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内定辞退の手紙マナー|封筒の縦書き・状況別の例文と書き方

更新日:2020年08月20日

内定辞退を手紙でしたことはありますか?内定をもらったからといって、必ずしもその企業に就職するとは限らず、内定辞退をする場合もあります。内定辞退の方法はさまざまですが、その中の一つとして手紙が挙げられます。今回は手紙での内定辞退についてご紹介します。

内定辞退の手紙を縦書きで記入する場合は、基本的には手紙の形式で書き進めていきます。拝啓で始まり、敬具で終わるのが一般的であり、拝啓の後に時候の挨拶、敬具の前には締めの挨拶が必要になります。

時候の挨拶は手紙を書く時期によって変えなければなりませんが、時下であれば年中使用できますのでです。敬具の前の締めの挨拶としては、末筆ながら貴社益々のご活躍をお祈り申し上げますなどが一般的です。これらは定型表現で構いませんので、忘れずに書くようにしましょう。

手紙以外での内定辞退の方法は?

内定辞退の方法としては手紙で辞退を申し出ることが多いですし、手書きの手紙で辞退を伝えることで丁寧さが伝わり、より好印象を与えることができます。そのため手紙で内定辞退を伝えるのがベストではありますが、必ずしも手紙で辞退をしなければならないわけではありません。

内定辞退は手紙以外にも電話やメールなどでもすることができますし、それらの方法で辞退したとしても、失礼にあたるわけではありません。ただ最も誠実さをアピールできるのは手書きの手紙ですので、それは覚えておきましょう。

就活中は忙しいですし、なかなか手紙を作成する時間が取れない場合もあります。その場合には電話やメールなどの方法は有効ですので、それぞれの方法での辞退の仕方を知っておきましょう。

電話

電話で内定辞退の連絡をする場合は、電話をかける時間にも注意が必要です。朝一や終業間近などは忙しいことも多いので避け、できるだけ日中の時間帯にかけるようにしましょう。忙しい時間帯にかけてしまうと、それだけで印象が悪くなってしまいますし、企業にも迷惑がかかってしまいます。

日中にかけることで企業でも対応がしやすいですし、より好印象を与えやすくなります。企業に電話をすれば、まずは採用担当者に取り次いでもらうようにしましょう。内定辞退を他の人に伝言で託すのは絶対にNGですので、担当者に直接伝えなければなりません。担当者が出れば内定辞退の旨を簡潔に伝え、その理由も述べながら丁寧に謝罪をするようにしましょう。

メール

内定辞退はメールでもすることが可能であり、メールで辞退をする場合は謝罪の気持ちをしっかりと述べ、辞退する旨を明確に伝える必要があります。メールで連絡をするとどうしても事務的に感じられてしまいますし、使用する言葉によっては冷たい印象を与えてしまいますので注意しなければなりません。

まずは内定をもらったことへの感謝の気持ちを伝え、それを辞退することの謝罪、辞退する理由などを丁寧に伝えていきましょう。感謝の気持ちを伝えることで事務的な連絡に感じませんし、好印象となる場合も多いです。

メールの場合も企業を混乱させないように、明確な言葉を使って内定を辞退すると申し出ることが大切ですので、曖昧な表現は使用しないようにしましょう。

辞退の連絡後手紙を出すのもOK

内定辞退の連絡は手紙以外でも電話やメールなどで行うことができますが、最も印象が良いのは手紙で伝えることです。しかし就活中は忙しいですし、手紙は作成するのにも時間がかかります。

また作成してから郵送し、企業に届くまでにも時間がかかりますし、電話やメールなどで素早く伝えた方がいい場合もあります。内定辞退の連絡は遅くなればなるほど企業に迷惑がかかりますし、企業に迷惑をかけないためには素早く連絡をすることが大切です。

そのため電話やメールなどで先に辞退の旨を伝え、後日手紙を送り、丁寧に謝罪の気持ちを伝えるという方法もあります。手間はかかりますが、より誠実さをアピールできる方法ですので、好印象を与えたいのであればです。

内定辞退の手紙は丁寧に謝罪の気持ちを伝えよう

内定辞退の手紙の書き方やマナーなどを紹介しましたが、内定辞退の手紙はマナーに気をつけておかなければマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。内定辞退がすでに失礼であるにも関わらず、マナーまでできていないとさらに失礼を重ねることになりますし、それだけでは避けなければなりません。

内定辞退の手紙は、ただ辞退することが伝わればいいわけではなく、辞退の旨が正しく伝わった上で、企業への感謝や謝罪の気持ちを伝えていくことが大切です。感謝や謝罪の気持ちを伝えるためには、マナーを守ることが大切ですし、正しいマナーをしっかりと身に付けておく必要があります。

内定辞退の手紙は正しいマナーを心がけ、失礼のないように辞退の気持ちを伝えるようにしましょう。

初回公開日:2018年02月07日

記載されている内容は2018年02月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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