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2018年02月07日

入社承諾書の添え状は手書きにするべきか・書き方と例文

入社承諾書を提出する際には添え状を同封して郵送するのが一般的です。書類の郵送時に添え状をつけるのはビジネスマナーとしては一般的なことですし、入社承諾書を提出する場合でもそれは同じです。今回は入社承諾書に同封する添え状についてご紹介します。

入社承諾書の添え状のマナーは?

入社承諾書の添え状は手書きにするべきか・書き方と例文

就活では企業から内定をもらうことが目的であり、内定をもらえばそれを承諾するか、辞退するかを決めなければなりません。承諾する場合はさまざまな書類を企業に提出しなければならず、その中の一つに入社承諾書があります。入社承諾書は企業に入社する意志があることを示したものであり、これを記入して提出することで正式に企業への就職が決まります。

入社承諾書は事前に企業から送られてきて、それに記入して返送するのが一般的です。書類を返送する際には添え状が必要になりますし、添え状についても一緒に作成しておかなければなりません。添え状にもさまざまなマナーがありますので、作成時には注意が必要です。入社承諾書の添え状のマナーとしては、どんなものが考えられるでしょうか。

用紙サイズ

入社承諾書の添え状は手書きにするべきか・書き方と例文

入社承諾書の添え状を作成する際に考えておかなければならないのが、用紙のサイズです。添え状には決まったフォーマットはありませんので、自身で作成してそれを印刷して使用することになります。そのため用紙のサイズについても自由に選択することができます。基本的にはどのサイズを使用しても問題はありませんが、マナーとしては入社承諾書のサイズに合わせて印刷することが大切です。

入社承諾書がA4であれば、添え状もA4。入社承諾書がB5であれば添え状もB5とサイズを合わせるようにしましょう。サイズを合わせることで統一感が出ますし、見栄えが良くなりますので好印象を与えることができます。細かい部分ではありますが、少しでも好印象を与えるためには入社承諾書と添え状のサイズは合わせるようにしましょう。

印鑑

添え状は作成すれば最後に印鑑を押しておくことが大切です。印鑑を押すことで自身で作成したことが証明できますし、本人確認もできるため企業としても扱いがしやすくなります。入社承諾書は確実に本人が記入して提出しなければならないものであり、他人が代書して提出するのは基本的には認められていません。

そのため入社承諾書にも本人の印鑑を押す場所があり、そこに押印があることによって本人確認としていますが、それだけでは信用度はそれほど高くはありません。入社承諾書に加えて添え状にも印鑑が押してあることで、本人が作成したという信用度が上がりますし、好印象を与えることができます。

添え状の印鑑は絶対に必要なわけではありませんが、あれば好印象ですので忘れずに押印するようにしましょう。

入社承諾書の添え状は手書きがいいか?

入社承諾書の添え状は手書きにするべきか・書き方と例文

入社承諾書を提出する際には添え状が必要になり、添え状を作成しなければなりませんが、この際の作成方法についても注意が必要です。添え状は手書きで作成するだけではなく、パソコンでも作成することができますし、どちらの方法を選ぶのも基本的には自由です。

手書きの場合は作成に手間はかかりますが、その分自身の気持ちや企業への熱意の強さをアピールしやすいですし、パソコン作成の場合は手書きよりも素早く添え状を作成ことができます。それぞれにメリットはありますし、どちらを選択しても問題はありませんが、入社承諾書の添え状は手書きの方が良いと考えられている場合も多いです。入社承諾書の添え状は絶対に手書きで作成しなければならないのでしょうか。

パソコン作成でも可

入社承諾書の添え状は手書きにするべきか・書き方と例文

入社承諾書の添え状は手書きで作成する方が好ましいとされている場合も多いですが、必ずしも手書きである必要はありません。パソコン作成でも問題はありませんし、パソコンで添え状が作成されているからといって、マイナスの印象を与えることもありません。

パソコンであれば素早く作成できますし、印刷のサイズなども自由に変えることができて便利ですので、時間がない場合にはパソコンで作成するといいでしょう。就活では忙しく動き回っていることも多いですし、内定が決まった後でもやらなければならないことはたくさんあります。

忙しい間を縫って手書きで作成して雑になってもいけないので、手書きが無理な場合は素早くパソコンで添え状を作成するようにしましょう。

手書きの方が好印象

入社承諾書の添え状は手書きでもパソコン作成でもどちらでも問題はありませんが、より好印象となるのはやはり手書きで作成した場合です。パソコンで作成している場合でも、しっかりとマナーを守って作成できていれば好印象を与えることができますが、同じ内容であれば手書きの方が印象が良いことは確かです。

手書きの場合は手間がかかる分、企業への熱意などが伝わりやすいですし、好印象を与えやすくなります。入社承諾書は入社の意思を伝える大切な書類ですし、より仕事への熱意を伝えたいのであれば添え状も手書きで作成するのがおすすめです。手書きで作成する場合は読みやすいことはもちろん、雑にならないように丁寧に文字を書いていくようにしましょう。

縦書き・横書き別入社承諾書の添え状の書き方は?

入社承諾書の添え状は手書きにするべきか・書き方と例文

入社承諾書の添え状を作成する場合は、手書きかパソコン作成かだけではなく、縦書きか横書きどちらで作成するかも決めなければなりません。縦書きでも横書きでもどちらでも構いませんが、どちらの書き方をするかによって注意すべき点などは異なっています。

同じ書き方ではマナー違反となってしまう場合もありますので注意しなければなりません。縦書きか横書きかどちらにすればいいか悩んでしまう人は多いですが、基本的には入社承諾書の向きと合わせていれば問題はありません。

入社承諾書が横書きなら添え状も横書き、縦書きなら添え状も縦書きと変えていきましょう。それぞれで書き方の注意点がありますので、横書き・縦書き別の添え状の書き方を知っておきましょう。

日付

入社承諾書の添え状は手書きにするべきか・書き方と例文

入社承諾書の添え状には日付を記入しなければなりませんが、縦書きか横書きかによって、日付の表記は変わってきます。横書きの場合は基本的には算用数字を使用し、縦書きの場合は漢数字で日付を記入していきます。これは添え状に限らず、公的な書類に共通する基本的なルールですので覚えておきましょう。

横書きで漢数字を使っていたり、縦書きで算用数字を使っているとマナー違反になってしまいますので注意が必要です。基本的には年号から記入しますが、縦書きの場合は基本的には和暦を使うようにしましょう。横書きの場合は和暦でも西暦でもどちらでも問題はありません。年号については添え状内で他に書く場所があれば、最初に書いた表記と揃えて書くようにしましょう。

名前

入社承諾書の添え状は横書きか縦書きかによって名前を書く場所も異なります。横書きの場合は右上の部分に名前を書くのが一般的です。送り先の企業の宛先などは左上に書き、そこから少し行を落として右側に自身の名前や住所、連絡先などを記入していきます。

名前だけでは情報不足ですし、マナー違反になってしまいますので注意しましょう。縦書きの場合は名前は左下の部分に内容をすべて記入してから書きます。ここでも名前だけではなく連絡先や住所などを記入しますので、忘れないようにしましょう。

横書きの場合は最初に名前を書き、縦書きの場合は最後に名前を書くのがマナーです。名前を書く場所を間違えてしまうと、全体の構成が違ってしまいますので、間違えないように注意しましょう。

入社承諾書の添え状の例文は?

入社承諾書の添え状は手書きにするべきか・書き方と例文

入社承諾書の添え状は書き方がさまざまありますし、マナーなどもたくさなります。そのためどのように書けばいいのかわからず困っている人は多いです。添え状は入社承諾書を提出する際には必要ですし、これがなければマナー違反となってしまい、マイナスの印象を与えてしまう可能性が高いです。

添え状はしっかりと作成しておかなければなりませんし、入社承諾書に合わせた形式で作成することが大切です。入社承諾書の添え状をどのように作成していいのかわからない場合は、例文を参考にしながら作成してみるのがおすすめです。例文を参考にしながら添え状を作成し、マナーを守って入社承諾書を企業に提出していきましょう。

挨拶

入社承諾書の添え状は書き出しに注意が必要であり、縦書きの場合でも横書きの場合でも最初は挨拶から入らなければなりません。いきなり本題に移ってしまうと失礼になりますし、マナー違反でもありますので注意しましょう。添え状の挨拶の例文は以下になります。

「拝啓 時下貴社ますますご清栄こととお慶び申し上げます。」

入社承諾書の添え状の書き出しの挨拶としては、これが定型表現であり、一般的に使用されている挨拶文です。添え状は手紙の形式で書き進めますので、最初は拝啓、最後は敬具と決められています。また拝啓の次には時候の挨拶が必要であり、これが時下にあたります。時下は年間をとおして使用できる便利な時候の挨拶ですので、覚えておくといいでしょう。

入社承諾書と添え状の封筒の書き方は?

入社承諾書の添え状は手書きにするべきか・書き方と例文

入社承諾書と添え状を作成すれば、それを企業に返送しなければなりませんが、その際には封筒が必要になります。入社承諾書や添え状は封筒に入れなければ企業に送ることができませんし、そもそも添え状は封筒での郵送時に必要なマナーです。

封筒を企業のもとに届けるためには送り先などを記入しなければなりませんが、この封筒の書き方にも注意が必要です。添え状の書き方などにもさまざまなマナーがあるように、封筒にもたくさんのマナーがありますし、それが守れていなければマイナスの印象を与えてしまいます。

入社承諾書や添え状のマナーが完璧でも、封筒のマナー次第で印象だが悪くなってしまう可能性がありますので、封筒の正しい書き方についても身に付けておきましょう。

宛名

封筒の書き方としては、宛名に注意しなければなりません。宛名が間違っていると企業のもとには届きませんし、入社承諾書を企業のもとに届けることができなくなってしまいます。また万が一届いた場合でも宛名が間違っていれば不審な郵便物として対処されてしまう可能性がありますし、誤字などがあれば大変失礼になってしまいます。

企業に届かないのも問題ですが、届いた場合でも失礼になってしまい、印象が悪くなりますので注意しましょう。企業の住所は間違えないように何度も確認しておかなければなりませんし、企業名なども誤字脱字がないかをしっかりとチェックしておく必要があります。

株式会社の位置などは間違えやすいポイントですので、企業の正式名称を調べて、本当に間違っていないかを何度も確認してから送るようにしましょう。

御中

封筒の書き方としては宛名に注意が必要ですが、宛名でも特に敬称の付け方に注意しておかなければなりません。宛名によって付けるべき敬称は違ってきますし、これが正しくつけられているかどうかによって、常識が身に付いているかどうかが判断されています。人事部や採用担当チームなど、最終的な送り先がグループになっている場合には御中を使用するのが基本です。

御中はグループや複数人に向けた敬称であり、ここで様を使用してしまうと間違いになりますので注意しましょう。また最終的な送り先がグループではなく、採用担当者など個人になっている場合は様が正しい敬称になります。宛名の敬称は間違えやすいポイントですので、間違えないよう正しい言葉遣いを身に付けておきましょう。

入社承諾書と添え状の封筒の入れ方は?

入社承諾書と添え状は作成すれば封筒に入れて企業に郵送しますが、封筒は書き方だけではなく入れ方にも注意が必要です。封筒への入れ方は非常に細かい点ではありますが、意外にも見られているポイントですし、正しい方法で入れられていなければ、これもマイナスの印象となってしまいます。

入社承諾書や添え状の作成、封筒の書き方などには注意をしている人が多いですが、封筒への入れ方については特に気にしていない人が多く、無造作に入れてしまっている人が多いです。気にしていない人が多いということは、正しいマナーを守っていれば差別化が図れるポイントであるとも言えます。封筒への正しい入れ方をマスターして、他の内定者と差別化を図っていきましょう。

三つ折り

入社承諾書と添え状を封筒に入れる場合には、三つ折にしていれるのが一般的です。三つ折にすることで小さな封筒でも入れることができますが、この際には折り方に注意しなければなりません。折って入れるといっても適当に折り目をつけていいわけではなく、折り目は曲がらないように真っすぐつけなければなりません。

折り目が曲がっているとがさつな印象を与えてしまいますし、入社承諾書を雑に扱っているということで、印象が悪くなってしまうことが多いです。真っすぐ綺麗に折らなければなりませんので、折り目を付けるときには定規を使用するなど、細心の注意を払うようにしましょう。三つ折で入らないのであれば、四つ折りにして封筒に入れていきます。

折らずに入れる

入社承諾書と添え状は三つ折や四つ折りなどにして封筒に入れる場合もありますが、それは使用する封筒が小さい場合です。封筒は小さいサイズだけではなく大きいサイズでも使用可能であり、A4サイズを折らずに入れられる角型2号の封筒などがおすすめです。

このサイズであればほとんどの書類を折らずに入れることができますし、折り目が曲がってしまうなどの心配をする必要はありません。入社承諾書は基本的にはA4かB5サイズですし、添え状もそのサイズに合わせて作成しますので、入らないということはほとんどありません。

入社承諾書と添え状は折らずに入れることもできますので、余計な心配をしたくない人は、大きいサイズの封筒に入れるようにしましょう。

入社承諾書に添え状は必要か?

企業に書類などを郵送する際には添え状を同封することが基本的なマナーではありますが、入社承諾書には添え状は必要なのかどうか悩む人は多いです。対企業で書類のやりとりをする場合には添え状は必須ではありますが、社内のやりとりであれば、基本的には添え状は必要ありません。

入社承諾書を出すということは、企業の一員として働くということですし、社内でのやりとりになると考えれば、添え状は必要なないとも考えられます。入社承諾書を提出する際には、添え状は本当に必要なのでしょうか。

必要

結論から言えば、入社承諾書を提出する場合でも添え状は必要です。企業に対して書類を郵送する場合は、添え状は必須のマナーですし、入社承諾書を提出している段階では、厳密には社員としては認められていません。

企業に対して入社承諾書を提出し、それに企業が承認して企業の一員として認められますし、さらに言えば入社日を迎えるまでは厳密に社員ではありません。入社承諾書に企業が承認した状態は、いわば入社日を迎えれば社員として迎え入れるというものであり、その時点で社員になるわけではありません。

入社承諾書を提出する段階では社員同士のやりとりとはなりませんので、忘れずに添え状をつけて提出するようにしましょう。

添え状をつけて入社承諾書を上手に提出しよう

入社承諾書の添え状の書き方やマナーなどを紹介しましたが、入社承諾書を提出する際には、添え状の同封は必須です。添え状がなければマナー違反として印象が悪くなってしまいますし、入社後の仕事に影響してしまう場合もあります。

企業での仕事をスムーズに進めるためには、入社前からしっかりと好印象を与えておくことが大切です。少しでも好印象を与え、入社後の仕事をスムーズに進めるためにも入社承諾書には添え状をつけ、しっかりとマナーを守って提出するようにしましょう。

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