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内定辞退の手紙の例文|封筒/便箋・手紙の送り方|折り方/入れ方

更新日:2020年08月20日

内定辞退を手紙でしたことはありますか?内定をもらったからといって、必ずしもその企業に就職するとは限らず、内定辞退を申し出る場合もあります。内定辞退は申し出る場合はマナーが重要ですので、正しい手紙の書き方などを知っておきましょう。

内定辞退の手紙の例文は?

就活は企業から内定をもらうのが目的であり、企業への就職を目指して取り組みます。選考で合格をすれば内定をもらうことができ、企業へ就職できる資格を手にすることができますが、必ずしもその企業に就職するとは限りません。

内定をもらっても内定辞退をする場合はありますし、内定辞退をするなら企業にその旨を伝えなければなりません。内定辞退の方法はさまざまありますが、なのは手紙で辞退を申し出ることです。

手紙での内定辞退であれば企業に対しての誠実さも伝わりますし、マイナスの印象を与えずに内定辞退を伝えることができます。内定辞退をする場合でも好印象を与えておくに越したことはありませんし、手紙の例文を参考にしながら、内定辞退の手紙を作成していきましょう。

封筒

内定辞退の手紙を企業に届けるためには封筒が必要であり、封筒の書き方にも注意しなければなりません。封筒は表面には送り先となる企業の住所や宛名を記入し、裏面には自身の名前や住所などを記載していきます。

裏面についてはなくても企業に手紙を届けることはできますが、記入しておくのがマナーですので忘れずに記入するようにしましょう。表面は企業の住所などを間違えてしまうと、内定辞退の手紙が届かなくなってしまいますので、注意しなければなりません。

企業に正しく届けるためにも住所は何度も確認し、宛名についても確認しておきましょう。宛名も最終的な送り先によって御中となるのか、様となるのか敬称が違いますので、それも間違えないように注意しておきましょう。

便箋

便箋で内定辞退の手紙を書く場合の例文は以下になります。

「拝啓 時下貴社ますますご清栄のことと心からお慶び申し上げます。この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。大変光栄なお話しではございますが、一身上の都合により辞退させて頂きたいと考え、お便りを差し上げました。ご期待に沿えず大変申し訳ございません。末筆ではございますが、貴社益々のご活躍をお祈り申し上げます。 敬具」

内定辞退の手紙では最初の挨拶と締めの挨拶が必要ですので、忘れないようにつけなければなりません。基本的には手紙の形式で書いていきますし、これらがなければマナー違反となってしまいます。書き出しは前略と書く場合もありますが、内定辞退の場合は拝啓のみですので、間違えないようにしましょう。

内定辞退の手紙の送り方は?

内定辞退の手紙を作成すれば、それを企業に送らなければなりません。手紙を送る際にはさまざまな送り方がありますし、それぞれでマナーもありますので注意が必要です。内定辞退の手紙が上手に書けていたとしても、送り方のマナーが間違っていれば印象が悪くなってしまいますし、送り方を間違えてしまうと、最悪の場合企業に手紙が届かなくなってしまいます。

内定辞退の手紙を送ったつもりで企業に届いていないと、企業から返事はどうなっているのかと連絡がきますし、企業にも迷惑がかかってしまいます。企業に失礼にならないようにマナーを守るのはもちろん、内定辞退の手紙を企業に確実に届けるためにも、正しい送り方について理解しておきましょう。

折り方

内定辞退の手紙は作成すれば封筒に入れておくりますので、封筒に入れるためには手紙を折らなければなりません。単に封筒に入ればいいわけではなく、折り方にもさまざまなマナーがありますので、注意しなければなりません。

内定辞退の手紙の折り方は基本的には三つ折か四つ折りになります。封筒のサイズに合わせて折り方を変えるようにしましょう。手紙を折るときには、折り目が曲がってしまわないように注意しなければなりません。

折り目が曲がってしまうと雑な印象を与えてしまいますし、企業への誠意が足りないと判断されてしまう可能性があります。折り目が曲がった適当な手紙を出してしまうと企業にも失礼ですし、折り目が曲がらないように、真っすぐ丁寧に折るようにしましょう。

入れ方

内定辞退の手紙は綺麗に折れれば、封筒に入れますが封筒に入れる際の入れ方にも注意が必要です。手紙を無造作に入れてしまうのはマナー違反ですので当然NGです。無造作に入れてしまうと、せっかく綺麗に折っても封筒の中で手紙がぐちゃぐちゃになってしまう可能性がありますし、それでは見栄えも悪く企業に対しても失礼になります。

封筒に入れる際には中で手紙が折れたり、曲がったりしないように充分に気をつけ、丁寧に入れなければなりません。また手紙を入れる向きにも注意が必要で、表面に合わせて手紙も表向きに入れるようにしましょう。手紙が裏向きになっていたり、逆さのまま入れられていると印象がよくありませんので、向きについてもしっかりと確認してからいれるようにしましょう。

切手

内定辞退の手紙を封筒に入れれば、封をして切手を貼ってポストに投函します。切手にも注意が必要であり、料金分を間違いなく貼っておかなければなりません。料金不足では企業のもとに届きませんし、仮に届いた場合でも不足分の料金を企業に支払わせることになってしまいます。

企業に対して失礼になるだけではなく、負担をかけて迷惑にもなりますので、切手の料金はしっかりと確認しておかなければなりません。また使用する封筒のサイズや重さによって料金は違ってきますので、その都度料金を確認しておくことが大切です。

切手の料金が不安であれば、郵便局の窓口を利用しましょう。窓口でお願いすれば料金分の切手を正しく貼ってくれますし、その場でお金を払えば封筒を送ることができます。

速達

内定辞退の手紙を封筒に入れて、必要な料金分の切手も貼れば、いよいよポストに投函となりますが、通常の郵送方法ではなく速達で送った方がいい場合もあることを覚えておきましょう。内定辞退は失礼なことではありますが、絶対にNGというわけではなく、マナーさえ守っていれば問題ない場合もあります。

しかし内定辞退は素早く伝えることが大切であり、内定辞退の連絡が遅くなければなるほど企業に迷惑をかけてしまいます。企業に迷惑をかければ印象が悪いですし、手紙で丁寧に内定辞退の旨を申し出てもマイナスの印象を与えてしまう場合もあります。

内定辞退を決めるまでに時間がかかってしまい、企業を待たせている場合は素早く速達で送ることも考えておきましょう。

郵送

内定辞退の手紙は速達でも郵送することができますが、基本的には普通郵便で問題ありません。速達は緊急時に使用するものであり、単純に期限に間に合わせる場合のみに使用します。速達で素早く届いたから好印象になるということもありませんし、普通郵便で送ったからといってマイナスの印象になるわけでもありません。

基本的には普通郵便を使用し、提出期限ぎりぎりになる場合のみ速達を使用するようにしましょう。また速達であればぎりぎり間に合う場合でも、遅くなってしまう場合はその旨を企業に伝えておくのがマナーです。速達でも必ずしも間に合うとは限りませんし、場合によっては期限を過ぎてしまうこともありますので、遅くなったら企業に一報を入れておくようにしましょう。

内定辞退の手紙の書き方や注意点は?

内定辞退の手紙は辞退の旨がしっかりと伝わるように書く必要がありますが、それだけではなくさまざまな点に注意しなければなりません。内定辞退の手紙は書き方もさまざまですし、守らなければいけないマナーもたくさんあります。

内容がしっかり記入されていても、マナーが守れていなければ印象が悪くなりますし、企業に対しても失礼になってしまいます。正しい書き方や注意点を守って、企業に失礼にならない内定辞退の手紙を作成していきましょう。

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初回公開日:2018年02月07日

記載されている内容は2018年02月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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