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内定辞退の手紙の例文|封筒/便箋・手紙の送り方|折り方/入れ方

更新日:2020年08月20日

内定辞退を手紙でしたことはありますか?内定をもらったからといって、必ずしもその企業に就職するとは限らず、内定辞退を申し出る場合もあります。内定辞退は申し出る場合はマナーが重要ですので、正しい手紙の書き方などを知っておきましょう。

内定辞退の手紙の書き方としては横書きが挙げられます。横書きで書く場合は数字の書き方に注意が必要です。横書きの場合は数字は基本的には算用数字になりますので、漢数字で記入してしまうと間違いになってしまいます。担当者によっては注意深く見ている場合もありますので、細かな点ですがマイナスの印象を与えてしまう可能性がある以上注意しておきましょう。

また基本的には算用数字を用いて記入しますが、地名や固有名詞などに漢数字が含まれている場合はこの限りではありません。その場合は従来の表記に従って記入していきますので、漢数字で問題ありません。漢数字と算用数字の使い分けが必要ですので、数字が出てくる場合は充分に注意しましょう。

縦書き

内定辞退の手紙を縦書きにする場合は、数字の表記は漢数字になります。基本的には漢数字で記入になりますし、算用数字が出てくることもあまりありませんので、間違いを減らすのであれば、縦書きがです。

また手紙を縦書きで書いた場合は、封筒も基本的には縦書きで書くようにしましょう。それぞれがバラバラになっていると統一感がなく、見栄えが悪くなってしまいますので、場合によってはマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。細かい点まで注意することが大切ですので、手紙が縦書きなら封筒も縦書き、手紙が横書きなら封筒も横書きで記入するようにしましょう。

宛名

内定辞退の手紙を書く場合には宛名にも注意が必要であり、誰宛てに出すのかを考えなければなりません。お世話になった人がいる場合はその人に向けて書くのが一般的ですし、最終面接を担当した面接官の名前がわかるのであれば、その人に出す場合もあります。

しかし面接官が複数人いたり、それぞれ名前がわからない場合などは注意が必要であり、その場合は基本的には人事部など、部署宛てに出すようにしましょう。個人宛てにしてしまうと、誰に出して、誰に出していないなど差が出てしまい、印象が悪くなってしまう可能性が高いです。

誰宛てに出すべきかを迷った場合は、失礼にならないように人事部宛て、あるいは採用担当チーム宛てなどグループに対して内定辞退の手紙を出すようにしましょう。

季語

内定辞退の手紙の場合は拝啓の後に時候の挨拶を入れて書き出さなければなりません。いきなり本題から入るのは失礼ですし、マナー違反になってしまいますので注意しましょう。時候の挨拶は季語を意識したものである必要があり、手紙を書く時期によって使用するフレーズが変わります。

基本的には「○○の候」というのが時候の挨拶になり、何月に手紙を書くかによって○○の部分が違ってきます。1月であれば新春の候、初春の候、2月であれば春寒の候、晩冬の候など月によって変えなければなりませんし、同じ月でも上旬、中旬、下旬によって使用すべきものが違ってきます。

時候の挨拶は時期によって変える必要がありますが、「時下」であれば年間をとおして使用できますので、迷った場合はこれを使用しましょう。

お詫び

内定辞退の手紙では辞退の旨がしっかりと伝わることが大切ですが、それだけではなく内定を辞退することに対しての謝罪の気持ちを伝えることも大切です。内定をもらうということは大変なことですし、企業としても内定を出すまでにさまざまなコストがかかっています。

また内定がもらえるということは、それだけ企業に評価してもらっているということです。せっかく評価してもらっているにも関わらず、それを辞退し、期待を裏切ることになってしまいますので、丁寧にお詫びの気持ちを伝えていきましょう。

お詫びの言葉は一度で終わらせるのではなく、何度も繰り返し伝えることが大切です。手紙では繰り返しお詫びの言葉を述べ、丁寧に謝罪の気持ちを伝えていきましょう。

内定辞退の手紙は手書きで書くべき?

内定辞退をするためには、内定辞退の手紙を作成して企業に提出する必要がありますが、手紙の作成方法としては手書き以外にはパソコン作成が考えられます。就活中はいろいろと忙しいですし、手書きをしている暇がない場合もあります。

手紙を手書きするには時間がかかりますし、間違えれば一から書き直さなければならないなど手間もかかります。しかしパソコン作成であれば、素早く作成することができますし、手間もかかりません。

手書きで作成することで手間はかかる分、企業への誠実さなどをアピールすることができますが、手間をかけるのが面倒に感じてしまう人は多いです。内定辞退の手紙は、必ずしも手書きで書かなければならないのでしょうか。

手書きの方が好印象

結論から言えば、内定辞退の手紙は必ずしも手書きで書く必要はありませんし、パソコン作成でも構いません。パソコン作成であってもしっかりとマナーを守って作成していればマイナスの印象を与えることはありませんし、企業に対して失礼になることもありません。

パソコン作成なら素早く手紙も作成できますし、その方が便利に感じる人も多いですが、最も気持ちが伝わり、好印象なのは手書きで作成した場合です。パソコン作成でも問題はありませんが、事務的に感じてしまう場合もありますし、熱意や誠実さなどが伝わりづらい場合もあります。

手書きであれば誠実さは充分にアピールできますし、少しでも好印象を与えたいなら手書きの手紙がです。

内定辞退は手紙以外では不可?

内定辞退の方法としては手紙を企業に送ることが挙げられますが、これ以外の方法では辞退することはできないのかと考える人は多いです。手紙を手書きで作成するのは時間がかかりますし、パソコンで作成する場合でも時間がかかってしまうことは多いです。

また手紙の場合は郵送の時間なども考えて早めに作成しておかなければなりませんし、作成が遅れてしまうと、速達などを使用しなければならず余計にコストがかかってしまいます。手紙にすることで誠実さはアピールできるものの、辞退の旨を申し出るまでに面倒なことは多いですし、手紙以外で内定辞退を申し出ることはできないのでしょうか。

電話やメールなど

内定辞退は手紙だけではなく、電話やメールなどでもすることができます。これらの方法であれば素早く辞退の旨を伝えることができますし、余計な手間もかけずに辞退の旨を申し出ることができます。

手紙で辞退する場合は郵送の時間もかかりますし、企業に連絡がつくまで数日かかってしまいますが、電話やメールなどであれば瞬時に内定辞退を伝えることができますし、時間がない場合などにです。

また内定辞退は早めに申し出ることが大切ですし、素早く連絡しておかないと企業に迷惑がかかってしまうこともあります。まずは電話やメールなどで辞退の旨を素早く伝え、その後に手紙で丁寧に謝罪するという方法もありますので、組み合わせて好印象を与えることもできます。

内定辞退の手紙はマナーを守って作成しよう

内定辞退の手紙の書き方や送り方などを紹介しましたが、内定辞退の旨は丁寧に伝えることが大切です。

マナーを守らずに連絡してしまうと、企業に対して失礼ですし、印象も悪くなってしまいます。内定を辞退したからといって、企業との関係が完全に切れるわけではありませんし、これまで評価してもらい、お世話になった企業の気持ちに応えるためにも、誠実な対応を心がけることが大切です。

内定辞退はマナーを守って行うことで企業に迷惑をかけずに済みますし、失礼にもなりません。正しいマナーを身に付けて、上手に辞退の旨を伝えていきましょう。

初回公開日:2018年02月07日

記載されている内容は2018年02月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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