書類送付の案内・メール送付方法・書類送付状の書き方と例文

更新日：2024年04月15日

書類を郵送する際に一緒に送付したり、書類をFAXで送信するときに添えたりする、書類送付の案内書面のことを書類送付状と言います。ビジネス上のやりとりでは欠かす事のできない書類の一つです。ここでは、この書類送付状について、書き方と例文をご紹介いたします。

角2封筒やレターパックは、A4サイズの書類を折ることなく、相手先に送付することができます。封筒で書類送付する際は、書類はクリアファイルなどに入れた上で封入しましょう。クリアファイルに入れることで、例えば雨に濡れてしまった、他の郵便物とのこすれ合うことなど配達時のダメージを少しでも回避することができます。

レターパックは素材も頑丈で防水加工されていますから、クリアファイルではなく、取り出した時にビジネススーツをまとっているように、宛名と差出人をきちんと書いた封筒にいれておきましょう。

メールでの書類送付方法

ノートパソコンの上に置かれた携帯電話｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

メールで書類送付をする場合、きちんとした送り方で相手に届けば、迅速に業務が進みます。メールでの書類送付の一番のメリットは即時性といえるでしょう。

また、管理の面でもメールでの書類送付はメリットがあります。紙の書類は量が膨大になればスペースも食い、後で探して取り出すのも大変です。デジタル書類なら、収納も保存も楽です。送る側と相手の両者にとって便利なツールといえるでしょう。

例文

・件名：【◯◯株式会社より】資料送付のご案内
・本文：
「◯◯株式会社
営業部　部長　山田様

平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、ご依頼をいただきました資料を
本日発送いたしましたのでお知らせいたします。
お手元に届きましたら、内容をご確認の上、
ご検討いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

============
発送日：　　◯◯年◯月◯日
送付内容：　◯◯◯◯関連　資料　一式
お問い合わせ番号：　◯◯◯−◯◯◯−◯◯◯◯
============

何かご不明な点がございましたら、下記担当までお問い合わせ下さい。
今後とも宜しくお願い申し上げます。

本件に関するお問い合わせ先
ーーーーーーーーー
株式会社◯◯
営業部　◯◯　◯◯
東京都◯◯区◯◯◯1−2−3
TEL：
FAX：
E-mail：
ーーーーーーーーー

例文の件名について

ビジネスメールは簡潔に用件を件名にまとめるのが鉄則です。書類送付の際はその旨を件名につけます。【】で括ると見た目に訴えるので大量の業務メールの中でいち早く見つけることができます。

例文の宛名について

本文の書式はビジネス書式で作ります。宛名については、
・会社名や株式会社は省略しない。
・「御中」と「様」の重複使用はNG
・肩書きや役職がある場合は、社名→部署名→役職名→氏名「様」の順。
・社長様、部長様、先生様などの書き方は敬称の重複表現となりNG

例文の本文について

送付した添付ファイルについては、資料の送付漏れや送付忘れをチェックするという意味でも、書類送付内容を本文に書きましょう。

ただし紙に記す時と違い、メールではより簡潔な文章が望ましいとされています。したがって、以下の点は省略することが一般的です。
・文面に日付は書かなくて良い
・タイトルは件名につけ、本文にはつけない
・「拝啓」「敬具」などの頭語結語はつけない
・時候の挨拶は書かない
・書き出しの一文字空けはしない
・「記」「以上」をつけない

メール文は左揃えで、一文ごとに改行したり、意味段落で行を空けたりと、文面を整理すると読みやすくなります。

書類送付の内容一覧は本文に続けて明記します。行間を空けたり、【】で括ったり、枠を付けたりすると一覧表が見やすくなります。

例文の問い合わせ先について

送付書類に関しての問い合わせがしやすいように、連絡先を明記しておきましょう。書面では冒頭に書きますが、メールでは末尾に書くのが一般的です。メーラーの設定で、署名を末尾に添付する設定をあらかじめしておくと便利です。

FAXでの書類送付方法

犬とキス（チュー）する可愛い女の子｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

FAXで書類送付を行うときにも、一緒に書類送付状を送信します。この書類送付状も、一度テンプレートを作っておくと次回から大変重宝します。その際は、担当者欄に自分の名前、連絡先を入れたものを作って保存しておきましょう。なお、この書類送付状は、FAX送り状、ファックスシート、FAX用フォームなどとも呼ばれます。

ネット上にも書類送付状のテンプレートを配布しているサイトが多数あります。相手方の出力（受信後の印刷・プリントアウト）時の所要時間やインク・トナーなどを考慮すると、シンプルなものが良いでしょう。