書類送付の案内・メール送付方法・書類送付状の書き方と例文
更新日:2024年09月27日
角2封筒やレターパックは、A4サイズの書類を折ることなく、相手先に送付することができます。封筒で書類送付する際は、書類はクリアファイルなどに入れた上で封入しましょう。クリアファイルに入れることで、例えば雨に濡れてしまった、他の郵便物とのこすれ合うことなど配達時のダメージを少しでも回避することができます。
レターパックは素材も頑丈で防水加工されていますから、クリアファイルではなく、取り出した時にビジネススーツをまとっているように、宛名と差出人をきちんと書いた封筒にいれておきましょう。
メールでの書類送付方法
メールで書類送付をする場合、きちんとした送り方で相手に届けば、迅速に業務が進みます。メールでの書類送付の一番のメリットは即時性といえるでしょう。
また、管理の面でもメールでの書類送付はメリットがあります。紙の書類は量が膨大になればスペースも食い、後で探して取り出すのも大変です。デジタル書類なら、収納も保存も楽です。送る側と相手の両者にとって便利なツールといえるでしょう。
例文
・件名:【◯◯株式会社より】資料送付のご案内
・本文:
「◯◯株式会社
営業部 部長 山田様
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが、ご依頼をいただきました資料を
本日発送いたしましたのでお知らせいたします。
お手元に届きましたら、内容をご確認の上、
ご検討いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。
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発送日: ◯◯年◯月◯日
送付内容: ◯◯◯◯関連 資料 一式
お問い合わせ番号: ◯◯◯−◯◯◯−◯◯◯◯
============
何かご不明な点がございましたら、下記担当までお問い合わせ下さい。
今後とも宜しくお願い申し上げます。
本件に関するお問い合わせ先
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株式会社◯◯
営業部 ◯◯ ◯◯
東京都◯◯区◯◯◯1−2−3
TEL:
FAX:
E-mail:
ーーーーーーーーー
例文の件名について
ビジネスメールは簡潔に用件を件名にまとめるのが鉄則です。書類送付の際はその旨を件名につけます。【】で括ると見た目に訴えるので大量の業務メールの中でいち早く見つけることができます。
例文の宛名について
本文の書式はビジネス書式で作ります。宛名については、
・会社名や株式会社は省略しない。
・ 「御中」と「様」の重複使用はNG
・肩書きや役職がある場合は、 社名→部署名→役職名→氏名「様」の順。
・社長様、部長様、先生様などの書き方は敬称の重複表現となりNG
例文の本文について
送付した添付ファイルについては、資料の送付漏れや送付忘れをチェックするという意味でも、書類送付内容を本文に書きましょう。
ただし紙に記す時と違い、メールではより簡潔な文章が望ましいとされています。したがって、以下の点は省略することが一般的です。
・文面に日付は書かなくて良い
・タイトルは件名につけ、本文にはつけない
・「拝啓」「敬具」などの頭語結語はつけない
・時候の挨拶は書かない
・書き出しの一文字空けはしない
・「記」「以上」をつけない
メール文は左揃えで、一文ごとに改行したり、意味段落で行を空けたりと、文面を整理すると読みやすくなります。
書類送付の内容一覧は本文に続けて明記します。行間を空けたり、【】で括ったり、枠を付けたりすると一覧表が見やすくなります。
例文の問い合わせ先について
送付書類に関しての問い合わせがしやすいように、連絡先を明記しておきましょう。書面では冒頭に書きますが、メールでは末尾に書くのが一般的です。メーラーの設定で、署名を末尾に添付する設定をあらかじめしておくと便利です。
FAXでの書類送付方法
FAXで書類送付を行うときにも、一緒に書類送付状を送信します。この書類送付状も、一度テンプレートを作っておくと次回から大変重宝します。その際は、担当者欄に自分の名前、連絡先を入れたものを作って保存しておきましょう。なお、この書類送付状は、FAX送り状、ファックスシート、FAX用フォームなどとも呼ばれます。
ネット上にも書類送付状のテンプレートを配布しているサイトが多数あります。相手方の出力(受信後の印刷・プリントアウト)時の所要時間やインク・トナーなどを考慮すると、シンプルなものが良いでしょう。
用紙サイズについて
FAX送信用紙としては、A4が一番使いやすいです。A4サイズのFAXの送り状を使うと、こちらから送る他の文書のサイズと同じサイズとなる確率が高いため、紙を揃えやすく送りやすいと同時に、紙詰まりなどを防ぐことができます。
例文
初回公開日:2018年02月14日
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