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内定辞退の手紙マナー|封筒の縦書き・状況別の例文と書き方

更新日:2020年08月20日

内定辞退を手紙でしたことはありますか?内定をもらったからといって、必ずしもその企業に就職するとは限らず、内定辞退をする場合もあります。内定辞退の方法はさまざまですが、その中の一つとして手紙が挙げられます。今回は手紙での内定辞退についてご紹介します。

内定辞退の手紙の書き方は?

就活では企業から内定を獲得することを目標に選考に臨みます。内定を獲得するのは大変なことであり、しっかりと対策をしておかなければ選考を攻略することはできません。内定を獲得するのは苦労しますし、内定をもらうことができれば一安心となる人も多いですが、内定をもらえば必ずしもその企業に就職するとは限りません。

内定をもらうことは企業への就職の資格を得ただけのことであり、絶対に就職しなければならないわけではありませんし、場合によっては内定辞退をすることもあります。内定辞退をする場合にはその旨を企業に伝える必要がありますが、なのが手紙です。手紙であれば自身の気持ちも伝わりますし、内定辞退の手紙の書き方を知っていきましょう。

謝罪

内定辞退の手紙では、しっかりと謝罪の気持ちを伝えていくことが大切です。内定辞退を伝えるための手紙だからといって、用件などを記すのはNGですし、マナー違反になります。マナー違反になってしまうと印象が悪くなりますし、企業に対しても失礼です。

失礼のないように内定辞退の旨を伝えるためには、丁寧に謝罪の言葉を述べる必要があります。また単に謝罪の気持ちを述べるだけではなく、内定辞退をする理由なども記しておくようにしましょう。

理由を付け加えることで、誠実さをアピールすることができますし、マイナスの印象を与えずに済みます。内定辞退をすることがそもそも失礼ですし、さらに失礼を重ねないためにも、手紙では繰り返し謝罪の気持ちを伝えるようにしましょう。

辞退の旨を明確に記す

内定辞退の手紙は、辞退することを伝えるためのものですので、明確に内定辞退の旨が伝わらなければ意味がありません。内定辞退は伝えづらいことですので、曖昧な表現で遠回しに伝えようとする人も多いですが、これはNGです。

遠回しに伝えようとすると、内定辞退の旨が正しく伝わらない場合もありますし、企業として結局何の手紙かわからなくなってしまう場合もあります。辞退の旨は伝わっていなければ、当然結果は保留しているということになりますし、企業から何度も連絡がくる場合も多いです。

企業を混乱させることにもなり、迷惑がかかりますので、曖昧な表現は避け、明確な言葉で記さなければなりません。内定辞退の手紙には、必ず内定と辞退の二文字は記すようにしましょう。

内定辞退の手紙のマナーは?

企業からの内定を辞退することを決めれば、内定辞退の手紙を作成しなければなりませんが、手紙の作成にはさまざまなマナーがあります。内定辞退の旨を手紙で伝えたとしても、マナーが守れていなければ印象は悪くなってしまう可能性がありますし、企業に失礼になってしまう可能性がありますので注意しなければなりません。

内定辞退をしたからといって、企業との関係が完全に途切れるわけではありませんし、別の企業に就職してから関わる場合もあります。その場合に印象が悪いと仕事にも影響してしまう可能性もありますので、印象良く内定辞退を申し出ることが大切です。内定辞退の手紙のマナーを知り、マイナスの印象を与えずに辞退の旨を伝えていきましょう。

手書き

内定辞退の手紙は手書きでもパソコンでも作成することができますが、ベストなのは手書きです。手書きでの作成は時間がかかりますし、間違えれば書き直さなければなりませんので手間がかかります。

しかし時間や手間がかかる分、企業に対して誠実な気持ちををアピールすることができますし、同じ内定辞退を伝える場合でも好印象を与えることができます。もちろん手紙はパソコン作成をしてもいいですし、パソコンで作成したからといって必ずしもマイナスの印象を与えるわけではありません。

それでも印象が良いのは手書きの手紙を出すことですし、せっかく手紙の形式にするのであれば、手書きで作成するのがベストです。内定辞退の手紙は、可能な限り手書きで作成するようにしましょう。

便箋

内定辞退の手紙は便箋で作成することもあり、この場合は白色で無地のものなどを選ぶようにしましょう。色付きのものであったり、デザインやロゴなどがあるものを使用してしまうとカジュアルに見えてしまいますし、マイナスの印象を与えてしまいます。

内定辞退の手紙はフォーマルなものですし、カジュアルに見えてしまうとそれだけ印象が悪くなってしまいます。せっかく手紙の内容が良くても便箋次第ではマイナスの印象を与えてしまいますし、それは非常に勿体ないです。

便箋に関してはそれほどこだわって選ぶ必要はなく、最もシンプルで無地のものを選びましょう。白色にすることでよりフォーマルになりますし、白の無地以外の便箋は使用しないようにしましょう。

折り方

内定辞退の手紙は封筒に入れて出すこともありますし、その場合は折り方にも注意しなければなりません。折り方は三つ折か四つ折りで、折り目が綺麗になるように真っすぐ折る必要があります。

折り目が曲がっていると雑な印象、適当な印象を与えてしまいますし、印象がよくありません。折り目によっては誠実さが伝わらなくなってしまいますので、丁寧に折るようにしなければなりません。

また内定辞退の手紙は必ずしも折らなければならないわけではなく、大きいサイズの封筒を使用して、そのまま入れるという方法もあります。大きいサイズで折らずに手紙を送ったとしても問題はありませんし、折り目などの心配をする必要もありませんので、悩みたくないなら折らずに入れられる封筒を選びましょう。

用紙

内定辞退の手紙では使用する用紙も重要であり、基本は白色で無地のものを選ぶ必要があります。これ以外の用紙を使用してしまうとカジュアルに見えてしまい、マナー違反になってしまいますので注意しましょう。

また内定辞退の手紙に使用する用紙は、用紙の質にも注意が必要です。コピー用紙などペラペラなものは極力避け、上質紙などしっかりとした厚みのある用紙を選ぶようにしましょう。上質紙を選ぶことで、企業への配慮が伝わりますし、企業に対してきちんと気を遣っていることで誠実さをアピールすることができます。

コピー用紙を使用したからといって必ずしも印象が悪くなるわけではありませんが、より好印象となるのは上質紙ですので、上質紙を使用して内定辞退の手紙を出すようにしましょう。

内定辞退の手紙の封筒の縦書きの場合は?

内定辞退の手紙を書けば、それを企業に送るために封筒を使用しなければなりません。郵送には封筒は必須ですので、封筒を準備しておく必要がありますが、封筒の書き方にも注意が必要です。内定辞退の手紙は手紙自体はもちろん、それを入れる封筒も見られていますし、封筒の書き方などが間違っていると印象が悪くなってしまいます。

封筒の時点で印象が悪いと内定辞退の手紙にも影響してしまう可能性がありますし、封筒の書き方もこだわらなければなりません。封筒の書き方にはさまざまなマナーがありますし、それが守れていないければマナー違反としてマイナスの印象を与えてしまいます。封筒の書き方にも充分に注意して、正しい書き方で好印象を与えていきましょう。

宛名

初回公開日:2018年02月07日

記載されている内容は2018年02月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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