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内定辞退の電話の例文|転職/一身上の都合/他社・注意点

更新日:2020年08月20日

複数企業から内定をもらっても、選べるのは一社のみです。もし内定辞退をしたい場合には電話で連絡しましょう。しかし、理由をどうしたら良いのか、いつまでに連絡すれば良いのかなど、わからないことも多いでしょう。この記事では内定辞退の電話連絡の例文などを紹介します。

本命ではない企業から内定をもらったら

最終面接も終わり一安心しているのもつかの間、複数企業の試験を受けた人には各企業から結果の連絡のラッシュになり、返答に追われることになるでしょう。

そんな中、就職活動では複数の企業から内定をもらえる場合があります。その中には第二希望以下の企業も含まれてしまうこともあるでしょう。しかし、複数の企業から内定をもらっても選べるのは一社のみです。今後の人生にも関わる選択ですので、慎重に選ぶことが重要です。

とはいえ、本命の企業を選びたいのが一般的な考えでしょう。もし本命の企業以外から内定をもらったら保留にすることもできますし、内定を受諾したあとでも内定辞退をすることも可能です。できる限り自分の希望の企業に就職できるよう、事を進めていきましょう。

内定を保留にしてもらいたいときは?

もし本命の企業よりも先に他の企業から内定をもらった場合には、保留にする旨を伝えましょう。しかし、「保留にしてください」だけでは理由を聞かれる場合もあります。

その際は、「第一希望の企業の結果待ちだから」とストレートな理由を伝えると、企業によっては気分を損ねてしまう場合もあるでしょう。また、入社意欲が低いと見なされ、内定取り消しになる要因にもなりかねないため、理由は慎重に述べましょう。

内定の保留をお願いする場合の理由は、ストレートではなく少し濁しても問題ないとされています。企業側は内定者であっても就職活動でさまざまな企業と面接しているとことは重々承知しているため、保留の理由をそこまで追求しないでしょう。

そのため、理由は「家族の許可を取りたい」「家族に相談してから決めたい」などとするのが無難です。ただし、内定の保留の期限は1週間を目安に考えましょう。

必要以上に返事を伸ばすことは最悪の場合、内定取り消しにされる事態を招きかねません。どんなに長くても2週間までとも言われますが、できるだけ早く返事を伝えましょう。

内定を保留にしてもいたい場合の電話の例文

内定を保留にしてもらいたい場合の電話の例文は以下のようになります。「家族の意見を聞きたい」という意味合いの理由が無難ですが、就職活動の過程で他社も検討している旨を伝えている場合には「他社の結果により判断したい」という理由でも良いでしょう。

「内定ありがとうございます。御社に入社したいと考えておりますが、家族にも相談し、同意を得たうえで最終的なお返事をさせていただきたいと思っております。お待たせして恐縮ですが、数日お時間をいただけますでしょうか。」

「内定を頂きまして誠にありがとうございます。 早速入社承諾のお返事をすべきところではございますが、他社の結果が出てから判断したいと思っております。大変恐縮ですが、○月○日まで返事をお待ちいただくことは可能でしょうか。」

「他社の選考結果がまだ頂いていないところがあり、すみませんが◯月◯日まで入社承諾書の提出を待って頂けないでしょうか?」

内定受諾書の提出後でも内定辞退できる?

内定は受諾したあとでも内定辞退することができます。その期限は、法的には入社日の前までであれば可能とされています。

企業によっては「内定受諾書」や「入社受諾書」などの提出を求められる場合もありますが、これらの書面には法的な拘束力はありません。したがって、内定辞退は書類提出後であっても可能となります。

しかし、内定辞退によって企業に多大な迷惑をかけてしまうことになります。企業側は内定の連絡後、内定者の受け入れ準備を進めます。入社後すぐに仕事が始められるよう資料を作ったり、席や備品を用意したりするでしょう。

内定辞退をするとこのような企業側の準備が全て無駄になってしまうことを自覚し、謝罪の意を示さなくてはなりません。また、「入社日前だからもう少し様子を見たい」などの軽率な理由でぎりぎりになって内定辞退の電話をすることは避けましょう。

このように迷惑がかからないようにできるだけ早く判断し、速やかに電話で報告しましょう。相手に迷惑をかけないことは社会人として最低限のマナーです。

内定辞退の連絡手段は?

内定辞退の連絡は、電話で伝えるのが常識とされています。その理由は、企業にとっては内定辞退は緊急度の高い内容だからです。手紙やメールなどでは読むまでに時間がかかったり、相手に伝わったかを確認できないという理由もあります。

また、手紙やメールだけで済ませてしまっては、企業からすると「誠意がない」などと思われ、印象が良くないでしょう。内定辞退はどのような理由があっても気詰まりしてしまい、「できるだけ電話せずに伝えたい」「電話でうまく言えなかったらどうしよう」などと思う気持ちは誰しもあるでしょう。

しかし、内定辞退の意思を迅速に伝え、誠意を見せるには電話での連絡が適しています。勇気を出して電話をかけましょう。

内定辞退の理由は?

内定辞退の意思が固まったら、電話で「内定を辞退する」ことと「迷惑をかけたことへの謝罪」の意を伝えます。しかし、電話のやり取りの中で理由を聞かれることがあるでしょう。

内定辞退の理由は、「他社からの内定を受けることにした」「条件に不満がある」など人によってさまざまでしょう。これを全て正直に言うことは相手に失礼になることもあるため、できるだけ相手に不快感を与えない理由や言い方を用いましょう。

例えば、「御社の良くないニュースを見たので」「良くない噂を聞いたので」などのマイナスイメージの理由は避けます。「御社にも惹かれましたが、検討の結果他社を選びました」など、プラスイメージの言葉を使うと良いでしょう。

また、内定辞退の電話では理由を明確にしないことが無難です。「勝手ながら辞退させていただきます」という内容だけを伝え、詳しく理由を聞かれた場合に「他社を選んだ」「条件が合わない」などの返答をすると良いでしょう。

内定辞退の理由を正直に伝える大切さ

内定辞退の理由を相手の企業に伝える際は、企業にとってマイナスの理由でなければ正直に伝えることが大切です。例えば、「母の介護をしなければならなくなった」「自分の健康に問題ができてしまった」「実家の家業を継ぐことにした」などと嘘の理由を言うことは避けましょう。

もしこれが本当ならば問題ありませんが、嘘の場合は細かいことを電話で問い詰められたときに相手に感づかれてしまうでしょう。相手に不快な思いをさせてしまうだけなので嘘の理由は言わず、「他の会社に決めた」「条件が合わなかった」など、相手の企業に失礼のない言い方で伝えましょう。

企業側は今後も多くの就職活動者を採用することになるでしょう。内定辞退の理由を聞き出すことで今後の採用活動の参考とする場合もあります。また、内定辞退の理由は正直に伝えたほうが誠意も伝わり、自分自身もすっきりとした気持ちになれるでしょう。このような理由から、内定辞退の理由は正直に伝えることをします。

理由別での内定辞退の電話の例文

複数の企業から内定をもらった場合は内定辞退の電話をしなくてはなりません。内定辞退の理由はさまざまなパターンが考えられますが、上記で説明したように正直に伝えることが大切です。ここでは、電話で内定辞退を伝える際の理由別の例文を紹介します。ポイントをおさえてスムーズに伝えられるようにしましょう。

他社の内定を受ける場合の内定辞退の電話の例文

留年する場合の内定辞退の電話の例文

せっかく内定をもらえたのに単位が足りずに留年することになってしまうケースもあります。留年が決定したらすぐに内定辞退の連絡をする必要があります。企業の担当者に直接会って相談すれば、企業によっては単位が取れるまで待ってくれる場合もあります。話し合いによっては来年度の新卒者と一緒に入社できるなどの待遇処置をしてくれる可能性もあります。

しかし、連絡なしで会いに行くことはしないのがマナーです。まずは電話で内定辞退を申し入れましょう。内定辞退を伝える場合は企業の代表番号ではなく担当者にかけましょう。電話での例文は次のようになります。

「せっかくの内定をいただけたのですが、誠に勝手ながら内定辞退をさせていただくことにしました。私事で大変恐縮なのですが、今年度卒業予定のはずですが、単位の修得がままならず留年する運びとなってしまいました。恥ずかしい限りではございますが、留年により内定辞退を決意いたしました。ご期待に沿えず大変申し訳ありません。面接などでも非常に暖かく接していただき、お世話になったにも関わらずこのような結果になってしまい、本当に申し訳ありません。」

妊娠した場合の内定辞退の電話の例文

妊娠が発覚した場合にはやむを得なく内定辞退をしなくてはならない場合があります。妊娠初期なら働ける環境を用意してくれる企業もありあすが、ゆくゆくは休業することは目に見えていて会社・企業に迷惑がかかることになりかねません。

また、体調不良を考えて勤務に自信がない場合にも内定辞退をしなくてはならないでしょう。妊娠という喜びとともにせっかく掴んだ仕事のチャンスを辞退しなくてはならない状況は複雑な思いがあるでしょう。しかし、自分の意志をきちんと固めて伝えることが大切です。

妊娠が発覚し、内定辞退をすると決めたら速やかに電話で連絡をしましょう。悩んで先延ばしにしてしまうと、企業側はさまざまな準備を進めているため迷惑がかかります。妊娠のために内定辞退を申し入れる場合の電話での例文は次のようになります。

「お話ししにくいことではありますが、この度、妊娠○ヵ月ということがわかりました。今後の体調面で勤務や通勤に自信がありませんので、会社にご迷惑をおかけすることを考えると、残念ですが内定を辞退させていただきたいと思っております。入社前の方が良いと判断いたしました。せっかく、内定をいただきましたのに、大変申し訳ございません。」

「御社の内定をいただきまして喜んでおりましたところ、急に妊娠○週であると診断されました。悩みに悩みましたが、大事をとって、残念ではございますが内定を辞退させていただくことでご了承をいただきたく思っております。本当に申し訳なさでいっぱいです。申し訳ございません。」

初回公開日:2017年11月17日

記載されている内容は2017年11月17日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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