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内定辞退のメールの例文|件名/宛先/テンプレ/結び・注意点

更新日:2020年08月20日

就職活動中に、企業側に内定辞退のメールを送る事は避けては通れません。内定辞退はトラブルも多いので、正しいメールでの伝え方や、いつ迄に内定辞退のメールをすれば良いのか、その期間といったマナーを守り、企業側に失礼のないよう心掛けて、就職活動を成功させましょう。

内定辞退のメールの例文

苦しい就職活動の時期を乗り越え、ようやく内定獲得をすると飛び上がるほど嬉しいものです。ですが、就職活動中は 1社だけに応募するわけではありませんし、内定を受け取った企業すべてに入社するというわけにもいきません。

就職活動中は、どうしても企業側に何らかのお断りをするために、メールや電話、または手紙を出さなければいけません。内定辞退の連絡は、企業側にとっても喜ばしいことではありませんので、内定辞退の意志が決まったのであれば、早々に企業側に連絡を取り、その旨をお知らせしなければいけません。

それでは今回は、内定を辞退するメールを企業側に送るために、どういった言葉を選び、いつまでにメールを送ったら良いのかについてお話ししましょう。

就職活動中の正しいメールの送り方と、その他のメールについても併せてお話しします。

内定辞退のメールでは誠意が大事

内定辞退の連絡を、メールで企業側に送るときには、本来であればお手紙を書いて送るか、直接採用担当者の方へ謝罪に伺わなければいけません。また、大勢の応募者の中から選んでいただいたわけですから、メールを送るにしてもお電話でお話しするにしろ、心から誠意をもって謝罪をしなければいけません。

内定辞退のメールを送るにあたって、申し訳なく思うという気持ちは非常に大切なものです。
ですが申し訳なく思うあまり、内定辞退のメールを先延ばしにしてしまってはいけません。

直ぐにメールでお知らせすること

就職活動中は、だれしも最も自分が行きたいと望む企業や、やりがいの持てる仕事を選ばなければいけません。また、応募している企業が1社のみ、という方はあまりいらっしゃらないでしょう。

そのため、どうしてもどちらかの企業には内定辞退の旨を伝えるメールを送る必要があります。企業側としては新卒者の人数を決めて人員を確保するべく募集をしているわけですから、誰かが断ると、すぐにまた別の人を募集しなければならなくなります。

内定辞退のメールは、分かった時点ですぐにメール、もしくは電話で、採用担当者の方にご連絡をしましょう。

内定辞退のマナーには

せっかく選んでいただいた企業であっても、ほかに希望の会社があったり、そのほかの事情があった場合には、内定辞退のメールを送らなければいけなくなります。また、結果が出る前に辞退する可能性がありそうだ、という時には、結果が出てしまう前に、早めに採用担当の方にメールか電話で連絡をするようにしましょう。

その際には、いつまでにメールでお返事するということをお伝えしましょう。とはいえ、あまりお待たせするのはマナー違反です。お待ちいただくにしても、せいぜい1週間程度と覚えておいてください。

内定承諾書を出してしまったという場合

内定が決まったら、企業側には内定承諾書、もしくは入社承諾書といった書類を提出することになります。そのあとに内定辞退のメールをしなければならくなくなった場合には、どういった手順を踏んで行えば良いものなのでしょうか。

内定辞退をしなければならなくなったとしても、そのほかの企業にお勤めすることになったとしても、内定辞退をしたその企業と、付き合いのある会社に就職することになる可能性があります。

内定辞退はなるべく避けたいことではありますが、メールをしなかったりそのまま連絡を取らなかったりと、ビジネスマナーを守らなかったことで後々後悔することになるのは避けたいでしょう。言い難いということではあっても、社会人として基本的なルールを守りましょう。

相手に不快感を与えないメールの方法には

相手に不快感を与えずに内定辞退のメールをするためには、どうしたら良いのでしょうか。理由はどうであれ、内定辞退の連絡メールをするのであれば 1日も早い方が良いでしょう。その際、どうして辞退するのかということをメールでお話ししなければいけません。

メールで理由お話しするときには、ほかの企業に採用されることが決まった、というのであれば、そのことを正直にお話ししましょう。誠意をもって正直にお話しすることは重要なことですが、「より条件の良い企業を選びたかったから」、というのが理由であれば、そこまで詳細にお話しする必要はありません。

内定辞退の理由を答えるには

どうしても理由についての質問に答えなければならなくなった場合には、「検討してみたのですが」、と一言添えて、あまり具体的な話しはせず、相手の方に失礼にならない程度にお伝えしましょう。また学生だからと言ってそれに甘えてしまってはいけません。1社会人としてしっかりとビジネスマナーを守った対応しましょう。

入社承諾書とは

就職活動を行って内定をいただいたら、たいていの企業では「入社承諾書」という書類を提出することを求められます。この書類は、企業側に入社の意思を示すために提出するものです。

入社承諾書の記入は会社のフォーマットにしたがって記入しましょう。入社承諾書の書き方は、まずご自分のお名前と住所を記入します。また、お名前を記入したら、指定されてある項目があるようであればその場所に、項目がない場合であれば名前の横に押印して下さい。

入社するには保証人が必要

必ずというわけではありませんが、入社承諾書には保証人が必要な場合もあります。この場合、同居している家族でもよい場合がありますが、近親者のサインでは認められない場合もありますので、その時は親せきの方にお願いすると良いでしょう。

入社承諾書には法的な効力はありません。とはいえ、一度入社承諾書にサインをしてしまってからお断りをするということは、やはりマナー違反になりますので、内定をいただいて入社承諾書にサインをしてしまったあとで、メールで内定を断るというのであれば、相手の方に心から謝罪する必要があるでしょう。

メールの件名には

内定辞退のメールを送るにあたって、メールの件名にはどういった言葉を書き入れれば良いのでしょうか。就職活動をしていると、数ある企業の中から1社を選ばなければいけません。また、幸運にも何社からも内定を受け取り、希望する企業から内定をいただいたというのであれば、それ以外の企業には内定辞退のメールをしなければなりません。

内定辞退のメールはあなたに限った事ではなく、就職活動を送っている人であればだれもが必ずしなければならないことです。企業としては新卒者やそのほかの応募者を獲得するために、費用や時間、手間をかけているわけですから、内定を断られるということは、決して嬉しい報告ではありません。

だからこそ内定辞退の報告を行うためには、正しいビジネスマナーにのっとって行動を取りましょう。

初回公開日:2017年12月20日

記載されている内容は2017年12月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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