書類送付の案内・メール送付方法・書類送付状の書き方と例文

1. 送信年月日

送信年月日は、送付状の右上に記載します。

ビジネス文書において日付は必ず右上になります。いつ書類を送ったのか、ひと目でわかるように、必ず記載しましょう。記載する時は、西暦、和暦どちらでも構いませんが、他の書類と統一させておきましょう。

日付のない送信状は、いつ書類を送ったのか分からずトラブルのもとになるので、注意が必要です。

2. 相手先会社名・氏名

送り先の相手先会社名と氏名は、送付状の左上に記載します。

送り先の相手の社名や氏名は、相手先から名刺を頂いた場合は名刺を元に記載します。必要であれば部署名も記載します。株式会社などは（株）などと略すのは失礼にあたるので注意しましょう。

相手先会社名・氏名の後ろには「御中」や「様」をつけます。会社名、部署名には「御中」、個人名には「様」をつけます。この時「御中」と「様」の両方はつけないように注意しましょう。

3. 書類作成者会社名・氏名

右上に（日付の下）に書類送付状の作成者の会社名と氏名を記載します。基本的には、会社名、住所、電話番号（FAX番号）、氏名の4点を記載します。送付した書類について確認事項が発生する場合もあるので、必ず電話番号とFAX番号も記載しましょう。

見積書や請求書であれば、会社の社印（角印）や担当者の印を押印しますが、書類送付状の場合は印鑑は押印しないのが通例です。

4. 頭語と結語

頭語とは、手紙の冒頭に書く「こんにちは」にあたる言葉です。結語も手紙の結びに書く「さようなら」にあたる言葉で、頭語に対応した言葉を使うのが一般的です。書類送付状では、拝啓、敬具を用いるのが一般的です。その他には、謹啓、敬具などもあります。

5. 挨拶文

書類送付状の書き出しは、いきなり本題に入るのではなくワンクッションおき、挨拶文を入れます。ビジネス文章で使われる、「拝啓」「謹啓」を使い挨拶文を入れます。

・拝啓　貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜
・拝啓　時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜
・謹啓　貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜

「拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように、「拝啓」の後は一文字あけて続けるのが基本です。

挨拶文にはさまざまなものがあり、季節を表す「春暖の候」などがあります。ですが、季節を表す挨拶文は季節ごとに合わせて変えなくてはいけないので、上記のテンプレートのように季節に関係のないものを入れておくと使い回しがしやすくなります。

挨拶文のワンクッションを入れた後に、見て欲しい箇所や説明などの本題へと入りましょう。

6. 記、以上

「記」、「以上」は、書類の中で伝えるべき内容について箇条書きで記載するときの書き方です。

記を用いる時には、以上で締めます。必ず「記」は文書の中央に位置し「以上」は文書の1番最後、右下に位置します。「以上」は締めの言葉ですので、「以上」の下には文章を続けないようにしましょう。

7. 送付内容

最後に、送付物の内容を記載します。できるだけ相手にわかりやすく、箇条書きで記載します。

郵送での書類送付状のテンプレート・作り方・書き方・例文

資料・文房具の関連写真（112枚の写真） - 3ページ｜無料の写真素材はフ...

下記にご紹介するのは、書類送付状の代表的な例文です。書類送付状は、テンプレートを一つ作っておくと大変便利です。手作りする際のポイントをご紹介します。

一般的な書類に同封する書類送付状

キータッチが快適なモバイルPC｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

さまざまな用途に使うための書類送付状の例文です。書類送付をはじめ、図面、カタログ、サンプル、地図、画像、データなどあらゆるものの送付に応用が可能です。