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内定辞退の手紙マナー|封筒の縦書き・状況別の例文と書き方

更新日:2020年08月20日

内定辞退を手紙でしたことはありますか?内定をもらったからといって、必ずしもその企業に就職するとは限らず、内定辞退をする場合もあります。内定辞退の方法はさまざまですが、その中の一つとして手紙が挙げられます。今回は手紙での内定辞退についてご紹介します。

内定辞退の手紙では使用する用紙も重要であり、基本は白色で無地のものを選ぶ必要があります。これ以外の用紙を使用してしまうとカジュアルに見えてしまい、マナー違反になってしまいますので注意しましょう。

また内定辞退の手紙に使用する用紙は、用紙の質にも注意が必要です。コピー用紙などペラペラなものは極力避け、上質紙などしっかりとした厚みのある用紙を選ぶようにしましょう。上質紙を選ぶことで、企業への配慮が伝わりますし、企業に対してきちんと気を遣っていることで誠実さをアピールすることができます。

コピー用紙を使用したからといって必ずしも印象が悪くなるわけではありませんが、より好印象となるのは上質紙ですので、上質紙を使用して内定辞退の手紙を出すようにしましょう。

内定辞退の手紙の封筒の縦書きの場合は?

内定辞退の手紙を書けば、それを企業に送るために封筒を使用しなければなりません。郵送には封筒は必須ですので、封筒を準備しておく必要がありますが、封筒の書き方にも注意が必要です。内定辞退の手紙は手紙自体はもちろん、それを入れる封筒も見られていますし、封筒の書き方などが間違っていると印象が悪くなってしまいます。

封筒の時点で印象が悪いと内定辞退の手紙にも影響してしまう可能性がありますし、封筒の書き方もこだわらなければなりません。封筒の書き方にはさまざまなマナーがありますし、それが守れていないければマナー違反としてマイナスの印象を与えてしまいます。封筒の書き方にも充分に注意して、正しい書き方で好印象を与えていきましょう。

宛名

封筒の書き方としては、宛名の書き方に注意が必要です。縦書きで封筒を書く場合には宛名に含まれる数字については漢数字で記入しなければなりません。算用数字で記入してしまうと間違いになりますので、細かいことですが間違ないように注意しましょう。

またすべてを漢数字で書くわけではなく、封筒に記入する郵便番号は算用数字で記載します。算用数字については横書きになりますので、漢数字ではなく算用数字で記入するようにしましょう。宛名で注意が必要なのは敬称の使い方です。

最終的な送り先がどこになるかによって、使用する敬称が違いますので注意しましょう。人事部など部署名で終わる場合は御中、採用担当者個人の場合は様となりますので、それぞれ正しい敬称で記入していきましょう。

裏面

封筒は表面には宛名などを書きますので、絶対に記入しなければなりませんが、裏面もマナーとしては記入しなければなりませんので注意しましょう。裏面への記入がなくても送り先の住所が正しく書かれていれば、企業のもとに手紙を届けることはできますが、裏面が無記名になっているとマイナスの印象を与えてしまいます。

裏面には自身の名前や住所、所属している大学名や学部名などを記入しなければなりません。また封筒の表面が縦書きになっている場合は、裏面に関しても基本的には縦書きで記入するのがマナーです。表面は縦書きで裏面は横書きなどバラバラになっていると統一感がなく見栄えが悪くなってしまいますので、必ず表と裏で表記は揃えるようにしましょう。

状況別の内定辞退の手紙の例文は?

内定辞退の手紙の内容は状況によっても違ってきます。それぞれの状況別の例文を参考にしながら、辞退の手紙を作成していきましょう。

転職

転職の場合の内定辞退の手紙の例文は以下になります。

「拝啓 時下貴社ますますご清栄のお慶び申し上げます。この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。大変光栄なお話しではございますが、一身上の都合により辞退させて頂きたく、お便り差し上げました。ご期待に沿えず申し訳ございません。末筆ながら貴社益々のご活躍をお祈り申し上げます。敬具」

転職の場合は内定辞退の理由については、一身上の都合など当たり障りのないものを書くのがベターです。余計なことは伝えず、シンプルに記しましょう。

公務員

公務員の内定辞退の手紙は以下になります。

「拝啓 時下貴社ますますご清栄のお慶び申し上げます。この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。大変光栄なお話しではございますが、他社への就職が決まってしまったため、辞退させて頂きたく、お便り差し上げました。ご期待に沿えず申し訳ございません。末筆ながら貴社益々のご活躍をお祈り申し上げます。敬具」

公務員の場合は理由なしで辞退するのは不自然ですので、他社の内定が決定したなどを理由にするといいでしょう。

中途採用

中途採用の内定辞退の手紙は以下になります。

「拝啓 時下貴社ますますご清栄のお慶び申し上げます。この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。大変嬉しいお話しではございますが、諸般の事情により辞退させて頂きたく、お便り差し上げました。ご期待に沿えず申し訳ございません。末筆ながら貴社益々のご活躍をお祈り申し上げます。敬具」


中途採用の場合も、内定辞退の理由については当たり障りのないものにしておいた方が無難です。一身上の都合以外では諸般の事情なども使用可能ですので、どちらかを使用して辞退の旨を伝えていきましょう。

縦書き

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初回公開日:2018年02月07日

記載されている内容は2018年02月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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