと考えています。

期限を守ること

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

2週間という期限は、雇用契約をしてからの解約通知、または内定辞退をしてから2週間という時間がかかるということです。

そのため2週間を切ってしまうと、四月一日からそのほかの企業に入社しようとしても、二重契約となってしまい、入社ができなくなる恐れがありますので、この2週間という期限は必ず守るようにして下さい。

承諾書は内容の確認を

もしも内定承諾書の提出を求められた場合、その内容にきちんと目を通しておく必要があります。内定承諾書の中に、そのほかの企業に入社したり、内定辞退をしないという約束をさせられる場合があります。

内定承諾書の中にそういった記載があった場合には、損害賠償を求められることもあります。正し、内定辞退は就職活動を行っているすべての方に与えられている権利でもありますので、企業側が訴えたとしても、損害賠償を払うようなことにはならないでしょう。

ただし、内定承諾後に内定辞退をすると呼び出しをしたり、厳しいことを言われたりする場合もあるということを覚悟しておきましょう。そうならないためにも内定辞退はなるべく早く行うことが大切です。

メールだけで済ませても良いかについて

就職活動中の方の質問の中によく見られるのが、内定辞退の連絡をメールだけでしても良いのかということです。結果からお話しすると、内定辞退の連絡をメールだけで済ませてしまうのは大変失礼に当ります。

内定辞退をすること自体は悪いことではありませんが、企業側は時間と労力をかけ真剣に審査したうえであなたを選んだわけですので、こちら側としても丁寧な応対をする必要があります。

一生懸命選んだにもかかわらずメールだけであっさりと断られたのでは、向こう側もがっかりしてしまうことでしょう。

メールで済ますことのリスク

内定辞退の連絡をメールだけで済ますのは、相手にとって失礼になるばかりではなく、トラブルになることも考えられます。例えば、内定自体の連絡をメールで行ったとしても、相手先に確実に届いているかどうかがわかりません。

後からになって内定辞退のメールを受け取っていないということになれば、すでに入社のための準備を進めていたり、その時になって入社する気持ちがないとお伝えしても、手続きまでに時間がかかる場合があります。

極端な話しをすれば、メールというのはどんな格好でも打つことが可能です。メールは直接相手に伺ったりお話しをしたりする手間を省いているわけですから、手抜きと思われてしまう恐れもあります。

内定辞退の連絡は、アポイントを取るための手段として用い、後で必ずお電話で内定辞退の意思を伝えましょう。

内定辞退のメールの返信の書き方

内定辞退の連絡は基本的にはメールではなく電話によって連絡をします。電話で直接話すことによって、謝罪の気持ちや申し訳ない気持ちを伝えたいという誠意が伝わるので、相手の気持ちもやわらぎトラブルを防ぐこともできます。

また、内定辞退の連絡をする方法は、急いで連絡をする必要があり、電話では採用担当者の方が席を外していたり、手を離せない場合が考えられますので、まず始めにメールで内定辞退の連絡をしておきます。

内定辞退の連絡には、わかりやすい件名と、自分の大学名や学部名、名前を書き入れた後、文章の始めに、まず内定をしていただいたことに対する感謝の言葉を書き添えましょう。そのあとに内定辞退をすることになったということと、内定辞退をすることに対してお詫びの言葉を書き入れます。

メールだけでも問題のない場合

先に企業側に連絡をしていた場合には、そのあとで内定辞退のメールを送ってもマナー違反にはなりません。内定辞退をする企業がIT企業といった場合には、メールのみで連絡をするという場合も多く、そういった場合には、内定辞退の連絡をメールのみで行っても構いません。

内定辞退のメールも、きちんとビジネスマナーを守り、送る必要があります。ビジネスメールにおけるマナーは、件名を見ただけで、「ある程度内容がわかるということ」が重要です。

また、「いきなり用件から話し始めず、文章の書き出しには挨拶やお礼から始める」ということ、「誤字脱字がないことと正しい敬語を使うこと」、「締めの挨拶には、企業の発展を願う言葉を書き添えるということ」、「これらを書き終えた後に署名をするということ」です。

また内定辞退の理由は、失礼にならない程度に具体的に描きましょう。就職活動をしてどこかの企業にお勤めする以上、安易な嘘は相手方にバレてしまう可能性が高いです。

内定辞退の理由は正直に書くよう心掛けましょう。採用者の方が、時間や費用、労力をかけて内定を出しているので、内定辞退をすることに対するお詫びと、誠意をこめて書きましょう。

内定辞退の理由のメールでの書き方

内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

内定辞退の理由は、正直に企業側にお伝えしなければなりません。ですが、企業側とのトラブルは極力避ける必要があります。内定辞退の理由について誤った伝え方としては、「病気になったため」、または「実家に帰ることになったため」と嘘をつくことです。

嘘をついても、結局ほかの企業に勤めた場合には、嘘がバレてしまう可能性が高いので、理由は正直に話して、相手に不快感を与えない方法でお伝えしましょう。

企業側としても内定辞退をされた経験が全くないということはありませんので、下手な嘘をつくよりも、正直にお話しした方が企業側に納得してもらえます。

よくある内定辞退をする理由には、職種が自分とは合わなかったということです。これは企業側に落ち度があるわけではありませんので、相手に不快感を与えることもなく、トラブルになる心配も少ないでしょう。

適性がないと話す

そのほかとしては、自分に適性がなかったという理由も多くあります。これもまた企業側に落ち度があるわけではなく、自分自身の問題ですので企業側に納得してもらえます。

これらは、一般的に良くつかわれている理由ではありますが、自分のケースに合うのであれば構いませんが、理由は正直にお伝えしましょう。とはいえ、正直に話し過ぎると相手に不快感を与えないとも限りません。それでは相手に失礼になる理由とはどういったものがあげられるでしょうか。

例えば、「もっと条件のいい企業に勤めたいから」、または「第一志望だった企業に入社することになったため」、といった、企業側に責任がある言い方は失礼ですので、たとえそれが本当の理由であったとしても、相手側の責任にする言い方は控えましょう。

内定の返事は良く検討してから

ほかにも応募している企業があり、その返事を待っている場合には、内定を受け取ったからと言って安易に返事をせず、少しお返事を待ってもらった方がよいでしょう。企業になっていただける期間は通常1週間程度、遅くとも 2週間程度となっております。

もう少し検討させてほしいといった理由を伝え、よく考えてから返事をすることをおすすめします。この場合、ほかの企業からの返事を待っている、といった理由をお伝えするのは相手にとって失礼です。

第一志望の企業から良いご返事がくるとは限りませんので、くれぐれも相手に不快感を与え内定を取り消されてしまうことにならないよう配慮して下さい。

内定を受託してから内定辞退をする場合、基本的には入社日の前であれば事態をしても構いません。その場合、2週間の期間がかかりますので、そのことを念頭に入れておきましょう。

転職される方の場合の注意

転職される方の場合でも、新卒者の場合と内定辞退の方法は変わりません。内定を出すということは、あなたに入社してほしいという気持ちで内定をお出ししていただいたのですから、こちら側も誠意をもって対応しましょう。内定辞退の連絡は、企業側に迷惑にならないように、なるべく急ぐ必要があります。

電話をかける時の注意

マナーの上でも電話で内定の意思を伝えましょう。メールの場合は時間を気にする必要はありませんが、採用担当者の方にお電話する場合は、就業時間内に電話をかけてください。

大抵の企業では、午前9:00から 午後6:00までの間が大体の就業時間です。電話朝一番にかけるのではなく、就業開始時間が 午前9:00であれば、その1時間後の 午前10:00に電話をしましょう。

また、昼食時間は電話はしないよう心がけましょう。就業開始してすぐは前日の仕事を持ち越していたり、採用担当者の方も忙しい時間帯ですので、朝一番の電話は控えましょう。また採用担当者の方に限らず、就職活動中は特に企業側が忙しく動いている期間ですので、お昼休みは避けてご連絡しましょう。

理由を聞かれた場合には

まれに、なぜ内定辞退をするのかという理由を聞かれ、会社に来ていただくよう連絡がくる場合があります。この場合は、直接会社側に伺ったとしてもその意思が変わらないのであれば来社する必要はありません。を電話で連絡が来た場合には、その時にはっきりとお断りしましょう。

他社に入社する場合には

面接事態をする場合に、他社のことについて聞かれる場合がありますが、その場合の質問に答える必要がありません。そこで正直にお返事をしたとしても、他社に影響を与えることはありませんので、答えたくないのであればお返事をしなくても構いません。

どうして他社のことについて質問されるのかというと、どちらの企業に人気があるのかを知りたいということが考えられます。内定辞退は穏便に、スムーズに行った方が良いため、他社についてや自分のことに対して必要以上の情報を企業にお伝えする必要はありません。

お答えすることで、トラブルに巻き込まれる場合もありますので、内定辞退をすべて滞りなく終わらせるまで注意しておきましょう。

公務員の場合の内定辞退の方法は

内定辞退書は、内定のご連絡を受けた後に、内定辞退をする場合に企業側に提出する書類のことです。内定辞退書や内定辞退届は、一般企業の場合でも公務員の場合でも届け出を出す必要があります。どうせ入社しないのだから関係ない、という気持ちで適当に済ませてしまわず、きちんと書類という形にして企業側に提出しましょう。

内定辞退という行動は、仕方がないとは言え失礼なことをするわけですから、失礼にならない行動をするのは社会人としての常識だということを心得ておきましょう。

内定辞退書や内定辞退届は、お手紙で手書きにより提出します。改まった場合では、メールといった手段は使わず、きちんと文書でのやりとりをすることが基本です。

また、文章をパソコンで入力する方も多くいらっしゃいますが、内定辞退書や内定辞退届はきちんと手書きで書き入れ提出して下さい。内定辞退書や内定辞退届を書く用紙は、白い無地の便せんを選び郵送します。

留年した場合はどうするか

内定を受け取った後、留年が決まってしまうというケースがあります。留年してしまうと、卒業できないということになりますので、当然就職することは不可能になります。そういった場合にはどういった対処するべきなのでしょうか。

もしも留年してしまった場合は、内定をもらった企業に就職することは絶対に不可能なものなのでしょうか。留年が決定してしまった場合には、企業側に卒業まで待ってもらえないものかどうか聞いてみるのも一つの方法です。

企業に問い合わせてみよう

大変な就職期間を経て、ようやく決まった就職先でもありますし、企業側としても来てもらいたいと望んで内定を出した人材でもありますので、卒業するまで待って頂けないか問い合わせてみましょう。

場合によっては卒業までなっていただける場合もあります。可能性がないというわけではありませんので、できうる限りの行動はできる限りやってみてもよいでしょう。

そのほか、大学側に留年をどうにか出来ないものかどうかを問い合わせる方法もあります。大学側としても何らかの救済措置を考えている場合がありますので、留年が決定したからと言って諦めてしまわず、何か方法がないか相談してみましょう。

留年した場合の方法には

内定をいただいた場合に留年が決まってしまった場合には、大学を中退するという方法もあります。胸を張っておすすめできる方法ではありませんが、どうしてもその企業に就職したいと願うのであればそういった方法もあるということでお話ししましょう。

あなたがどうしても必要な人材で、ぜひとも入社して頂きたいと考える企業もないとは言えません。条件が変わったとしても入社を認めてくれる企業もありますので、企業側に事情を話しし、相談してみると良いでしょう。

ただしその場合、求人の条件と合わなくなってしまいます。企業側が大卒という条件で応募している場合に、大学を中退した状態で入社を希望すると商圏が食い違ってしまいます。その場合は、企業側が入社を承諾したとしても、条件が変わってしまう場合もあります。

内定取り消しになる危険性

留年してしまった場合には、そこで諦めてしまわず、できる限りのことはしてみましょう。内定が取り消しになってしまうのか、もし大学を中退すれば入社させていただけるのかどうか問い合わせしてみましょう。

どうしても入社したいという気持ちを伝えれば、企業側からどうすれば良いかお話ししていただける場合もあります。内定が決まったからと言って、必ず内定をいただいた企業に入社できるわけではないということを覚えておきましょう。

厳しい就職活動を経ても、学業がおろそかになっていることで、内定取り消しになってしまう危険があるということを忘れずに行動して下さい。

給与が理由の場合の内定辞退には

入社を決めた後に提示された給与の金額が、思いのほか少なかったという場合も少なからずあります。給与が生活をしていくうえで大切なものですので、給与に拘るということが悪いことではありません。ですが給与に不満があった場合は、どのように内定辞退を進めれば良いのでしょうか。

例えば転職された方の場合、新卒者と同じ給与では生活していけない、という場合があります。また、ご自分の評価が「この程度であったのか」、とショックを受ける場合もあるでしょう。

就業条件は納得のうえで

新たに調整する職種であった場合には、それが新卒と同じ給与であっても仕方のないことではありますが、すでに経験をしている職種に転職されたという場合には、不満があるのも当然です。

ただし、キャリアを必要とする職種の場合には、即戦力となる人材が必要となるため、未経験であった場合ある程度給与が下がってしまうということは覚悟しておきましょう。また、キャリアのある方の場合でも、初めは新卒者と同じ経路でスタートしても、実績を残せば給与がアップするという場合も多くあります。

また、前にお勤めをされていた企業と比較し、給与よりも職場環境の方を重視するというのであれば、より良い人間関係の中で仕事をされた方が実績を残せるでしょう。

そうすることでも給与がアップする可能性もあります。生活に必要な金額を計算し、最も自分の求めている環境に適した職場に決めると良いでしょう。

内定辞退を行う上で大切なこと

就職活動中は、多くの企業とかかわりを持たなければなりません。社会人として、自社に限らず他社の人たちとも良好な人間関係を築く必要があります。

そのため内定辞退をする場合にも、相手の方に失礼にならないよう気を配りながら行動しましょう。大切なのは感謝の気持ちと社債の気持ちを込め、誠意ある行動をとるということです。

誰しも希望の会社に入社できるにこしたことはないのですから、内定辞退をすることに必要以上に申し訳なく思うことはありませんが、トラブルを避けるためにもビジネスマナーを心得た行動を取りましょう。

ビジネスマナーで大切なのは、連絡やあいさつです。内定自体の連絡をするにあたっても、選んでくれたという感謝の気持ちと内定辞退をして申し訳ないという謝罪の言葉、といったメールや電話を使っての連絡を必ず行ってください。

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