書類送付の案内・メール送付方法・書類送付状の書き方と例文

郵送にて書類送付する場合、封筒にも気を抜いてはいけません。相手先に届いて最初に目に入るは封筒なので、きちんとマナーを守って送りましょう。

準備する封筒

長形3号（長3）サイズ120mｍ×235ｍｍ

長形3号は、定形郵便物の中で一番大きいサイズの封筒で、A4サイズの書類を三つ折にして入れることができます。請求書や納品書、見積書など多くの書類の郵送によく使われています。選ぶ時は、封をするためのノリやテープがついているものだと便利です。

また、送付する書類の種類によっては、セロ窓付き封筒（宛名部分が窓開きになっているもの）を選ぶといいでしょう。書類送付状をうまく利用すれば、宛名書きの手間を省くことができます。

セロ窓付き封筒を使う場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合は、書類送付状の左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしておくと宛名書きの手間を省けます。

送付する書類の種類に合わせて、中身が透けにくい二重構造や裏地に模様がついている封筒を選んだ方がいい場合もあります。

角形2号（角2）　サイズ240ｍｍ×332ｍｍ

角形2号は、A4サイズの書類を折らずに郵送することができる封筒です。重要な契約書など、折り目を入れたくない書類送付に使われることが多く、利用頻度は高いタイプです。

角形2号は、定形外郵便になり、4kgまでの郵送をすることができます。（0〜50gまで120円、4kgは1,180円）

レターパックの中に長3封筒で送付状をいれる

料金面からみると、折り目を入れない重要書類や複数枚の送付には、レターパックが便利です。その際、長3や角2の封筒に書類送付状を入れましょう。

書類在中スタンプがあると良い

手書きでもかまいませんが、毎月の送付回数が多いならスタンプが便利です。100円ショップでも販売されています。見積書在中・請求書在中などが表示されていると、普通のDMなどと間違われずに書類送付ができます。先方の会社内で経理部門にスムーズに届きますから付けることをおすすめします。

横向きの封筒なら右下、縦向きの封筒なら左下にスタンプで押すことが一般的です。

宛名には担当者名を

大きな会社だといくつものラインがありますから、書類送付した際に何の請求書かわからないと、請求元に電話をして確認することになります。相手に迷惑をかけないためにも宛名にはきちんと部署名と担当者名を書きましょう。

おもて面の書き方

郵便番号・住所

郵便番号は、封筒に郵便番号を記入する枠がある場合は、その中に正確な郵便番号を記入します。記入枠のない場合は、123-4567のように数字で封筒の右上に書きましょう。

送付先住所は、郵便番号を記入する欄から約一文字分のスペースをあけて記入します。記入する時は、都道府県から記入するようにしましょう。

郵便番号が正確に記入されていれば、都道府県から市区町村までの記載がなくても配達はされますが、省略することは失礼に当たるので、きちんと都道府県から書きましょう。

宛名

送付先会社名は、住所より一文字分下げて書き始めます。会社名は正式名称で、（株）などと省略せずに書きます。担当者名を併記する場合は、会社名の下に「御中」を書く必要はありません。

次に「役職名＋個人名＋様」を会社名と並ぶ位置に封筒の中央に書きます。書く時は、会社名より一回り大きな文字で書きましょう。個人名が不明の場合は、「部署名＋ご担当者様」という書き方もあります。

最後に、封筒に入れる書類が何分かるように「◯◯◯在中」と書き、切手は手紙同様に左上に貼ります。

うら面の書き方

封筒のうら面に継ぎ目がある場合の住所を書く位置は、継ぎ目の下部右側に書きます。郵便番号は住所の上に横書きで正しく書きましょう。

氏名は、封筒の継ぎ目の左側に下揃えにして書きます。会社名や部署名がある場合は、継ぎ目の左側からに会社名、部署名、氏名の順に書いていきます。左側上部には、送付日を書きましょう。

また、封筒の封じ目の「〆」を忘れずに、封をした境目の中央に入れましょう。書く時に、「×」にならないように注意しましょう。他にも、封じ目には「封」や「緘」があります。

封筒のうら面に継ぎ目がない場合は、左側に寄せて、住所・氏名・送付日を書きましょう。また郵便番号枠がある場合は、その中に数字を正確に書きます。

書類によってはクリアファイルに入れる