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内定式の一般的な日程と開始時間・連絡方法と受け答えのマナー

初回公開日:2017年11月14日

更新日:2020年03月09日

記載されている内容は2017年11月14日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ニュースでも取り上げられることがある内定式ですが、実際のところ、いつごろ行うのかをご紹介します。長く苦しい就職活動もひと段落、これからは新社会人に向けて、心の準備をしていきましょう。いつ内定式の案内状が届いても、慌てることのないように返信方法も紹介しています。

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内定式の時期はいつ?一般的な時期は?

内定式の一般的な日程と開始時間・連絡方法と受け答えのマナー
※画像はイメージです

とても長く感じた就職活動で、内定を目指して奮闘してきた方も多いでしょう。そして、めでたく内定を勝ち取った方は、企業から内定式のお知らせが届きます。

そもそも内定式とは何をするのか少し解説します。内定式では、企業が選考で内定を決めたことで、内々定となった学生に対し、解禁日である10月1日以降に、正式な内定通知を渡すための式典です。採用内定書を内定式で受け取り、承諾書を企業に提出します。企業によっては会社のビジョンを伝えたり、内定者の人柄や能力を確認するための場としているところもあります。

では、その内定式はいつごろ行われるのか紹介していきます。

企業

実際は企業の内定式は実際はいつ行ってもよく、自由に企業が決められます。しかし、ほとんどの企業が内定式を10月1日以降に行います。これは経団連が定めた倫理憲章という決まりが関係しています。早すぎる就職活動の防止を目的とした決まりにより、内定を出すのは10月1日以降と決められています。

具体的に10月1日以降のいつ内定式を行うかは、企業によってバラつきがあります。内定辞退を防ぐために10月1日にすぐ行う企業や、採用枠がすべて決まってから行う企業もあります。

JA

JAも各組織たくさんありますが、いつ内定式を行っているかもそれぞれ違います。まず内々定が6月ごろに決まり、決まると内々定者集合研修が行われ、そちらに参加することとなります。そして内定式に参加となりますが、やはり10月、11月に行うところが多く、内定式への参加の申し込み自体は、早いと9月下旬に申込みしないといけないということもあります。

公務員

公務員は少し特殊で、採用までの過程がほかの企業とは違います。まず、公務員試験を受けて合格すると採用候補者名簿に名前が載り、その名簿の成績の上から順番に採用されていきます。試験の合格と採用は全く別で、合格=採用とはならないということです。

内定の場合は内定通知書が送られてきて、内定式は行われないことが多いです。自治体によっては内定者懇談会や採用者説明会、採用前研修など行うところもあります。

さらに要注意なのが、一般企業の内定式よりも公務員試験の結果発表の方が時期が遅いので、一般企業の内定式に出席したけれど、公務員試験に合格してしまったということもありうるということです。そういったことのないように注意しましょう。

過去の内定式はいつごろ行われているのか

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ここで、過去の内定式はいつごろ行われているのか実績を見てみましょう。だいたいの日付がわかれば、毎年多少の前後はあっても、大幅にずれ込むことは少ないです。

2015

早いところは9月下旬に行った企業も、また遅いところでは、2月頃行った企業もあります。しかし大体の企業は10月1日が多かったです。

この年は選考解禁時期が4ヵ月先送りになった年でもあり、ほかの年に比べて、選考から内定式までの期間も短かったので、内定式が極端に遅い企業もありました。また、内定辞退に苦しむ企業が多く、入社予定人数が、計画より少なくなってしまった企業もありました。

2016

この年は前年とまた打って変わって選考解禁時期が前の年よりも2か月前倒しになりました。その影響もあってか、ほとんどの企業は、10月中には内定式を終えていました。中には1月などゆっくりと行う企業もありましたが、だいたいは10月中に行っていました。

2017

やはり今年も去年と同じように10月中に内定式を行う企業が多くありました。10月1日が日曜日ということもあり、10月2日や3日などに行われた企業が多いです。

まだこれから内定式を控えている企業もありますが、大体は、それぞれの企業の去年の日程を調べることで、今年の内定式がいつ行われるかを調べることもできます。

内定式の一般的な開始時間

内定式の一般的な日程と開始時間・連絡方法と受け答えのマナー
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内定式がいつ執り行われるかわかったところで、次は開始時刻です。一日のうち、内定式をどのくらい行うのか調べました。

開始時刻は午前中に始まる場合と、午後から始まる場合と2種類あります。午前中に始まる場合は8:00開始、もしくは9:00開始の企業が多いです。また、午後から始まる場合は、13:00開始が多いです。

そして所要時間は1時間ほどで終了する企業が多いです。人事部長や社長の挨拶があったり、内定書の授与が行われたりします。少し所要時間が長くなる場合は、内定者懇談会として食事会が開催されたりするところもあります。制服のある企業は、採寸作業が行われるところもあります。

内定式の連絡が届く時期はいつ?

内々定はもらっているけど、いつ内定式の案内が届くのか不安な方も多いでしょう。そもそも内定式を行わない企業もあるので、まずは企業側に、内定式が行われるのか確認しておきましょう。

内定式が執り行われるのであれば、いつ、どこで行いますという案内状が届くのが通例です。例えば、10月に内定式を行うとすれば出欠の確認、集計をしなければならないので1か月前くらいには案内状が届くと考えて良いでしょう。ただ、ぎりぎりになって届く場合もあるので、いつまでたっても届かないという場合は、9月の下旬くらいまでは待ってみましょう。

それでも案内状が届かない場合は手違いで受け取れていないことも考えられるので、企業に直接連絡して確認した方が良いでしょう。

内定式の連絡方法と受け答えのマナー

内定式の一般的な日程と開始時間・連絡方法と受け答えのマナー
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内定式の案内状が届いたら、返信をします。必ず届いた案内状と媒体を合わせるようにし、メールで案内状が届いた場合はメールで、電話の場合は、電話で返信しましょう。

そして一番大事なのは迅速に対応することです。案内状を送信してくれた企業の人事担当者は、他にも数多くの仕事を担当しています。出欠の返答がぎりぎりになればなるほど、迷惑をかけてしまいます。たとえ辞退の連絡であっても、わかり次第迅速に返答するのがマナーと言えます。

メール

最近はメールで案内を送信する企業が増えています。メールでの返信の場合は、まず件名にしっかりと「内定式出席について」や「内定辞退のご連絡」など一目でわかるように要件を明記するようにしましょう。中には件名に氏名を記入するようにと、企業から連絡がある場合がありますので、その際は従いましょう。

本文は、基本は誰宛なのか、自己紹介、内定式への出欠を明記してよろしくお願いしますと結びます。その他企業によって書く内容は違ってきますが、簡潔に明確にを心がけましょう。

辞退をする場合は簡潔に結論から述べ、お詫びの言葉で結びます。理由はあまり書く必要はありませんが、詳しく聞かれる場合もあるので、きちんとした理由を準備しておいた方がいいでしょう。

電話

電話の場合慣れていないとパニックになってしまいそうですが、メールと同じで、簡潔に明確に伝えたいことを迅速に伝えましょう。

電話での返答の場合は、おそらく手紙で案内状が届き、出欠連絡は電話でという場合が多いです。まず担当者につないでもらい、氏名と出欠を伝えます。最後に、「お忙しい中お手数をおかけいたしました。」と結ぶと印象が良くなるでしょう。

担当者は多くの内定者の対応をするため、膨大な量の対応をすることとなります。その忙しい中で自分の対応をしていただいたという姿勢を示すことで、相手に感謝を伝えましょう。

案内状

案内状が手紙で届いた場合、手紙で返信することも可能ですが電話で返答するほうが望ましいでしょう。手紙で返信をした場合、いつポストに投函していつ配達されて、と少なからずタイムラグが発生します。返信が届かないというリスクもあります。いつ送るかによっては締切日に間に合わないという事態まで想定できます。

辞退の場合は、なおさら電話の方が誠意も伝わるので良いでしょう。いつ電話するかも大切で、原則は就業時間内、お昼休憩時と思われる時間は避けたほうが無難でしょう。電話対応が難しそうな時間帯ならば、メールという方法もあります。メールならば、都合の良いときに見ることができるので、仕事の手を止めて対応することがなくなるので、担当者には喜ばれるでしょう。

内定式の連絡が届かなかった場合の対処法

いつになっても内定式の案内が届かないというときは、何か手違いが起きている可能性も考えられますので、企業の採用担当者に直接連絡をしてみましょう。

しかし、いつ案内状を発送するかによっても変わってきますので、なるべく前年内定式がいつ行われたかを調べ、その日の2週間前くらいまでは待つようにしましょう。それでも案内状が届かない場合は、日程が前年の日程から遅れている可能性もありますので、問い合わせましょう。

いつ連絡が来てもいいように準備を

内定式の一般的な日程と開始時間・連絡方法と受け答えのマナー
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内定式がいつごろ行われるのかは、就職活動中の方にとっては気になるところです。ほかの選考結果や面接、試験の兼ね合いなどもあるでしょう。企業によって、いつごろ行われるかを事前に調べておけば、予定も立てやすくなります。

10月1日に内定式が行われると、その日がちょうど入社まで半年の時期です。就職が決まったと中だるみをしてしまいやすい時期に、内定式という式典を行うことで、社会人としての心の準備をすることができます。

気を引き締めていつ内定式の案内が来ても対応できるように、心の準備をしておきましょう。そして、社会人として新年度から働くという自覚を持って、内定式にのぞみましょう。

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