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2017年11月13日

内定式のメールの返信の書き方と例文|通知/確認/お礼

内定をもらって初めての会社行事である「内定式」。就活がひと段落して気が緩んでいても、内定式の通知をもらったときには社会人としてマナーを守って対応しなくてはなりません。忘れかけていたメールや連絡のマナーを再度確認して、入社に向けて準備して行きましょう。

内定式初めての行事「内定式」に向けて気を引き締めなおそう

内定式のメールの返信の書き方と例文|通知/確認/お礼

夏ころになると就職活動もひと段落して、内定式について各会社連絡が来るようになります。内定式は、大抵の場合内定者が決定して一番初めに行われる会社の行事であり、内定者が初めて正式に顔を合わせるタイミングでもあります。

多くの場合新卒者を対象で、ほぼ同時期に行われるため、どういった式なのか心配している就活生もいることでしょう。気が緩んでしまいがちな就活終了後ですが、会社に初めて正式に挨拶する機会です、改めて気を引き締めてまいりましょう。

内定式通知や案内の返信メールの書き方と例文

まず、内定式にはよっぽどの特別な理由がない限り必ず出席しましょう。よってメールは基本的には「出席」で返信をします。出席の連絡は基本的には通知が来た手段で返します。通知が電話であれば電話で、メールできたのであればメールで返信すれば問題ありません。

メールでの場合返信期限が書いてあることが多いですのでその期限内には必ず返信します。しかし会社側の都合も考慮して何か事情がなければできる限り早い返信を心がけましょう。それでは、出席する際、欠席をする際それぞれのメールでの連絡の仕方についてご紹介します。

出席

出席の場合はとくに気を遣うようなことはありませんので「なるべく早く」「出欠の旨を明白に記載する」ことが大切です。返信の一例をご紹介しますので例文を元に作成してください。また題名は「内定式の出欠について」や「〇月〇日内定式の件」などわかりやすいものにしましょう。もし通知のメールの題名がわかりやすいものであれば「Re:」を付けて引用すれば相手にとっても一目瞭然と言えます。

内定式「出席」の際の返信メール例文

件名:
内定式(・内定者懇談会)の出欠について

本文:
○○株式会社
総務部人事課 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○〇〇(フルネーム)と申します。
この度は、内定式のご案内ありがとうございます。
ぜひとも出席させて頂きたく思います。

では、内定式当日にお目にかかれることを楽しみにしております。
よろしくお願い申し上げます。
————————————————————
○○大学○○学部○○学科
○○ ○○ 
電話番号:
メール:
————————————————————

欠席

しつこいようですが内定式には基本的に特別な事情がない限りは出席しましょう。学校の授業や配車などの予定の場合は内定式を優先します。会社側も基本的には出席と考えていますし、内定式後にいろいろな説明をするので、一人欠席するとその説明を再度しなくてはならず、人事の方にも迷惑をかけることになります。

どうしても欠席しなくてはならない場合は、その旨を加味して誠心誠意返信をしましょう。また、突然欠席しなくてはならなくなった場合は、分かった時点ですぐに電話で連絡をしましょう。休業日や夜中だった場合は取り急ぎメールを入れ、追って電話連絡もしましょう。

内定式欠席の際の返信メールの例文

件名:
内定式(・内定者懇談会)の欠席について

本文:
○○株式会社
総務部人事課 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○〇〇(フルネーム)と申します。
この度は、内定式のご案内ありがとうございます。

大変残念ですが、○○の予定が入っておりまして今回の内定式は欠席させていただきます。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、お手配のほどよろしくお願い申し上げます。

次回の研修には参加いたしますので、よろしくお願いいたします。
————————————————————
○○大学○○学部○○学科
○○ ○○ 
電話番号:
メール:
————————————————————

その他確認事項

出欠と一緒に、ほかに確認しておきたいことがある場合はメールで問い合わせておきます。ただし会社側にも大量にメールが届く可能性がありますので、どうしても聞きたい事だけを聞くようにしましょう。

【例】
・当日持参するものはございますでしょうか
・欠席を証明する書類は提出が必要でしょうか
・○○のため、内定者懇談会のみ欠席させていただくことは可能でしょうか

件名と署名

件名は「内定式の件」や「内定式○○の件」など内定式のについてのメールだということがわかるようなものにしましょう。
・内定式の出欠について
・内定式欠席の件
・内定式のお礼

また署名には「大学名・学部・学科」「氏名」「電話番号」「Emailアドレス」を必ず載せるようにします、電話番号やメールアドレスは連絡のつきやすいもの、よく確認するものにしましょう。署名は一度一度書くと間違いやすいので、テンプレートとして登録しておきましょう。

内定式のお礼メール

内定式にお礼メールは必要か

内定式には「内定者懇談会」と言われる食事会のようなものが一緒に開かれることが多いです。就職活動では会社見学などのあとにはメールでお礼を送るようにマナー本に書かれていたかと思われますが、内定式・懇談会のあとにもお礼のメールを送ったほうが好印象です。

内定したからといって正式に会社の人間と言うわけではない段階では人事の方もこうして送ってもらえるとあなたに良いイメージを抱いてくれるでしょう。

内定式のお礼メールの例文

件名:
本日の内定式(・内定者懇談会)について

本文:
○○株式会社
総務部人事課 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○〇〇(フルネーム)と申します。
本日は、内定式・および内定者懇談会にお招きいただき誠にありがとうございました。

実際の仕事の内容を聞いたり、一緒に働く同期とも会うことができ、入社日がとても楽しみになりました。
とても充実した時間を過ごすことができました。

入社日までは研修などでまたお世話になります。入社後に一日も早くお役に立てるよう臨んでいきたいと思っておりますので、今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
本日は誠にありがとうございました、重ねてお礼申し上げます。
————————————————————
○○大学○○学部○○学科
○○ ○○ 
電話番号:
メール:
————————————————————

内定式の交通費のメールでの連絡の仕方

全国展開の会社で遠方からの出席であれば、交通費が一部支給されることが多いですが、ある地域限定の会社の場合は、交通費が設定されていない可能性があります。

また、「4年後期になってから授業が減ったため実家に住んでいる」などのイレギュラーな状態になっている場合は人事担当者へ確認をしてみましょう。その場で聞くと現金の準備などに手間を掛けさせてしまうことがありますので、できる限り事前に連絡を入れます。

内定式についてのメールの例文【交通費について】

・当日は○○県○○市より参りますが、交通費の清算の必要はありますでしょうか。また印鑑など用意するものがございますか
・引っ越しにより以前提出した住所が変更いたしました。(○○県○○市○○〇‐○-〇)当日はこちらからお伺いしますが交通費などはご精算いただけますでしょうか

内定式についてのメールの例文【交通費について】

内定式のメールが来ない場合の対処法

内定式が〇月にあるらしいことだけは聞いていたけれども、前月の末になっても連絡がこないと不安にもなるでしょう。なんかしらかのトラブルで一人だけメールが届いていないなどのこともあるので直前になっても連絡がない場合は連絡をしてみましょう。その際催促のようにならないように気を付けます。

内定式についてのメールの例文【催促・質問】

件名:
内定式・内定者懇談会の件について

本文:
~略~

表題の件ですが、10月のはじめとお伺いしておりましたがいつ頃ご予定されてらっしゃいますでしょうか。誠に勝手ながら大学の○○の都合があり、ご予定をお聞かせいただければ幸いです。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

内定式のメールの返信が遅れた場合のメールの書き方

基本的には区切られた返信期限は過ぎないように連絡をしましょう。しかしうっかり忘れていて連絡が遅れてしまった、期限を過ぎてしまったという場合には気が付いた時点ですぐに連絡をするようにしましょう。

返信が遅れた場合はメールではなく電話ですぐに連絡を入れ遅れた旨を担当者に謝罪します。気が付いたのが会社の休業日や夜中であった場合はひとまずメールを入れ、翌日以降最初の営業日にあらためて電話連絡を入れましょう。

内定式についてのメール例文【遅れた時の謝罪】

件名:
内定式・内定者懇談会の出欠の件について

本文:
~略~
表題の件ですが、〇月〇日までにお返事をしなくてはならないところ遅くなりまして大変申し訳ございません。
~略~
お手数をおかけして誠に申し訳ございませんでした。何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

内定者でも「社外の人間」好印象をキープしましょう

内定をもらったからと言って安心しすぎてしまっていませんか。内定者といえど入社日を迎えるまでは「社外の人間」であることを忘れてはいけません。配属などにも影響がある可能性を忘れず、メールのマナーをしっかりと守り、好印象をキープするようにしましょう。

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