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内定辞退の電話の例文|転職/一身上の都合/他社・注意点

更新日:2020年08月20日

複数企業から内定をもらっても、選べるのは一社のみです。もし内定辞退をしたい場合には電話で連絡しましょう。しかし、理由をどうしたら良いのか、いつまでに連絡すれば良いのかなど、わからないことも多いでしょう。この記事では内定辞退の電話連絡の例文などを紹介します。

内定辞退の電話のかけ方の例文

先に理由についての例文を紹介しましたが、ここでは電話をかけてから切るまでの全体の例文を紹介します。会話の中で順序が前後することもありますが、一般的な順を追って説明します。また、電話で伝える際の言葉のポイントや注意点も説明しますので参考にしてください。

1.電話をかけたら名前を名乗り、担当者につないでもらいます。

「私、(◯◯大学の)◯◯◯◯と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、採用担当の◯◯様をお願いできますでしょうか?」

大学に所属している場合は大学名とフルネームを伝えるところがポイントです。仕事中に電話をかけたことにお詫びをする言葉も述べます。

2.担当者にも名前を名乗り、相手が電話に対応できるかを確認しましょう。

「私、(◯◯大学の)◯◯◯◯と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか?」

いきなり本題に入るのは失礼です。まずは電話に対応できるか確認をしましょう。

3.要件を話します。

「先日は内定のご連絡をいただき、心より感謝しております。せっかく内定をいただきながら、大変恐縮ですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。」

まずは内定をもらったことに感謝の意を述べ、内定を辞退したい旨を伝えましょう。長い前置きをせずに、結論から述べることがポイントです。

4.理由を尋ねられたら簡潔に説明しましょう。

「御社と並行して選考が進んでいた会社に内定をいただきました。御社にも大変魅力を感じており、非常に迷ったのですが、慎重に検討した結果、他社に入社することを決断いたしました。」

内定辞退の理由は高い確率で聞かれるでしょう。電話をかける前に理由をきちんと整理しておくことが必要です。なお、辞退理由を聞かれない場合は、自分から言う必要はありません。

5.電話をかけている企業が第一希望と伝えていた場合にはその理由も説明します。

「御社が第一希望ではございました。ですが、内定後に○○社における職種の説明を受け、私のやりたかった仕事に一番近いと思い、このような決断となりました。大変申し訳ございません。」

第一希望と伝えていた事実を認め、なぜ他社の内定を受けたのかを簡潔に説明しましょう。ただし、内定辞退をする企業にマイナスイメージとなる内容は避け前向きな理由を述べます。他社の職種内容の説明を聞き、「適性に一番近いと感じた」もしくは「私のやりたかったことに近いと感じた」とすると角が立たないでしょう。

6.電話での連絡をお詫びし、直接謝罪をする姿勢を見せましょう。

「まずは取り急ぎお電話でと思いまして、ご連絡いたしました。申し訳ありません。すぐにお詫びに伺いたいと思います。」

電話だけでの連絡は企業によっては受け入れられない場合もあります。直接お詫びに行きたいということを伝えましょう。対面での謝罪を要求されることはほぼないと言われますが、「直接理由を伺いたい」などと言われたら素直に応じましょう。

7.来社を断られた場合は最後の挨拶をして電話を切ります。

「御心遣いありがとうございます。このような形となり、大変ご迷惑をおかけしました。それでは失礼いたします。」

最後にあらためてお詫びの言葉を述べましょう。また、相手が電話を切ってから静かに電話を切るのがマナーです。最後まで気を抜かないことがポイントです。

「一身上の都合」は電話では使えない

「一身上の都合により」という言葉を聞いたことがあるでしょう。これは、退職届や辞表でよく使われる言葉です。この言葉は文面でしか使われない言葉なので、内定辞退の電話では使用しません。

「一身上の都合」を電話での言い方に置き換えると、「個人的な事情」などとなります。具体的な言い方ではありませんが、電話で内定辞退を伝える際にはこのような「個人的な事情」を理由にすることは一般的です。そのあとさらに理由を聞かれた場合には相手企業をけなさず、角の立たない理由を述べると良いでしょう。

もしも会社に呼ばれたら?

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初回公開日:2017年11月17日

記載されている内容は2017年11月17日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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