内定辞退の理由の例文｜転職/家庭の事情/給与・伝える方法
内定辞退は誠実に
内定辞退はいつまでに連絡するか
なるべく早い段階で、会社の人事担当者に内定辞退の連絡をしましょう。第1志望からの内定待ち、複数の会社を比べてから決めたいなど、それぞれの事情はあるでしょう。ですが、会社側は内定を出した時点で、受け入れ準備を進めています。事務用品、パソコン、名刺や制服など、個人のために必要な物品を購入することもあるでしょう。早めに内定辞退の連絡をいれ、謝罪の気持ちと誠意を示しましょう。
辞退理由は伝えなくても良いか
内定辞退の理由は、絶対に伝えなければならないものではありません。人事担当者から理由を聞かれなければ、伝えなくて大丈夫です。しかし、たいていの場合、かなり高い確率で「どうして内定辞退をするのか」と聞かれます。その際は、誠実に理由を伝えましょう。
内定辞退の連絡方法と注意点
電話をかけるのがベスト
「確実に伝えたいことは電話で」はビジネスの基本マナーです。内定辞退と理由は、電話で伝えるのが一番良いでしょう。手紙やメールでは、相手が読まない可能性があります。また「内定を辞退します」と一方的な意思表示になりかねません。
その点、電話は声に感情を含ませることができます。迷惑をかけた、お詫びしたいという気持ちを、きちんと相手に伝えられます。また、電話の場合、人事担当者と直接会話できますので、相手がどのように感じているかを把握しながら対応できます。「面接と言っていたことが違うけれど、内定辞退とはどういうことだ」と相手が怒った場合でも、感情に寄り添うことが可能です。
ただし手紙やメールと違い、人事担当者から質問攻めにあったり、引き止められたりします。また脅しのような対応にあったりすることがあります。そのような場合にも、毅然とした態度で内定辞退の意思は変わらない旨を伝えましょう。
気まずい場合はメールで
電話だとどうしても気まずい場合は、メールで連絡を取りましょう。内定辞退の理由を長々と記載すると、言い訳になりかねません。お詫びの言葉、辞退すること、その理由を簡潔に書きます。一方的な内容にならないよう注意しましょう。
電話にプラスして手紙を送る
誠実さを伝えるには「電話＋手紙」が一番有効な手段です。特に丁寧にお詫びする必要がある、親類・知人の紹介で内定した、内定承諾書を提出しているなどの場合に内定辞退をするなら「電話＋手紙」にしましょう。
手紙だけで内定辞退の意思表示をするのはおすすめしません。人事担当者のもとには、多くの応募書類や採用活動に関する書類が届きます。郵送は人事担当者に読まれないリスクが高く、トラブルの原因になります。
パソコンで文面を作成して、プリントアウトしたものだと、冷たい印象になるので注意しましょう。修正液もNGです。「誠意が見られない」「修正液で直せばいいやと軽く見られている」などの理由から、人事担当者の怒りを買いかねません。白地の便せんに手書きをして、誠意を伝えましょう。
内定辞退の連絡方法や理由別の例文
電話、メール、手紙ごとに、内定辞退の基本の例文を紹介します。理由部分は、理由ごとの例文を紹介しますので、それぞれの状況に応じて変更してください。
基本の例文1 電話
私、御社から内定をいただいております○○○○と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、人事部採用担当課の△△様をお願いできますでしょうか？
【point】フルネームで名乗りましょう。
（担当者に変わったら）
私、御社から内定をいただいております○○○○と申します。△△様、お忙しいところ恐縮ですが、お時間よろしいでしょうか？
【point】相手が電話対応できる状況か確認しましょう。
先日は内定のご通知をいただき、ありがとうございました。せっかく内定を頂いたにもかかわらず、身勝手なお願いで大変申し訳ないのですが、本日は、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
【point】内定をもらった感謝と要件を簡潔に述べましょう。
（人事担当者）そうですか。残念ですが、意思は固いのでしょうか。よろしければ、辞退理由をお聞かせ願えませんか。
他の会社に内定をいただき、今後を左右することですので最後まで悩んだのですが、自身の適性と照らし合わせ、その会社とのご縁を感じ、辞退を決断いたしました。
【point】辞退理由は聞かれる可能性が高いです。
（人事担当者）大変残念ですが、仕方ありません。
本来ならば、直接お伺うかがいして、きちんとお詫び申し上げるべきですが、取り急ぎお電話でご連絡いたしました。本当に、申し訳ありません。
【point】訪問ではなく電話で連絡になったことを、謝罪しましょう。
基本の例文2 メール
【point】
・内定辞退がわかる件名をつける
・内定に対する感謝を述べる
・内定辞退する旨と、理由を簡潔に述べる
・採用活動に時間を割いてくれたことに感謝を述べる
・会社の発展を願う文言を添える
例文
株式会社○○
人事部
△△様
大変お世話になっております。○○○○です。
この度は内定をいただき、誠にありがとうございました。
内定通知をいただきましたこと、心より感謝しておりますが、誠に勝手ではありますが、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
就職活動を通し、自身の適性と向き合う中で、他社とのご縁を感じました。
大変心苦しいのですが、他社への入社を決意いたしました。
△△様をはじめ、多くの方にお時間を割いていただきましたこと、心より感謝しております。このようなご連絡になってしまい、誠に申し訳ございませんでした。
本来ならば、直接お伺うかがいして、きちんとお詫び申し上げるべきですが、メールでのご連絡となりますこと、ご容赦ください。
最後になりますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
氏名○○○○
電話番号
e-mail
住所
基本の例文3 手紙
【point】
・内定辞退の電話とセットで手紙を送る
・必ず手書きで
・修正液は使わない
・白地の便せんに書く
・内容が1枚で収まった場合は、白紙の便箋を重ねて二枚にする（手紙のマナーです）
例文
拝啓 ○○の候、貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度は、貴社の採用内定を頂戴し、本当にありがとうございました。
先日、お電話でご連絡差し上げた通り、内定辞退の連絡となりましたこと、大変申し訳ございません。
貴社の皆様には、お忙しいところ、選考にお時間を割いていただいたにも関わらず、このような結果になりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
平成○○年○月○日
氏名○○○○
理由ごとの例文
他社から内定をもらった
【その１】職種・業種が理由の場合
貴社と並行して選考が進んでいた○○業界の会社から（○○職で）内定をいただきました。自身の適性、将来を再度考えた結果、○○業界（○○職）の仕事に挑戦してみたいと感じ、他社へ入社する結論に至りました。
【その2】適性が理由の場合
貴社の内定をいただいた後、自身の適性・長所をもう一度考えたところ、他の会社とのご縁を感じ、辞退を決断いたしました。
家庭の事情
家族と相談いたしましたところ、家族から地元企業への就職を強く希望されました。御社での仕事のやりがいと家族の希望との間で、非常に悩んだのですが、大変勝手ながら辞退させていただくことを決断いたしました。
給与や待遇への不満
給与が安い、他社のほうが待遇が良いなどの理由で辞退を考えたることもあるでしょう。しかし、それを理由にするのはNGです。他社と比べて○○だから、と給与・待遇について述べることは、その会社を批判するも同じです。角が立つ結果になってしまいます。「一身上の都合」など、別の理由に変えましょう。
病気になった
就業が困難な状況（病気・怪我など理由を述べる）になってしまい、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。貴社から採用内定をいただき、今後の仕事への思いややる気が高まっていただけに、このような結果となりましたこと、大変心苦しく感じております。
一身上の都合
誠に身勝手ではありますが、一身上の都合により、内定を辞退させて頂きたくご連絡いたしました。多大なご迷惑をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。
内定辞退の理由を伝える上で気をつけたいポイント
嘘の理由はNG
「他社から内定をもらった」「実は第一希望の会社ではなかった」などの理由で内定辞退を考えることもあるでしょう。その際、気まずさから、もっともらしく聞こえる理由を探し、その嘘の理由で内定辞退をしようとしていませんか。
嘘の理由を使って内定辞退をすることはおすすめしません。人事担当者から質問攻めにあったときに、ボロが出てしまうこともあり得るからです。万が一、内定辞退の理由が嘘であるとばれた場合、信用できな人物というレッテルをはられてしまいます。
将来的に、内定辞退した会社が、取引先になる可能性も十分考えられます。その際に「あの人は嘘つきだから、担当を変えてほしい」ということもあり得ますし、取引そのものがなくなってしまうこともあるでしょう。
何よりも、嘘をつくという行為そのものが、非常に不誠実です。会社が内定を出すということは、その人物が信用・信頼できると感じたからであることを忘れずに、誠心誠意対応しましょう。
「連絡しない」は不誠実
連絡なしでの内定辞退は、絶対にやってはいけません。言い出すのが気まずいから、別に入社しないからなどの理由は、ビジネスでは通用しません。
内定を出すまでに、募集に関する資料作成、面接のスケジューリングなどに会社側の労力が割かれています。感謝と謝罪の気持ちを伝えることは、最低限のルールです。気まずいと思ったとしても、調整する力、交渉する力を磨く好機ととらえ、きちんと内定辞退の連絡をしましょう。
「ご縁」を大切にした対応を
内定辞退を正しい方法で行い、必要に応じてきちんと理由をのべることは、最低限のビジネスマナーです。また、社会人として、誠実な対応が求めらています。採用活動にかかわった人々への感謝の気持ちを忘れずに、謝罪の気持ちを伝えましょう。
長い人生です。就職活動を通してつながった縁が、どこでまた交わるかは誰にもわかりません。数年後、ビジネスパートナーになることもあります。その際に「不誠実な人」ではなく「信頼できる人」と思われるようなやり方で、内定辞退をしましょう。