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入社承諾書の添え状は手書きにするべきか・書き方と例文

更新日:2020年08月20日

入社承諾書を提出する際には添え状を同封して郵送するのが一般的です。書類の郵送時に添え状をつけるのはビジネスマナーとしては一般的なことですし、入社承諾書を提出する場合でもそれは同じです。今回は入社承諾書に同封する添え状についてご紹介します。

入社承諾書の添え状のマナーは?

就活では企業から内定をもらうことが目的であり、内定をもらえばそれを承諾するか、辞退するかを決めなければなりません。承諾する場合はさまざまな書類を企業に提出しなければならず、その中の一つに入社承諾書があります。入社承諾書は企業に入社する意志があることを示したものであり、これを記入して提出することで正式に企業への就職が決まります。

入社承諾書は事前に企業から送られてきて、それに記入して返送するのが一般的です。書類を返送する際には添え状が必要になりますし、添え状についても一緒に作成しておかなければなりません。添え状にもさまざまなマナーがありますので、作成時には注意が必要です。入社承諾書の添え状のマナーとしては、どんなものが考えられるでしょうか。

用紙サイズ

入社承諾書の添え状を作成する際に考えておかなければならないのが、用紙のサイズです。添え状には決まったフォーマットはありませんので、自身で作成してそれを印刷して使用することになります。そのため用紙のサイズについても自由に選択することができます。基本的にはどのサイズを使用しても問題はありませんが、マナーとしては入社承諾書のサイズに合わせて印刷することが大切です。

入社承諾書がA4であれば、添え状もA4。入社承諾書がB5であれば添え状もB5とサイズを合わせるようにしましょう。サイズを合わせることで統一感が出ますし、見栄えが良くなりますので好印象を与えることができます。細かい部分ではありますが、少しでも好印象を与えるためには入社承諾書と添え状のサイズは合わせるようにしましょう。

印鑑

添え状は作成すれば最後に印鑑を押しておくことが大切です。印鑑を押すことで自身で作成したことが証明できますし、本人確認もできるため企業としても扱いがしやすくなります。入社承諾書は確実に本人が記入して提出しなければならないものであり、他人が代書して提出するのは基本的には認められていません。

そのため入社承諾書にも本人の印鑑を押す場所があり、そこに押印があることによって本人確認としていますが、それだけでは信用度はそれほど高くはありません。入社承諾書に加えて添え状にも印鑑が押してあることで、本人が作成したという信用度が上がりますし、好印象を与えることができます。

添え状の印鑑は絶対に必要なわけではありませんが、あれば好印象ですので忘れずに押印するようにしましょう。

入社承諾書の添え状は手書きがいいか?

入社承諾書を提出する際には添え状が必要になり、添え状を作成しなければなりませんが、この際の作成方法についても注意が必要です。添え状は手書きで作成するだけではなく、パソコンでも作成することができますし、どちらの方法を選ぶのも基本的には自由です。

手書きの場合は作成に手間はかかりますが、その分自身の気持ちや企業への熱意の強さをアピールしやすいですし、パソコン作成の場合は手書きよりも素早く添え状を作成ことができます。それぞれにメリットはありますし、どちらを選択しても問題はありませんが、入社承諾書の添え状は手書きの方が良いと考えられている場合も多いです。入社承諾書の添え状は絶対に手書きで作成しなければならないのでしょうか。

パソコン作成でも可

入社承諾書の添え状は手書きで作成する方が好ましいとされている場合も多いですが、必ずしも手書きである必要はありません。パソコン作成でも問題はありませんし、パソコンで添え状が作成されているからといって、マイナスの印象を与えることもありません。

パソコンであれば素早く作成できますし、印刷のサイズなども自由に変えることができて便利ですので、時間がない場合にはパソコンで作成するといいでしょう。就活では忙しく動き回っていることも多いですし、内定が決まった後でもやらなければならないことはたくさんあります。

忙しい間を縫って手書きで作成して雑になってもいけないので、手書きが無理な場合は素早くパソコンで添え状を作成するようにしましょう。

手書きの方が好印象

入社承諾書の添え状は手書きでもパソコン作成でもどちらでも問題はありませんが、より好印象となるのはやはり手書きで作成した場合です。パソコンで作成している場合でも、しっかりとマナーを守って作成できていれば好印象を与えることができますが、同じ内容であれば手書きの方が印象が良いことは確かです。

手書きの場合は手間がかかる分、企業への熱意などが伝わりやすいですし、好印象を与えやすくなります。入社承諾書は入社の意思を伝える大切な書類ですし、より仕事への熱意を伝えたいのであれば添え状も手書きで作成するのがです。手書きで作成する場合は読みやすいことはもちろん、雑にならないように丁寧に文字を書いていくようにしましょう。

縦書き・横書き別入社承諾書の添え状の書き方は?

入社承諾書の添え状を作成する場合は、手書きかパソコン作成かだけではなく、縦書きか横書きどちらで作成するかも決めなければなりません。縦書きでも横書きでもどちらでも構いませんが、どちらの書き方をするかによって注意すべき点などは異なっています。

同じ書き方ではマナー違反となってしまう場合もありますので注意しなければなりません。縦書きか横書きかどちらにすればいいか悩んでしまう人は多いですが、基本的には入社承諾書の向きと合わせていれば問題はありません。

入社承諾書が横書きなら添え状も横書き、縦書きなら添え状も縦書きと変えていきましょう。それぞれで書き方の注意点がありますので、横書き・縦書き別の添え状の書き方を知っておきましょう。

日付

入社承諾書の添え状には日付を記入しなければなりませんが、縦書きか横書きかによって、日付の表記は変わってきます。横書きの場合は基本的には算用数字を使用し、縦書きの場合は漢数字で日付を記入していきます。これは添え状に限らず、公的な書類に共通する基本的なルールですので覚えておきましょう。

横書きで漢数字を使っていたり、縦書きで算用数字を使っているとマナー違反になってしまいますので注意が必要です。基本的には年号から記入しますが、縦書きの場合は基本的には和暦を使うようにしましょう。横書きの場合は和暦でも西暦でもどちらでも問題はありません。年号については添え状内で他に書く場所があれば、最初に書いた表記と揃えて書くようにしましょう。

名前

入社承諾書の添え状は横書きか縦書きかによって名前を書く場所も異なります。横書きの場合は右上の部分に名前を書くのが一般的です。送り先の企業の宛先などは左上に書き、そこから少し行を落として右側に自身の名前や住所、連絡先などを記入していきます。

名前だけでは情報不足ですし、マナー違反になってしまいますので注意しましょう。縦書きの場合は名前は左下の部分に内容をすべて記入してから書きます。ここでも名前だけではなく連絡先や住所などを記入しますので、忘れないようにしましょう。

横書きの場合は最初に名前を書き、縦書きの場合は最後に名前を書くのがマナーです。名前を書く場所を間違えてしまうと、全体の構成が違ってしまいますので、間違えないように注意しましょう。

入社承諾書の添え状の例文は?

初回公開日:2018年02月07日

記載されている内容は2018年02月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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