書類送付の案内・メール送付方法・書類送付状の書き方と例文

例文

・送付日付：平成◯◯年◯◯月◯◯日

・宛先：◯◯株式会社◯◯部◯◯様

・差出人：
「住所：東京都◯◯区◯◯1−2−3
電話番号：.000-0000-0000
◯◯株式会社
◯◯支店 ◯◯部　山田」

・タイトル：書類送付のご案内

・本文：
「拝啓　貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

早速ではございますが、下記のとおり書類を送付いたしますので、ご査収の上よろしくお取り計らいくださいますようお願い申し上げます。
敬具」

・備考欄：※本文下部に備考欄をつけておくと、補足説明が必要な時に便利です。

例文の差出人について

下記の情報を載せます。
1）日付（作成日または投函日）
2）会社名
3）住所、電話番号
4）担当部署名
5）担当者名（必要に応じて担当者印を押します）

例文のタイトルについて

書類送付の内容によって、タイトルも自由に変更してください。上記の例文ではタイトルが「書類送付のご案内」となっていますが、書類以外も含む資料送付状として使う場合は「資料送付のご案内」などにしても良いでしょう。

例文の本文について

書類送付状の書き出しには、いきなり本題に入るのではなくワンクッションをおく、頭語と結語を用います。頭語は「こんにちわ」「お世話になっております」という挨拶にあたり、結語は「さようなら」といった文末に書く手紙の様式のことです。

ビジネス文章では、頭語に「拝啓」、結語に「敬具」の組合せが良く使われています。その他には、「謹啓」「敬具」なども使われます。

・拝啓　貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜
・拝啓　時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜
・謹啓　貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜

「拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように、「拝啓」の後に一文字あけて挨拶を続けるのが普通です。この時は、時候の挨拶は不要です。

挨拶文の後に、見て欲しい箇所の説明や本題などの文章が続きます。

例文の添付書類について

送付する内容によって、自由記載いただく箇所になります。上記の例文では「添付書類」の右側に、同封する書類の内容と枚数を記載します。
たとえば、
「添付書類　レイアウト図　　1枚」 　
「送付書類　請求書　　　　　1枚」 　
「添付書類　見積書　　　　　1枚」など。

送付するものが書類ではない場合、下記のように変更するといいでしょう。
「送付内容　CD-ROM　　1枚」など。

例文の備考欄について

送付書類に関する補足説明があれば、備考欄に書きましょう。

営業担当者が書類送付する場合は、この書類送付状に手書きでコメントを書き添えることもできます。たとえば「お問い合わせ頂きましてありがとうございました。何かご不明な点がございましたらいつでもご連絡下さい」などです。

請求書に同封する書類送付状

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請求書を郵送するときに同封する書類送付状の例文です。

請求書を郵送する時に、普通の定型封筒で請求書を郵送する場合は宛名ラベルに取引先住所データを出力して封筒に貼り付けたりします。また、セロ窓付き封筒を使って請求書を郵送する場合には、書類送付状をうまく利用して宛名書きの手間を省くこともできます。

もし、セロ窓付き封筒をお使いの場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合には、書類送付状の左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしておくと宛名書きの手間を省けるので便利です。

こうした書類はフォーマットを一つ作っておくと大変便利です。テンプレートを作れば請求書以外の書類送付する場合にも使うことができます。

例文

・送付日付：平成◯◯年◯◯月◯◯日

・宛先：◯◯株式会社◯◯部◯◯様

・差出人：
「住所：東京都◯◯区◯◯1−2−3
電話番号：.000-0000-0000
◯◯株式会社
◯◯支店 ◯◯部　山田」

・タイトル：書類送付のご案内

・本文：
「拝啓　貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
早速ではございますが、下記のとおり書類を送付いたしますので、ご査収の上よろしくお取り計らいくださいますようお願い申し上げます。
敬具」

・添付書類：◯◯年◯◯月分　請求書　◯枚
　　　　　　◯◯年◯◯月分ご利用明細◯枚

・備考欄：※必要事項を記載

例文の差出人について

下記の情報を載せます。
1）日付（作成日または投函日）
2）会社名
3）住所、電話番号
4）担当部署名
5）担当者名（必要に応じて担当者印を押します）

例文の本文について