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2018年06月01日

内定通知の返事の仕方・保留してもらう方法・期間|メール

内定通知をもらっても、別の企業の就職試験が進行中であったり、複数の内定通知をもらっているのでゆっくり考えたいなどの理由で内定を保留してもらいたい人もいます。では、内定通知をもらったときには、どのような返事の仕方をすれば良いのでしょうか。

内定通知の返事のマナー

内定通知の返事の仕方・保留してもらう方法・期間|メール

不安なことも多かった就職活動も、内定通知をもらうようになれば終わりが近づいてきていることになります。しかし、内定通知をもらうことが最終目的ではありません。内定通知をもらって、その企業で働くことになれば、長くその職場でお世話になります。

そのため、内定通知に対しての返事の仕方は、これからお世話になる上司や、先輩たちの第一印象に繋がる非常に大事なものとなります。なので、内定通知をもらったことに安心して、マナーを忘れてしまうと、印象が悪くなってしまう可能性があるため注意が必要です。

また、内定通知をもらっても、別の企業の就職試験が進行中であったり、複数の内定通知をもらっているのでゆっくり考えたいなどの理由で内定を保留してもらいたい人もいます。

では、内定通知をもらったときには、どのような返事の仕方をすれば良いのでしょうか?また、内定の保留はどのようにしてもらえば良いのでしょうか。

内定通知の返事メールの書き方と例文

内定通知の返事の仕方・保留してもらう方法・期間|メール

内定通知の方法は企業によって違います。電話で連絡がくることもあれば、郵送で資料などど一緒に送られてくる場合もあります。

また、今ではメールでのやりとりをするところも多いため、メールで内定通知を受けるということも少なくありません。メールで内定通知がきた場合には、メールで返事をすることになります。

このとき、内定通知がきたことに安心してしまい、返事の仕方に不備が出ないように注意しないといけません。

すぐに返事をする

メールは電話と違って、必ずその場で返事などのやりとりをする必要がありません。そのため、落ち着いた時間にゆっくりと返事をしようとして、後回しにしてしまう人がいます。また、別の企業の就職試験が進行中であったり、ゆっくりと検討したいという場合などに、返事をせずに、勝手に返事を保留してしまう人もいます。

これらは、せっかく内定をくれた企業に対して失礼な行為となってしまいます。また、企業側もいつまでも連絡ないことで今後の対応が取れなくなってしまう場合もあります。そのため、メールで内定通知がきた場合でも、なるべく早く返事をするようにした方が良いでしょう。

内定を保留してもらいたい場合も、そのことを伝えておかないといけません。ただし、内定保留にはいろいろなリスクも含んでいることも把握しておかないといけません。

お礼と抱負

内定通知のメールに返事をする際は返事の内容に関わらず、まずは内定に対してのお礼から述べるようにしましょう。その後には今後の抱負などを書くと良いでしょう。

内定通知は連絡なので、長い文で返す必要はありません。むしろ、ポイントを抑えて短くまとめる方が担当者に良い印象を与えることができるでしょう。

件名

仕事をしていると、非常に多くのメールが届きます。なので、件名はわかりやすいものにしておかないと、別のメールに埋もれてしまう可能性があります。

なので、件名はシンプルで重要なものとわかりやすいように「内定のお礼」などと付けましょう。また、件名に名前も含めておくと担当者がメールを整理するときに便利なので配慮しておきましょう。

メールでの例文

内定通知の返事の仕方・保留してもらう方法・期間|メール

メールで内定通知に返事を出す場合には、上記の内容に注意しないといけません。上記の内容に注意しながらメールを書くと以下のような文になります。

例文

「件名」採用のお礼/(本人氏名)より

株式会社 (会社名)
人事部 (担当者名)様

大変お世話になっております。
貴社より内定通知をいただきました(本人氏名)です。

このたびは、内定のお知らせをいただき、大変嬉しく思っております。
光栄に存じますと同時に、身の引き締まる思いがいたします。

一日も早く貴社に貢献できるよう、日々精進する所存でございます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

内定の返事を電話でする場合

内定通知の返事の仕方・保留してもらう方法・期間|メール

メールと同様に、内定通知が電話でくることも少なくありません。電話の場合はメールと違ってゆっくりと言葉を考えることができなく、その場で対応しないといけないため、焦ってしまいうまく対応できないという人も多いです。なので、企業からの電話に対応できるように事前に準備を整えておくことが重要になります。

電話がかかってくるまで

最終面接が終わってから内定通知が出るまでは、早くて2、3日、長くて1週間ほどになります。この期間は意外と短く、最終面接が終わって安心していると急に企業から電話がかかってきて、焦った対応となってしまう人は多いです。

内定通知のため、多少の焦ったような対応でも問題ありませんし、担当者も企業からの電話に焦っていることに理解もしてくれます。しかし、今後の印象のためにもしっかりとした受け答えをしておく必要があります。なので、最終面接が終わったからとすぐに気を抜かないようにしましょう。

午前中が多い

内定通知の電話は午前中にかかってくることが多いです。内定通知の電話は仕事の優先度としてはかなり高い方になるためです。また、内定者が学生であれば、学校などに行っているとなかなか電話に出れないということもあります。

そのため、なるべく早くに電話をかけてしまい、できるだけ早く内定通知を伝えようします。なので、最終面接からしばらくはできるだけ電話に出られるようにしておきましょう。特に午前中には注意をしておきましょう。

どうしても電話に出れなくて、取り逃がした場合はできるだけ早くに折り返すようにしましょう。

メモを持ち歩く

内定通知の電話がきて、焦ってしまう人は多いです。そのため、電話が終わった後に、内容が覚えきれなかったり、忘れてしまったりすることがあります。また、電話の内容を覚えておこうと必死になりすぎて、気持ちが焦ってしまうこともあります。

そのようなことにならないように、メモを持ち歩くようにしましょう。必死になって電話の内容を覚えておく必要がなくなるので、気持ちに少しゆとりができます。

お礼を述べる

急にかかってきた内定通知の電話に焦ってしまい、意外と忘れてしまいがちになるのはお礼です。メールで最初に内定に対してのお礼を述べるように、電話でもまずはお礼を伝えるようにしましょう。

焦って対応してしまい、担当者の言葉に「はい、はい」と返事をするだけで電話が終わってしまうという人も少なくありません。

内定の返事を保留にしてもらう方法

内定通知の返事の仕方・保留してもらう方法・期間|メール

就職活動をしている人は多くの会社の採用試験を受けています。そのため、複数の内定通知をもらっている場合は、就職先を選ばないといけません。また、別の採用試験が進行中であれば、すぐに内定通知に返事をすることを避けたいという場合もあります。

そのような場合は内定の返事を保留にしてもらわないといけません。しかし、内定の返事の保留には注意が必要です。

正直に誠意を持って伝える

企業側も就職活動中の人が多くの企業の採用試験を受けていることは承知しています。そのため、適当な理由をつけて内定の返事を保留させてもらおうしても、企業側にはその嘘はすぐにバレてしまいます。

それでは印象が非常に悪くなってしまいます。なので、下手な嘘をつくのであれば、正直に別の企業の選考が途中である、と伝えた方が誠意ある態度として見てもらえます。

また、メールで内定通知を受け取っている場合は、誠意を少しでも伝えるために、メールではなく電話で保留をお願いするようにしましょう。

すぐに伝える

企業側も早く採用者を確保する必要があります。そのようなときに、保留を長引かせてしまうと、企業側も別の候補者に内定を出すべきか、新しく採用をやり直すべきか判断することが難しくなってしまいます。

採用には時間も費用も非常に多くかかるため、内定の返事を保留することは企業に対して多大な迷惑をかけることになります。

期限は自分で指定する

内定の返事を保留してもらう際に、「いつまで待っていただけますか?」、「いつまでに返事をすれば良いですか?」と企業側に保留の期間を決めてもらおうとする人がいます。これは、内定通知を出してくれている企業に大変失礼となります。

期限については「1週間だけ待っていただけないでしょうか?」などと、自分で期限を指定しましょう。ただし、この期限を2週間や1ヶ月など、あまり先延ばしすることはやめましょう。先に述べた通り、企業側が採用に関して動きが取れなくなってしまいます。

保留はできるだけ避ける

先に述べた通り、内定の返事に対して保留をすることは企業に対して非常に迷惑がかかってしまいます。また、入社意欲が低いと判断されてしまう可能性もあります。なので、返事を保留することはできるだけ避けた方が良いでしょう。

内定の返事をするまでの期間

内定通知の返事の仕方・保留してもらう方法・期間|メール

上記で述べた通り、内定の返事を保留することはできるだけ避けた方が好ましいです。ですが、就職活動をしているのであれば、少しは返事までの期間を延ばしたいと考える場合もあります。

新卒

できれば内定の返事は延ばさないことが望ましいですが、どうしても返事を延ばさないといけないような場面もあります。そのような場合は担当者に事情を説明して、返事を少し待ってもらうように伝えましょう。

しかし、企業側もいつまでも待ってはいられないので、遅くても1週間以内に返事をするようにしましょう。

転職

転職では新卒とは状況が違います。転職によって採用が決まった場合は、即戦力として期待されることが多いです。そのような転職者が内定の返事を保留すると、著しく信用を落としてしまうことになります。

最悪の場合は内定の取り消しということもあります。転職者の場合は、まだ社会を知らない新卒者とは環境が違うことを認識しておきましょう。

内定の返事の封筒マナー

内定通知の返事の仕方・保留してもらう方法・期間|メール

内定通知が郵送で送られてくる場合もあります。このような場合は、電話やメールでのやりとりもしながら、書類によるやりとりも行わなければならないこともあります。

もし、返信用の封筒が同封されている場合には、その封筒を使うようにしましょう。また、返信用の封筒が同封されていなかった場合は、内定承諾書などの重要書類を折る必要のないサイズの封筒を用意しましょう。

内定の返事を急かす会社の特徴

内定通知の返事の仕方・保留してもらう方法・期間|メール

内定の返事を1日以内にしないと内定取り消す、などと言われて返事を急かす会社もあります。これは人がすぐに辞めてしまうため、できるだけ早く確実に人材を確保しようとするブラック企業の特徴と言われています。他にも面接の回数が少なく、すぐに採用となる場合もブラック企業の特徴と言われています。

ただし、単純に採用を急いでいたり、面接の回数を減らして集中的に人を判断するという場合もあるので、必ずブラック企業であるとは限りません。なので、本人の目でみき分ける必要があります。

内定の返事にもマナーが必要

内定通知の返事の仕方・保留してもらう方法・期間|メール

内定通知がくると安心して気を抜いてしまう人も多いです。しかし、あくまでも内定であって、まだ入社したわけではありません。なので、内定の返事をするときにもマナーを忘れないようにしましょう。

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