内定辞退の理由の例文｜転職/家庭の事情/給与・伝える方法

内定辞退は誠実に

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内定辞退はいつまでに連絡するか

なるべく早い段階で、会社の人事担当者に内定辞退の連絡をしましょう。第1志望からの内定待ち、複数の会社を比べてから決めたいなど、それぞれの事情はあるでしょう。ですが、会社側は内定を出した時点で、受け入れ準備を進めています。事務用品、パソコン、名刺や制服など、個人のために必要な物品を購入することもあるでしょう。早めに内定辞退の連絡をいれ、謝罪の気持ちと誠意を示しましょう。

辞退理由は伝えなくても良いか

内定辞退の理由は、絶対に伝えなければならないものではありません。人事担当者から理由を聞かれなければ、伝えなくて大丈夫です。しかし、たいていの場合、かなり高い確率で「どうして内定辞退をするのか」と聞かれます。その際は、誠実に理由を伝えましょう。

内定辞退の連絡方法と注意点

電話をかけるのがベスト

「確実に伝えたいことは電話で」はビジネスの基本マナーです。内定辞退と理由は、電話で伝えるのが一番良いでしょう。手紙やメールでは、相手が読まない可能性があります。また「内定を辞退します」と一方的な意思表示になりかねません。

その点、電話は声に感情を含ませることができます。迷惑をかけた、お詫びしたいという気持ちを、きちんと相手に伝えられます。また、電話の場合、人事担当者と直接会話できますので、相手がどのように感じているかを把握しながら対応できます。「面接と言っていたことが違うけれど、内定辞退とはどういうことだ」と相手が怒った場合でも、感情に寄り添うことが可能です。

ただし手紙やメールと違い、人事担当者から質問攻めにあったり、引き止められたりします。また脅しのような対応にあったりすることがあります。そのような場合にも、毅然とした態度で内定辞退の意思は変わらない旨を伝えましょう。

気まずい場合はメールで

電話だとどうしても気まずい場合は、メールで連絡を取りましょう。内定辞退の理由を長々と記載すると、言い訳になりかねません。お詫びの言葉、辞退すること、その理由を簡潔に書きます。一方的な内容にならないよう注意しましょう。

電話にプラスして手紙を送る

誠実さを伝えるには「電話＋手紙」が一番有効な手段です。特に丁寧にお詫びする必要がある、親類・知人の紹介で内定した、内定承諾書を提出しているなどの場合に内定辞退をするなら「電話＋手紙」にしましょう。

手紙だけで内定辞退の意思表示をするのはしません。人事担当者のもとには、多くの応募書類や採用活動に関する書類が届きます。郵送は人事担当者に読まれないリスクが高く、トラブルの原因になります。

パソコンで文面を作成して、プリントアウトしたものだと、冷たい印象になるので注意しましょう。修正液もNGです。「誠意が見られない」「修正液で直せばいいやと軽く見られている」などの理由から、人事担当者の怒りを買いかねません。白地の便せんに手書きをして、誠意を伝えましょう。

内定辞退の連絡方法や理由別の例文

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電話、メール、手紙ごとに、内定辞退の基本の例文を紹介します。理由部分は、理由ごとの例文を紹介しますので、それぞれの状況に応じて変更してください。

基本の例文1 電話

私、御社から内定をいただいております○○○○と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、人事部採用担当課の△△様をお願いできますでしょうか？
【point】フルネームで名乗りましょう。

（担当者に変わったら）
私、御社から内定をいただいております○○○○と申します。△△様、お忙しいところ恐縮ですが、お時間よろしいでしょうか？
【point】相手が電話対応できる状況か確認しましょう。

先日は内定のご通知をいただき、ありがとうございました。せっかく内定を頂いたにもかかわらず、身勝手なお願いで大変申し訳ないのですが、本日は、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
【point】内定をもらった感謝と要件を簡潔に述べましょう。

（人事担当者）そうですか。残念ですが、意思は固いのでしょうか。よろしければ、辞退理由をお聞かせ願えませんか。

他の会社に内定をいただき、今後を左右することですので最後まで悩んだのですが、自身の適性と照らし合わせ、その会社とのご縁を感じ、辞退を決断いたしました。
【point】辞退理由は聞かれる可能性が高いです。

（人事担当者）大変残念ですが、仕方ありません。

本来ならば、直接お伺うかがいして、きちんとお詫び申し上げるべきですが、取り急ぎお電話でご連絡いたしました。本当に、申し訳ありません。
【point】訪問ではなく電話で連絡になったことを、謝罪しましょう。

基本の例文2 メール

【point】

・内定辞退がわかる件名をつける
・内定に対する感謝を述べる
・内定辞退する旨と、理由を簡潔に述べる
・採用活動に時間を割いてくれたことに感謝を述べる
・会社の発展を願う文言を添える

例文

株式会社○○　
人事部
△△様

大変お世話になっております。○○○○です。
この度は内定をいただき、誠にありがとうございました。

内定通知をいただきましたこと、心より感謝しておりますが、誠に勝手ではありますが、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

就職活動を通し、自身の適性と向き合う中で、他社とのご縁を感じました。
大変心苦しいのですが、他社への入社を決意いたしました。

△△様をはじめ、多くの方にお時間を割いていただきましたこと、心より感謝しております。このようなご連絡になってしまい、誠に申し訳ございませんでした。

本来ならば、直接お伺うかがいして、きちんとお詫び申し上げるべきですが、メールでのご連絡となりますこと、ご容赦ください。

最後になりますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

氏名○○○○
電話番号
e-mail
住所

基本の例文3 手紙

【point】