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2017年11月25日

内定承諾書提出後の電話や手紙での辞退方法・辞退理由の例文

合格するかどうかわからない入社試験ですから、複数の企業を受けておきたいところ。そこで本命の選考が遅れた際には押さえの企業に内定承諾書を提出することになります。本命の企業から内定を貰ったら、抑えの企業への入社は辞退して良いのでしょうか。

内定承諾書提出後の辞退は可能か

内定承諾書提出後の電話や手紙での辞退方法・辞退理由の例文

結論から言うと、内定承諾書を提出した後であっても辞退は可能です。内定承諾書が提出されてから入社まで、内定者は入社予定者という立場になります。この時点では雇用が開始されていないので、入社希望を取り下げることで内定を解消することができます。例えば、単位が足りなくて卒業できない状況に陥った際には、内定承諾書が提出されていたとしても、内定を取り消す必要があります。

とはいえ、内定承諾書の提出から受け入れ準備を開始する企業側には、大きな迷惑がかかります。企業と大学の間の申し合わせに影響が出ることもありますし、連絡が遅れれば他社への入社にも影響が及ぶことがあります。さらに、ひとりの内定によって他者が不合格になることもあります。内定承諾書は、そういった点を十分に理解した上で提出すべきです。

内定承諾書の役割を知ろう

内定承諾書提出後の電話や手紙での辞退方法・辞退理由の例文

内定承諾書の役割を知ろう

内定承諾書とは、入社準備を開始することへの合意書です。企業は、内定承諾書が提出された時点から受け入れの準備を開始します。春からの配属先を検討し、事業部では増えた人数に見合った事業計画を立てます。こまかい話では、新入部員の座席を確保し、PCなどの作業環境を用意します。多くの企業では、このタイミングから入社前教育を開始します。

内定者の方は、入社後に速やかに業務に馴染めるように、必要な知識やマナーの習得に努めます。通勤のために、住居を移すこともできるようになります。お互いが準備を開始するための合意ですから、それなりに重要な書類です。

辞退連絡は早めに

企業側の受け入れ準備は、内定承諾書の提出を合図に進みだします。その影響は、日程が進めば進むほど具体的になって行きます。事業計画、オフィスのレイアウト、教育計画、教育の実施、影響が広い範囲に及ぶもの、実経費が計上されます。

内定承諾書提出後には、辞退連絡が遅れれば遅れるほど、企業にかかる負担も大きくなります。辞退を決めたら、できるだけ早くその意思を伝えましょう。

キャリアセンターに相談を

企業側では、内定承諾書を提出後に内定者が簡単に入社意志を翻意するのは好ましくないことを理解していることを期待し、出身校のキャリアセンターからも指導されていると想定しています。

その上での辞退ですので、辞退理由によっては企業と出身校の間の信頼にも影響が及ぶ場合があります。内定承諾書を提出した後で内定辞退をする際には必ずキャリアセンターに相談し、理由の伝え方やマナーについて指導を受けるようにしましょう。

辞退連絡が遅れることによる弊害

法律上、契約が解除されるのは申請の2週間後です。言い方を変えると、この2週間は内定承諾書を提出した者は入社予定者のままだということです。入社を辞退する理由が、他の企業への入社を希望するからであった場合、面倒を嫌って入社を延期、または拒否されることもあることを覚えておきましょう。

辞退を伝える期限は、希望する入社日の2週間前が限度です。もちろん、辞退する企業への迷惑を考え、早ければ早い程良いのは言うまでもありません。

内定承諾書提出後の辞退方法

内定承諾書提出後の電話や手紙での辞退方法・辞退理由の例文

では、内定承諾書を提出した後に辞退を伝える手段にはなにが相応しいのでしょう。まずは電話で連絡をし、その後、手紙かメールで形を残すというのがマナーです。企業側から訪問を要求されたら、出身校の評価を落とさないためにも可能な限り応じるようにしましょう。

辞退連絡は必ず電話で

内定承諾書提出後に辞退を申し入れるときは、必ず電話で連絡をしましょう。就活を重ねて勝ち取った内定を白紙に戻すのですから、企業側にはその意思を慎重に確認する義務があります。そのため、辞退意志の伝達には双方向である電話を使うのがマナーです。手紙やメールで済まそうとしても、確かな企業であるほど折り返しの連絡をしてきます。その分だけ企業側に手間を増やすことになります。

電話で伝えるのは、辞意とその理由です。辞退理由は正直であることが望ましいですが、先方に納得してもらうことを優先しましょう。企業には多大な迷惑をかけることになりますので、お詫びの電話であることも意識しましょう

手紙にして残す

電話で辞退の申し入れをしたとしても、伝えた内容を手紙にして送ることが礼儀です。内定承諾書が提出された内定者は、入社予定者として管理されています。企業側では内定の辞退連絡によって、入社予定者から辞退者のリストに移し替え、その経緯とともに保管します。保管の目的は、辞退の意思確認の証拠と翌年度以降の採用活動に対する参考のためです。

手紙が届かなければ採用担当者が文章を作成しますが、推量が入り込む余地が残ります。後々の齟齬を招く心配を取り除くためにも、本人の言葉で辞退意思を記録して貰いましょう。

メールで送る

手紙を書くことが躊躇われるのであれば、メールでも構いません。内容の書き方は手紙と同じです。手紙と異なるのはタイトルです。ほかのメールに埋もれないよう、辞退申し入れのメールであることがわかるように書きましょう。

訪問の依頼は断らずに

電話連絡の際、最終意思確認のために会社への訪問を求められることがあります。受験者が必死で勝ち取った内定であると同時に、企業側でも真剣に選別した結果の入社予定者です。時期によっては入社後の役割まで計画されていることもあり、迷っている段階なら相談に乗りたいという気持ちもあります。

一方、入社辞退の理由に、良からぬ噂を耳にしたから、というものが含まれる場合があります。それが事実であれば企業の体質改善の切っ掛けとされますし、偽りのものであるなら被害の拡大を避けるための対応に移ります。訪問時の質問にはヒヤリングの意味合いも含まれていますので、協力しましょう。

話の流れから引き留めに聞こえる表現が使われることもありますが、ほとんどの場合、入社予定者から外して問題がないことへの確認です。意思が固まっており、翻意の可能性が無いことを伝えます。

手紙で辞退を伝える時の書き方

内定承諾書提出後の電話や手紙での辞退方法・辞退理由の例文

手紙の宛先は採用担当者です。内定通知書を含む書類の差出人が社長名になっていたとしても、実際の手続きをしているのは採用担当者です。宛先を間違えると、指示系統に混乱を招くばかりか、処理の遅れや紛失にまで繋がる危険があります。

手紙の冒頭は電話で対応して貰ったことへの感謝の言葉から始めます。印象は書き出しで変わりますので大学と企業との関係に水を差さないよう、マナーどおりの書き出しで始めます。

本分の始まりは内定辞退の意思表示です。この手紙が何を目的としたものなのかを書くことで、読み手の姿勢を決め、意図を伝えやすくします。

続けて辞退理由を簡潔に書きます。ここでは辞退するに至った理由が分かれば良いので、長々と言い訳を書く必要はありません。

最後に、辞退者からしたら迷惑をかけたことへのお詫びを兼ねるものになりますので、敬意を払って謝罪と感謝の言葉で締め括ります。気持ちを込めて、縦書きで書くことが望ましいです。

内定承諾書提出後の辞退理由の例文

内定承諾書提出後の電話や手紙での辞退方法・辞退理由の例文

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日はお忙しいなか、お電話にてご対応いただきまして誠にありがとうございました。

誠に勝手ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。貴社から内定をいただけたことは非常に光栄と感じておりましたが、かねてからの希望でありました業界企業より内定をいただきました。

貴社の社風にも魅力を感じ、家族とともに熟考を重ねましたが、憧れの世界で挑戦をする決意をいたしました。

貴重なお時間を割いて選考をしていただいたにも関わらず、辞退という形になりましたことを心苦しい限りですが、ご理解いただけますと幸いです。

就職活動を通しまして貴重な体験をさせていただきありがとうございました。最後になりましたが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

内定承諾書提出前の辞退方法

内定承諾書提出後の電話や手紙での辞退方法・辞退理由の例文

内定承諾書を提出する前の時点では、企業側の準備は何も始まっていません。とはいえ内定が出ていますので、入社候補者として名前が挙げられていますので、辞退連絡は必要です。

電話連絡が望ましいところですが、メールでもかまいません。上の例文の電話対応への感謝を内定をいただいたことへの感謝に差し替えて使うこともできます。メールで伝える際には、本文の後に署名で大学名や学部名を添えることを忘れないようにしましょう。

内定承諾書提出後の辞退に関する法律

内定承諾書提出後の電話や手紙での辞退方法・辞退理由の例文

内定承諾書提出後の辞退は、以下のような法律で守られます。

職業選択の自由

日本国憲法第22条第1項
「何人も、公共の福祉に反しない限り、居住、移転及び職業選択の自由を有する。」

職業選択の自由は、内定承諾書を提出した後であっても保障されます。

強制労働の禁止

労働基準法5条
「使用者は、暴行、脅迫、監禁その他精神又は身体の自由を不当に拘束する手段によつて、労働者の意思に反して労働を強制してはならない。」

内定承諾書の提出後であっても、入社を辞退した者に労働を強いることはできません。

退職の自由

民法627条1項
「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。」

企業側が快い返事を返してくれない場合でも、内定辞退の連絡を入れてから2週間後には法律で解約が確定します。

損害賠償

労働基準法第16条
「使用者は、労働契約の不履行について違約金を定め、又は損害賠償額を予定する契約をしてはならない。」

内定承諾書提出によって、損害賠償を発生させることはできません。ただし、入社を前提として会社から貸与された物品については返却の義務がありますので、勝手に処分してはいけません。

悔いのない選択のために

内定承諾書提出後の電話や手紙での辞退方法・辞退理由の例文

終身雇用が崩れた現代、未来の自分がどうありたいかよりも、どれだけ楽にステータスを手に入れられるかで選ばれることが多くなってきました。内定辞退は最後の就職先選択作業です。安易な選択にならないようにしましょう。

エントリーシートの志望動機欄には、自分の将来が夢に乗せて書かれています。どんな自分になりたくてその企業を選択したのか、もう一度振り返ってみることをお勧めします。

内定承諾書提出後であっても、内定の辞退は法律で守られています。自分の将来のために権利を行使してください。

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