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2018年10月10日

内定辞退の際の電話連絡の手順6つ・メールや手紙の場合の例文

内定辞退を企業に伝えることは、複数の企業から内定をいただいた時に必ず通る道です。しかし、内定辞退をしたいと思っていても、後ろめたさからなかなか一歩踏み出せない方は多いのではないでしょうか。今回は、内定辞退のマナーをさまざまな方面かお伝えします。

内定辞退はしていいのか

内定辞退の際の電話連絡の手順6つ・メールや手紙の場合の例文

内定辞退は、企業の採用担当者にとっても非常に頭を悩ませる物事です。

しかしながら、実際の入社を決めるのはあなた次第です。これから先、何年何十年とその企業で勤め上げる、それは言い換えればあなたの人生の決断です。

内定辞退を考えた場合は、きちんとマナーを守って相手に極力不快な思いをさせないように断りの連絡を入れましょう。

ここからは正しいマナーおよびルールの理解と、状況毎の失礼のない断り方を説明します。

入社2週間前までは内定辞退してもかまわない

内定辞退の期限は、法的には入社の2週間前までと決まっています。

入社ぎりぎりのタイミングで内定辞退するケースは会社にとっては大変な迷惑をかけることになり、場合によっては内定辞退を認めてもらえない場合も考えられます。

一般的には、内定辞退は内定式の前までがタイミングとしては最適です。内定式が終わると会社側も受け入れに向けてさまざまな準備を始めます。なるべく早めに決断しましょう。

内定承諾書を提出した後でも辞退できる

最近は、内々定の段階で承諾書の提出を求める場合もあります。

内定承諾書を提出した後でも内定辞退は可能ですが、会社側がなかなか認めてくれない場合もあります。内定承諾書を出した後に内定辞退をし、呼び出しも拒否した場合、可能性は低いですが損害賠償を請求される事も考えられます。

もちろん、タイミングとしてよりベターなのは内定承諾書を出す前に内定辞退をする事です。内定辞退の連絡自体は1日でも早いほうがいいです。

法的にも何も問題ない

さきほど、内定辞退の期限は法的には入社の2週間前までと決まってるとの説明をしました。これに関しては、民法で雇用契約は解約通知して2週間で解約になることが決まっています。

実際に法的にも何も問題はない事です。とはいえ、直前まで悩むのは、双方にとってよくないのは間違いないでしょう。入社ぎりぎりのタイミングでの内定辞退は、会社にとっては大変迷惑な事です。なるべく早めに決断しましょう。

内定辞退を決めたら早急に電話で連絡する

内定辞退はまず電話で伝える事が最良の連絡手段です。少しでも早く電話で内定辞退を伝えましょう。ここからは苦手な人も多い、電話連絡の手順とマナーについて説明していきます。

内定辞退の電話連絡の手順

ここからは、内定辞退を電話で伝える際の手順とマナーに関して説明をしていきます。

メールや手紙と比べた場合に、電話に関しては苦手意識を持つ方も多いです。

内定辞退という嬉しくない報告をするので、そのようなイメージを持ってしまうのは当然の事ですが、大事なのは下準備と実際に電話をかけている状況を想像する事です。

手順1:名前を名乗り担当者を呼び出す

まず相手先に繋がったら、「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学○○学部の××と申します。人事担当者の××様いらっしゃいますか。」と所属と氏名を名乗って担当者につないでもらいます。

電話をかけた場合に第一声で「もしもし」という言葉を聞くことがあります。実際はビジネスにおいて「もしもし」という言葉はマナー違反になります。

手順2:本題前に相手が対応可能か確認する

担当者に電話が変わったら「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学○○学部の××と申します。」ここまでは先ほどと一緒です。

これに続けて内定辞退に関する事を話し始める前に「今お時間いただいてよろしいでしょうか」と一言付け加えて、相手が対応可能か確認しましょう。

相手の立場や状況を考えて、それぞれに適切な対応をしましょう。

手順3:率直に用件を述べる

余計な言葉は使わずシンプルに要件を述べましょう。

「先日は内定の通知をいただき誠にありがとうございました。実は、身勝手なことで大変申し訳ございませんが、内定を辞退させていただきたく、お電話いたしました。」と内定辞退の旨を伝えます。

手順4:内定辞退理由を聞かれるため準備を

その後、担当者から理由を聞かれたら、理由を答えます。内定辞退の理由に関して余計なことは言わず、前向きな理由を伝えましょう。

内定辞退の理由を伝えるポイントは、より自分のしたいことに近いところが見つかったということを強調することです。間違っても、待遇や会社規模を理由にすることはやめましょう。会社の悪口になってしまい、お互い気持ちよく内定辞退できません。

手順5:電話のみでの連絡のお詫びをする

電話のみでの連絡になってしまった場合は、その事についてもお詫びをしましょう。

相手先が内定辞退を了承されたら、最後は誠意が伝わるように「本来ならば、直接お話に伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません。」と丁寧にお詫びを言って電話を切りましょう。

お互い少しでも気持ちよく終われるようにしましょう。

手順6:最後に改めてお詫びをする

電話を切る前にも、最後に改めてお詫びをしましょう。これはシンプルな気持ちでも構わないので、感情を込めてしっかりと相手先にお詫びの気持ちを伝えましょう。

「今回は貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、このような形となりまことに申し訳ございませんでした。それでは失礼いたします」

また、電話を切る際にも突然終話ボタンを押さずに一呼吸おいてからを心がけましょう。

電話が苦手なあなた!少しのコツで電話は怖くない!

ビジネスにおけるいろいろな状況に対応した、よくありがちな間違いと、正しい内容が紹介されています。

今回のような内定辞退を伝える際の電話に限らず、社会人としての基本的な電話対応のルールとマナーを身につけましょう。

こちらが電話をかける場合と受ける場合でそれぞれ説明があるのですがすべて対話形式で書かれているので実際にどのように話せばいいのかわかりやすくて良いと思います

出典: https://www.amazon.co.jp/gp/customer-reviews/R36256QSBF8D... |

内定辞退をメール・手紙で伝えるときの例文

内定辞退をいきなりメールや手紙で伝えるのは、あまり好ましい事ではありません。

社会人の最低限のルールとしてまずは一度、電話で内定辞退を伝えた後に再度メールや手紙でお詫びをするのが適切です。

メール

メールは証拠として残るため、すれ違いをより防ぐことができます。メールを効果的に使いましょう。

まずは、件名だけで要件がわかるようにしましょう。忙しい人事の方でも、必ず見るようにするためです。件名は、「内定辞退のお願い」が無難です。

メール本文例

本文の最初は、必ず「○○大学○○学部の××です。」と名乗ります。

その後、まずは「先日貴社より内定をいただきましたが、大変恐縮ですが、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。」と内定辞退することを伝えます。

そして、「○○の事情により、ほかの会社に入社する決意を固めました。」と内定辞退する理由を伝えます。

メールでの謝罪文例

内定辞退や直接申し出ないことに対してのお詫びと、内定をいただいた感謝の気持ちを伝えましょう。

文例としては
「せっかく内定をいただいたのに、大変申し訳ない気持ちです。本来ならば、直接お伺いしてお詫び申し上げなくてはいけないところを、メールでのご連絡となりますことをご了承していただきたくお願い申し上げます。これまでの心配りに感謝しております。」などが最適です。

返信について

返信が来ましたら、内定辞退は早急な対応が必要となるため、必ず24時間以内には返信するようにします。メールだからと言って、油断は禁物です。

極力相手に不快な思いをさせないように、細心の注意を払いましょう。

手紙

手紙を送る場合は、電話かメールで内定辞退の旨を伝えた後、手書きでお詫び状として送るのが適切です。

内定辞退はなるべく電話かメールで一刻も早く伝えましょう。その後、手書きで誠意を伝えるためにお詫び状を送ると、謝意が伝わりやすくなります。

内定辞退を手紙のみで済ましてしまうと、相手に伝わったかどうかだけではなく、無事に届いたかどうかもわかりません。

手紙の書式

手紙は必ず縦書きで書き、堅実な印象を与えましょう。便箋は白地のものを使用します。また、誠意を伝える必要があるため、間違った場合は修正液は使わずに書き直します。

内容は、基本的にはメールと変わりません。ただ、最初に「拝啓」から始め、最後に「敬具」で締めます。

「拝啓」の後の、最初の挨拶は季節の挨拶がビジネスとしてはふさわしいです。最後に日付、所属、氏名を書いた後、宛名を書きます。

内定辞退は電話連絡がベスト

内定辞退の際の電話連絡の手順6つ・メールや手紙の場合の例文

感謝や申し訳ない気持ちをを一番伝えやすく、行き違いも少ない手段は電話です。内定辞退を考えた際に、どのような手段で伝えるのが一番良いか迷う方も多いでしょう。後ろめたさから、メールや手紙を選ぶ方も多いです。

しかしながら、最良の手段は電話です。心構えや準備も一番必要な方法です。内定辞退をすることで迷惑をかけたお詫びは伝えられるように、しっかりと準備しましょう。

内定辞退の理由例文

内定辞退の理由を聞かれた場合は、「一身上の都合により」と答えても基本的には問題ありません。それでも内定辞退の理由を聞かれた場合は、以下の関連記事を参考に答えましょう。

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