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2018年02月07日

内定通知書の書き方・返信の仕方・来ない場合の対処法

内定通知書にはどのように返信すればいいかわかりますか?企業から内定をもらえば内定通知書が届きますが、就職するためにはこれに対して返信しなけえればなりません。内定通知書は就職を決める大切なものですので、正しい対処法を知っておきましょう。

内定通知書の書き方は?

内定通知書の書き方・返信の仕方・来ない場合の対処法

就活では企業から内定をもらうのが目標であり、内定をもらうことができれば一安心することができます。就活では忙しく動き回っていることも多いですし、内定がもらえてほっと一息つく人は多いですが、内定をもら=就活が終わる、就職できるというわけではありません。

企業から内定をもらえば、内定通知書という書面で内定を伝える書類が届きます。これに対して返信することではじめて内定が決まり、就職することができます。内定通知書をもらった段階では、内定が通知されただけの状態であり、就職することが決まっているわけではありません。

就職できる資格が与えられているだけの状態であり、これに対して返信しなければなりませんので、内定通知書の正しい書き方を知っておきましょう。

サインして提出

内定通知書は企業によってフォーマットが違っていますが、基本的にはサインして提出となることが多いです。企業によっては住所や連絡先などを記入する欄があったり、家族構成などを記入しなければならない場合もありますが、基本的には項目どおりに書き進めていれば問題はありません。

最後にサインをし、印鑑が必要な場合も多いので必ず用意しておきましょう。企業によって求められる印鑑の種類が違う場合もありますが、基本的には認印でOKです。実印や銀行印は不要であることが多いので、認印のみ用意しておけば問題ないでしょう。

認印でOKである場合が多いですが、シャチハタはNGです。内定通知書は公的な書類ですのでシャチハタではなく、必ずゴム印などで押印するようにしましょう。

新卒や転職の内定通知書の返信の仕方は?

内定通知書の書き方・返信の仕方・来ない場合の対処法

内定通知書のフォーマットは企業によってさまざまであり、どのような形式で送られてくるのかも企業によって違っています。書面で内定通知書が送られてくる場合もあれば、メールなどで簡易的に送られてくる場合もありますし、電話で内定を通知される場合もあります。最近ではメールで内定通知書を出す企業も増えていますので、それに対して返事をしていかなければなりません。

メールの場合は内定通知書に返信をすることで、自身の答えを伝えることができますが、返信時にはさまざまなマナーやポイントがあります。それらが守れていないとマイナスの印象を与えてしまいますので、注意しなければなりません。新卒や転職の内定通知書の返信の仕方を知って、メールにも上手に返信していきましょう。

メールなど

内定通知書の書き方・返信の仕方・来ない場合の対処法

メールなどで内定通知書が送られてくる場合は、それに対して返信をすることで内定を承諾するかどうかを決定していきます。まずは内定をもらったことに対してのお礼の気持ちを述べ、そこから自身の答えを伝えていきましょう。

いきなり本題に入るのは失礼ですし、感謝の気持ちを伝えないのはマナー違反です。内定をもらえば必ずお礼の連絡をしておかなければなりませんので、丁寧に感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

感謝の気持ちを伝えれば、自身の答えを記していきますが、内定を承諾するのであれば企業で働く気持ちを記し、辞退や保留にする場合はその旨を記入しておきましょう。辞退や保留の場合でもお礼の気持ちを伝えることは大切ですので、忘れずに伝えなければなりません。

直接提出

内定通知書はメールで返信して答えを伝えたり、書面で返送する場合もあれば、企業で直接提出する場合もあります。直接提出する場合でも、事前に内定通知書が送られてきて、それにサインをしたものを提出する場合と、その場で内定通知書が渡され、そこで書き進めていく場合にわかれます。

事前に渡されている場合は、必要な事項をすべて記入してから持参する必要があります。わからない部分があればそこは空けておき、提出する前に疑問点などは必ず聞いて解消しておくようにしましょう。その場で記入する場合は印鑑などを持ち物として指定されますので、忘れずに持っていかなければなりません。サインでも代用できる場合もありますが、忘れ物をしていると印象がよくないので注意しましょう。

内定通知書が来ない場合の対処法は?

内定通知書の書き方・返信の仕方・来ない場合の対処法

面接を受ければ結果の通知が気になりますし、最終面接の場合は内定通知書がいつくるのかと不安になってしまうことも多いです。企業でもさまざまな仕事がありますし、面接の結果の通知が遅くなってしまうことも多いです。

そのため内定通知書が送られてくるのが遅い場合もありますが、あまりにも遅い場合はそれに対処していかなければなりません。内定通所の送付があまりに遅い場合は何らかのトラブルによって正しく遅れていない場合もありますし、多忙のあまり担当者が忘れてしまっている場合もあります。

そのままにしておくと、最悪の場合内定取り消しにもなりかねませんので、しっかりと対処しなければなりません。内定通知書がこない場合はどのように対処していけばいいのでしょうか。

企業に問い合わせ

内定通知書の書き方・返信の仕方・来ない場合の対処法

内定通知書がこない場合は、その旨を企業に連絡し、どうなっているのかを問い合わせるようにしましょう。場合によっては担当者が送るのを忘れてしまっている場合もありますし、あまりにも遅い場合は必ず確認しておかなければなりません。

最終面接の結果が通知されていない場合も連絡が遅ければ問い合わせは必須ですが、すでに合格と言い渡されている場合でも、内定通知書がこなければ問い合わせは必須です。合格と言われているからといって、油断していると他の内定者が決まってしまい、企業に就職できなくなってしまう場合もあります。

担当者も送ったつもりでいる場合は、返事がないことで企業への就職の意思がないと判断されますので、必ず企業に連絡をするようにしましょう。

ポストも確認

内定通知書がこない場合は企業に問い合わせをすることも大切ですが、電話やメールだけではなくポストなどもこまめに確認しておくことが大切です。内定通知書がどの形式で送られてくるかは企業によって異なっており、電話で通知される場合もあれば、メールで通知される場合もありますし、書面で送られてくる場合もあります。

何か一つに絞って確認していると、実際には内定通知書が届いているにも関わらず見落としてしまう場合もあります。企業によって連絡の方法は違いますし、内定通知書の形式も異なっていますので、ポストなども確認し、メールアドレスも複数持っている場合は、そちらにメールが届いていないかなども、しっかりと確認しておきましょう。

内定通知書のお礼状・添え状の書き方は?

内定通知書の書き方・返信の仕方・来ない場合の対処法

内定通知書を書面でもらった場合は、サインをするなど必要事項を記入して企業に返送する必要があります。この時に記入した内定通知書のみを返送するのはマナー違反であり、これにお礼状や添え状などを同封しなければなりません。

お礼状や添え状はどちらか一方で構いませんので、両方を併せて作成しましょう。内定をもらったことへの感謝の気持ちを丁寧に伝え、かつ同封した書類は何かをしっかりと示しておくことが大切です。

お礼状や添え状は必ずしも手書きである必要はなく、パソコン作成でも構いません。手書きの方が気持ちは伝わりますが、パソコン作成でもマイナスの印象を与えることはありません。字が苦手であれば、無理せずパソコン作成を選んだ方が無難でしょう。

内定通知書の封筒の書き方は?

内定通知書の書き方・返信の仕方・来ない場合の対処法

内定通知書を郵送で返送する場合は、封筒に入れて送らなければなりません。封筒は送り先の住所などを間違えないように注意が必要ですし、敬称なども間違えないようにしましょう。また赤字で重要書類在中、あるいは内定通知書在中と記し、赤線で四角く囲うことも覚えておきましょう。

使用する封筒のサイズは特にこだわる必要はありませんが、色についてはできれば白色を使用しましょう。茶色でも問題はありませんが、より好印象を与えることができるのは白色の封筒です。白色の封筒がない場合のみ、茶封筒で代用するようにしましょう。企業によっては内定通知書と一緒に返送用の封筒が同封されている場合もあります。その場合は返信用の封筒を使用して、内定通知書を返送しましょう。

内定通知書はいつ出すのか?

内定通知書の書き方・返信の仕方・来ない場合の対処法

企業から内定通知書をもらえば、それに対して返信をする必要がありますが、問題はいつ出せばいいのかということです。内定をもらったからといって、必ずしもその企業に就職するわけではありませんし、場合によっては辞退したり、結果を保留にしたい場合もあります。内定通知書に返信することで内定を承諾したことになりますので、企業への就職が決定してしまいます。

しかし企業としても素早く採用を決めたいと考えていますので、いつまでも返信しなければ就職の意思がないとみなされ、内定が取り消しになってしまう場合もあります。内定通知書は返信するタイミングも非常に重要ですので、いつ出せばいいのかを正しく知っておき、タイミングを間違えないようにしましょう。

もらったらすぐ

内定通知書の書き方・返信の仕方・来ない場合の対処法

内定通知書は、基本的にはもらったらすぐに返信しなければなりません。企業では採用を素早く決めたいと考えていますし、素早く返信することで企業への配慮ができていることが伝わり、好印象を与えることができます。

また返信が早いことで企業への入社意欲の高さが伝わりますし、就職後の仕事がスムーズに進む場合も多いです。内定通知書への返信は素早く行う必要がありますが、これは内定を承諾する場合に限りません。

内定を辞退する場合も、保留にする場合でも基本的には素早く返信し、答えを出さなければなりません。辞退も早めにすることが大切ですし、保留にする場合も事前に申し出ておく必要がありますので、答えを決めた時点で素早く企業に連絡するようにしましょう。

企業によって提出期限が違う

内定通知書はもらえばすぐに返信することが大切ですが、企業によっては事前に提出期限が決められている場合もあります。期限については設定されているかどうかも企業ごとに違いますし、期限がある場合も期間は違っています。

1週間の企業もあれば1ヶ月待ってくれる場合もありますし、期限がある場合は基本的にはその期限内で返信をしていれば問題はありません。もちろん期限があるからといって、ぎりぎりまで連絡を先延ばしにするのではなく、素早く伝えておくに越したことはありません。

内定を承諾する場合はもちろん、辞退の場合も保留の場合も素早く伝えることが大切です。期限はあくまで目安ですので、期限を軸に考えるのではなく、とにかく早く答えを出すようにしましょう。

内定通知書と採用通知書の違いは?

内定通知書の書き方・返信の仕方・来ない場合の対処法

最終面接に合格すれば企業から内定通知書が届きますが、企業によってはこれが採用通知書となっている場合もあります。内定通知書でも採用通知書でも意味が同じと考えている人がいる一方で、言葉の違いから厳密な意味は違っていると考える人もいます。

これらは似ているものですが、言葉は違いますし、企業によっては採用通知書を出した後に、後日改めて内定通知書を出す場合もあります。どちらか片方だけが通知されるのではなく、両方の通知書が届く場合もありますし、この扱いに困ってしまう人は多いです。

内定通知書と採用通知書は似ていて、どちらが何を表すのかを正しく理解していない人も多いですが、これらにはどのような違いがあるのでしょうか。

内定か合格か

内定通知書と採用通知書の違いとしては、内定が決まったか、合格したかの違いがあります。内定通知書は企業内で内定が決まったことであり、採用することが内々に決まっていることを通知します。対して採用通知書は最終面接に合格し、採用する旨が決まったことを示します。

どちらも意味は似ていますが、採用通知書の場合は単に最終面接に合格したことを告げる場合であることが多いので注意しなければなりません。最終面接に合格したからといって、全ての場合で確実に就職できるわけではありません。

最終面接に合格しても就職できない場合はありますし、より確実なのは内定をもらった状態です。採用通知書だけでは安心できませんので、企業から内定通知書がもらえるようにしっかりと好印象を与え、アピールをすることが大切です。

企業によっては意味が同じ場合も

内定通知書と採用通知書では細かい意味は違っていますが、企業によっては全く同じものとして扱っている場合もあります。単に呼び方の問題としているだけの場合もあり、どちらをもらったからといって、内定したことは変わらない場合もあります。

企業ごとに内定通知書と採用通知書の扱いは違っていますので、気になる場合は確認しておくことが大切です。余計なことで不安を抱えないためにも、小さなことでも気になることがあればその都度質問をし、疑問を解消して就職を決めていきましょう。

内定通知書を紛失した場合の対処法は?

内定通知書の書き方・返信の仕方・来ない場合の対処法

内定通知書は公的な書類ですし、企業に就職するための非常に重要な書類です。そのため紛失しないように重要に保管しなければなりませんし、紛失を防ぐためにも素早く記入して企業に返送することが大切です。

しかしどれだけ気を付けていても紛失してしまう場合はありますし、内定通知書をなくしてしまう場合もあります。内定通知書をなくしてしまうと大変なことになりますし、焦ってしまいますが、落ち着いて対処することが大切です。

内定通知書を紛失したからといって、対処法がないわけではありませんし、冷静に対処すれば解決できる問題でもあります。内定通知書を紛失しても焦ることなく、落ち着いて対処していきましょう。

企業に相談

内定通知書を紛失してしまった場合は、まずは企業に相談するようにしましょう。紛失の旨を伝えるのは勇気が必要ですが、背に腹は代えられませんし、紛失したまま提出できなければ内定が取り消しになってしまう可能性もあります。内定通知書を紛失したことを伝えても内定が取り消しになることはありませんし、再発行など対処してくれることがほとんどです。

また企業によってはすでに別の書類で内定の意思を確認している場合もありますし、内定通知書を紛失したとしても特に問題ない場合もあります。内定通知書を紛失した場合の対応も企業によってさまざまですので、まずは企業に連絡し、どうすればいいのか指示をあおぐようにしましょう。

紛失すると悪印象

内定通知書を紛失しても内定が取り消しになることはありませんし、企業に連絡すれば解決できることがほとんどです。しかしどんな場合でも内定通知書を紛失することでマイナスの印象を与えてしまうことは知っておかなければなりません。

内定通知書を紛失すれば、企業への就職意欲が低いと判断される可能性もありますし、重要書類をなくす注意力が散漫な人と認識されてしまう場合もあります。就職にあたってマイナスの印象がついてしまうと、就職後の仕事に影響する可能性もありますし、注意しなければなりません。

内定通知書は絶対に紛失してはいけない重要な書類ですので、なくさないように大事に管理し、素早く企業に返送して紛失のリスクを減らすようにしましょう。

内定通知書には素早く返信しよう

内定通知書の書き方・返信の仕方・来ない場合の対処法

内定通知書の書き方や返信の仕方、来ない場合の対処法などを紹介しましたが、内定通知書はもらえばすぐに返信することが大切です。返信が遅くなければ印象が悪くなりますし、紛失してしまうリスクも高くなってしまいます。

返信が早いことで好印象を与えることができますし、就職後の仕事もスムーズに進めていくことができますので、内定通知書は素早く返信していきましょう。

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