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書類送付の案内・メール送付方法・書類送付状の書き方と例文

初回公開日:2018年02月14日

更新日:2020年05月23日

記載されている内容は2018年02月14日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

書類を郵送する際に一緒に送付したり、書類をFAXで送信するときに添えたりする、書類送付の案内書面のことを書類送付状と言います。ビジネス上のやりとりでは欠かす事のできない書類の一つです。ここでは、この書類送付状について、書き方と例文をご紹介いたします。

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書類送付の案内とは?

見積書、請求書、申込書などの書類を郵送する際に一緒に送付したり、書類をFAXで送信するときに添えたりする、書類送付の案内書面のことを書類送付状(送り状、添え状、送付案内状など)と言います。ビジネス上のやりとりでは欠かす事のできない書類の一つです。

ここでは、この書類送付状について、書き方と例文をご紹介いたします。

書類送付には書類送付状が必要

書類送付状を自分のフォーマットで作成しなくてはいけない場合に、何を参考にしたらいいか困ることもあります。文書を送付する際には、文書だけを送るのではなく、一枚目に書類送付状を添付して送るのがビジネスとしての常識です。

書類送付状の役割

書類送付状の主な役割には下記があります。

挨拶する

本来、文書は持参して手渡しするのが丁寧な形ですが、それを郵送したりFAXで送る時には簡単な挨拶文を載せるのがマナーです。そのため、挨拶の役割をする書類送付状は、送付予定の書類の前に差し込みます。

通知する

通知する主な内容には下記のようなものがあります。
・用件を知らせる
・同封する書類、添付する資料やサンプルの内容を知らせる
・書類の送り主、担当者、連絡先を知らせる
・送付する枚数、数量を知らせる

補足説明をする

決められた書面に入らない内容を付け加える役目もあります。

その他にも

例えば、書類送付状やFAX送り状で通知した内容や枚数と、実際に届いた内容と枚数とが異なる場合には、相手先から問合せが来ます。確実に情報を伝達するための手助けとなります。

またFAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先にFAX文書が届いたときには、FAX送り状を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。

書類送付状の使用例

書類送付状の使用例としてはさまざまですが、下記のテンプレートがあると便利でしょう。
・一般的な書類送付状
・請求書の書類送付状
・領収書の書類送付状
・FAX文書の送信案内状

書類送付状はパソコンなどで作成する場合が大半です。パソコンで作成する方が手直しも簡単で効率的ですが、手書きで書いても失礼にはあたりません。

また、メールに書類を添付して送付することもありますが、その場合はメール本文に書類送付の内容を記載します。

どの書類送付状でも抑えるべきポイント

ここでは、どの書類送付状であったとしても、最低限ビジネス文書として押さえておきたいシンプルな書類送付状の書き方のポイントをお伝えします。

1. 送信年月日
2. 相手先会社名・氏名
3. 書類作成者会社名・氏名
4. 頭語と結語
5. 挨拶文
6. 記、以上
7. 送付内容

基本的に書類送付状については、この7点を押さえておけばビジネスとして問題のない書類と言えます。

1. 送信年月日

送信状の右上に送信年月日を記載します。

ビジネス文書において日付は必ず右上です。日付のない送信状は、いつ書類を送ったのかがわからずトラブルのもとになるので注意が必要です。必ず記載しましょう。

2. 相手先会社名・氏名

左上に送り先の相手先会社名と氏名を記載します。これもビジネス文書において必ず左上です。

相手先から名刺を頂いた場合には、名刺を元に記載します。株式会社などは(株)などと略すのは失礼にあたるのでやめましょう。

相手先会社名・氏名の後ろには「御中」や「様」をつけます。会社名、部署名には「御中」、個人名には「様」をつけます。この時「御中」と「様」の両方はつけないように注意しましょう。

・会社名のみの場合:○×株式会社 御中
・会社名と部署名の場合:○×株式会社 営業部 御中
・会社名、部署名、役職、氏名の場合:○×株式会社 営業部 部長 田中様

3. 書類作成者会社名・氏名

右上に(日付の下)に書類送付状の作成者の会社名と氏名を記載します。基本的には、会社名、住所、電話番号(FAX番号)、氏名の4点を記載します。送付した書類について確認事項が発生する場合もあるので、必ず電話番号とFAX番号も記載しましょう。

見積書や請求書であれば、会社の社印(角印)や担当者の印を押印しますが、書類送付状の場合は印鑑は押印しないのが通例です。

4. 頭語と結語

頭語とは、手紙の冒頭に書く「こんにちは」にあたる言葉です。結語も手紙の結びに書く「さようなら」にあたる言葉で、頭語に対応した言葉を使うのが一般的です。書類送付状では、拝啓、敬具を用いるのが一般的です。その他には、謹啓、敬具などもあります。

5. 挨拶文

書類送付状の書き出しには挨拶文を簡単に入れます。ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。

・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜
・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜
・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜

この場合、「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように、拝啓のあと、一文字あけて続けるのが通例です。挨拶文にはさまざまなものがあり、季節を表す「春暖の候」などがありますが、季節を表すものだとそのつど時期に合わせて変えなくてはいけないので、テンプレートのように季節に関係のないものを入れておくと使い回しがしやすくてよいでしょう。

挨拶文のあとに、見て欲しい箇所の説明など文章を続けます。

6. 記、以上

「記」、「以上」は、書類の中で伝えるべき内容について箇条書きで記載するときの書き方です。

記を用いる時には、以上で締めます。必ず「記」は文書の中央に位置し「以上」は文書の1番最後、右下に位置します。「以上」は締めの言葉ですので、「以上」の下には文章を続けないようにしましょう。

7. 送付内容

最後に、送付物の内容を記載します。できるだけ相手にわかりやすく、箇条書きで記載します。

郵送での書類送付状のテンプレート・作り方・書き方・例文

下記にご紹介するのは、書類送付状の代表的な例文です。書類送付状は、テンプレートを一つ作っておくと大変便利です。手作りする際のポイントをご紹介します。

一般的な書類に同封する書類送付状

さまざまな用途に使うための書類送付状の例文です。書類送付をはじめ、図面、カタログ、サンプル、地図、画像、データなどあらゆるものの送付に応用が可能です。

例文

・送付日付:平成◯◯年◯◯月◯◯日

・宛先:◯◯株式会社◯◯部◯◯様

・差出人:
「住所:東京都◯◯区◯◯1−2−3
電話番号:.000-0000-0000
◯◯株式会社
◯◯支店 ◯◯部 山田」

・タイトル:書類送付のご案内

・本文:
「拝啓 
貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが下記の書類をお送りします。ご査収の上よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます。
敬具」

・備考欄:※本文下部に備考欄をつけておくと、補足説明が必要な際に何かと便利です。

例文の差出人について

下記の情報を載せます。
1)日付(作成日または投函日)
2)会社名
3)住所、電話番号
4)担当部署名
5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します)

例文のタイトルについて

書類送付の内容によって、タイトルも自由に変更してください。上記の例文ではタイトルが「書類送付のご案内」となっていますが、書類以外も含む資料送付状として使う場合は「資料送付のご案内」などにしても良いでしょう。

例文の本文について

書類送付状の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。
・頭語と結語を用います。「拝啓」ではじまり、「敬具」で終わる組合せが良く用いられます。その他には、「謹啓」「敬具」などもあります。

・ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。
・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜
・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜
・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜
「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように、拝啓のあと、一文字あけて続けるのが通例です。

・時候の挨拶は不要です。

挨拶文のあとに、見て欲しい箇所の説明など文章を続けます。

例文の添付書類について

送付する内容によって、自由記載いただく箇所になります。上記の例文では「添付書類」の右側に、同封する書類の内容と枚数を記載します。
たとえば、
「添付書類 レイアウト図  1枚」  
「送付書類 請求書     1枚」  
「添付書類 見積書     1枚」など。

送付するものが書類ではない場合、下記のように変更するといいでしょう。
「送付内容 CD-ROM  1枚」など。

例文の備考欄について

送付書類に関する補足説明があれば、備考欄に書きましょう。

営業担当者が書類送付する場合は、この書類送付状に手書きでコメントを書き添えることもできます。たとえば「お問い合わせ頂きましてありがとうございました。何かご不明な点がございましたらいつでもご連絡下さい」などです。

請求書に同封する書類送付状

請求書を郵送するときに同封する書類送付状の例文です。

請求書を郵送する時に、普通の定型封筒で請求書を郵送する場合は宛名ラベルに取引先住所データを出力して封筒に貼り付けたりします。また、セロ窓付き封筒を使って請求書を郵送する場合には、書類送付状をうまく利用して宛名書きの手間を省くこともできます。

もし、セロ窓付き封筒をお使いの場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合には、書類送付状の左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしておくと宛名書きの手間を省けるので便利です。

こうした書類はフォーマットを一つ作っておくと大変便利です。テンプレートを作れば請求書以外の書類送付する場合にも使うことができます。

例文

・送付日付:平成◯◯年◯◯月◯◯日

・宛先:◯◯株式会社◯◯部◯◯様

・差出人:
「住所:東京都◯◯区◯◯1−2−3
電話番号:.000-0000-0000
◯◯株式会社
◯◯支店 ◯◯部 山田」

・タイトル:書類送付のご案内

・本文:
「拝啓 
貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが下記の書類をお送りします。ご査収の上よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます
敬具」

・添付書類:◯◯年◯◯月分 請求書 ◯枚
      ◯◯年◯◯月分ご利用明細◯枚

・備考欄:※必要事項を記載

例文の差出人について

下記の情報を載せます。
1)日付(作成日または投函日)
2)会社名
3)住所、電話番号
4)担当部署名
5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します)

例文の本文について

書類送付状の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。
・頭語と結語を用います。「拝啓」ではじまり、「敬具」で終わる組合せが良く用いられます。その他には、「謹啓」「敬具」などもあります。

・ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。
・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜
・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜
・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜
「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように、拝啓のあと、一文字あけて続けるのが通例です。

・時候の挨拶は不要です。

挨拶文のあとに、見て欲しい箇所の説明など文章を続けます。

例文の添付書類について

明細書・請求明細書がある場合には、これらを同封して請求書と一緒に送るのが一般的です。

例文の備考欄について

送付する書類に関する補足説明があれば、ここに書きます。請求書の書類送付状の場合、振込先情報(口座や名義)がここに記載されている場合もあります。

・誠に恐れ入りますが○月○日までにお振込み下さい。
・なお恐縮ではございますが、振込手数料はご負担下さいますようお願い申し上げます。
・ご不明な点がございましたらお手数ながら上記担当者までお問い合わせ下さい。

領収書に同封する書類送付状

領収書を郵送するときに、同封する書類送付状の例文です。請求書の場合と同様で、セロ窓付き封筒をお使いの場合には、宛先住所欄(宛名、住所)が窓から見えるように位置合わせをすると便利です。

例文

・送付日付:平成◯◯年◯◯月◯◯日

・宛先:◯◯株式会社◯◯部◯◯様

・差出人:
「住所:東京都◯◯区◯◯1−2−3
電話番号:.000-0000-0000
◯◯株式会社
◯◯支店 ◯◯部 山田」

・タイトル:書類送付のご案内

・本文:
「拝啓 
貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
下記の書類をお送りします。ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
敬具」

・添付書類:領収書 (  月分)  3枚

・ご利用明細:
「領収書No.00001 金額1,200,000円 (備考)◯月◯日ご入金分
領収書No.00002 金額 500,000円 (備考)◯月◯日ご入金分
領収書No.00003 金額 500,000円 (備考)◯月◯日ご入金分
合計金額 2,200,000円」

・備考欄:※必要事項を記載

例文の差出人について

下記の情報を載せます。
1)日付(作成日または投函日)
2)会社名
3)住所、電話番号
4)担当部署名
5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します)

例文の本文について

書類送付状の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。
・頭語と結語を用います。「拝啓」ではじまり、「敬具」で終わる組合せが良く用いられます。その他には、「謹啓」「敬具」などもあります。

・ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。
・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜
・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜
・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜
「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように、拝啓のあと、一文字あけて続けるのが通例です。

・時候の挨拶は不要です。

挨拶文のあとに、見て欲しい箇所の説明など文章を続けます。

例文の明細について

複数の領収書を同時に送る場合には、書類送付状に明細を記載して送るのが一般的です。一枚の場合は、明細欄自体が不要です。

例文の備考欄について

補足説明があれば、ここに書きます。営業担当者が送る場合には、手書きで「ありがとうございました」と書き添えても良いでしょう。

封筒のマナー

郵送にて書類送付する場合、封筒にも気を抜いてはいけません。相手先に届いて最初に目に入るは封筒なので、きちんとマナーを守って送りましょう。

準備する封筒

長形3号(長3)サイズ120mm×235mm

定形郵便物の最大サイズの封筒になります。A4サイズの書類を三つ折にして入れることができ、請求書・納品書・見積書など多くの書類の郵送によく使われています。封をするためのノリやテープがついているものを選ぶと便利です。

送付する書類の種類によっては、セロ窓付き封筒(宛名部分が窓開きになっているもの)を選ぶと書類送付状をうまく利用すれば、宛名書きの手間を省くこともできます。

もし、セロ窓付き封筒をお使いの場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合には、書類送付状の左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしておくと宛名書きの手間を省けるので便利です。

また、送付する書類の種類によっては、中身が透けにくい二重構造または、裏地に模様がついている封筒を選んだ方がいい場合もあります。

角形2号(角2) サイズ240mm×332mm

A4サイズの書類を折らずに郵送することができます。重要な契約書など折り目を入れたくない書類送付に用いられることが多く、利用頻度が高くなっています。定形外郵便となり、最大4kgまでの郵送が可能となります。(0〜50gまで120円、最大の4kgは1,180円)

レターパックの中に長3封筒で送付状をいれる

料金面からみると、折り目を入れない重要書類や複数枚の送付には、レターパックが便利です。その際、長3や角2の封筒に書類送付状を入れましょう。

書類在中スタンプがあると良い

手書きでもかまいませんが、毎月の送付回数が多いならスタンプが便利です。100円ショップでも販売されています。見積書在中・請求書在中などが表示されていると、普通のDMなどと間違われずに書類送付ができます。先方の会社内で経理部門にスムーズに届きますから付けることをおすすめします。

横向きの封筒なら右下、縦向きの封筒なら左下にスタンプで押すことが一般的です。

宛名には担当者名を

大きな会社だといくつものラインがありますから、書類送付した際に何の請求書かわからないと、請求元に電話をして確認することになります。相手に迷惑をかけないためにも宛名にはきちんと部署名と担当者名を書きましょう。

おもて面の書き方

郵便番号・住所

封筒に郵便番号を記入する枠がある場合は、その中に正確な郵便番号を記入します。また記入枠のない場合でも123-4567のように数字で封筒の右上部に書きましょう。

郵便番号を記入する欄から約一文字分のスペースをあけて、送付先住所を記入します。都道府県名から記入するようにしましょう。郵便番号が正確に記入されていれば、都道府県名から市区町村名までの記載がなくても配達はされますが、省略することは失礼に当たります。

宛名

次に送付先会社名を住所より一文字分下げて書き始めましょう。会社名は正式名称で、(株)などと省略することなく書きます。担当者名を併記する場合は、会社名の下に「御中」を書く必要はありません。

次に「役職名+個人名+様」を会社名と並ぶ位置、封筒の中央に書きます。会社名より一回り大きな文字で書きましょう。個人名が不明の場合は「部署名+ご担当者様」という書き方もあります。

最後に、封筒に入れる書類が何であるかわかるように「◯◯◯在中」と書いておきます。切手は左上部に貼ります。

うら面の書き方

うら面に封筒の継ぎ目がある場合、住所は継ぎ目の下部右側に書きます。郵便番号は住所の上に横書きで数字を正しく書きましょう。氏名は封筒の継ぎ目の左側に、下揃えにして書きます。また会社名や部署名がある場合は、継ぎ目左側からに会社名、部署名、氏名の順に書きます。左側上部に送付日を書きましょう。

封じ目の「〆」を忘れずに、封をした境目の中央に入れましょう。「×」にならないように注意しましょう。封じ目には他に「封」や「緘」があります。

うら面に継ぎ目がない封筒の場合、左側に寄せて、住所・氏名・送付日を書きましょう。また郵便番号枠がある場合は、その中に数字を正確に書きましょう。

書類によってはクリアファイルに入れる

角2封筒やレターパックは、A4サイズの書類を折ることなく、相手先に送付することができます。封筒で書類送付する際は、書類はクリアファイルなどに入れた上で封入しましょう。クリアファイルに入れることで、例えば雨に濡れてしまった、他の郵便物とのこすれ合うことなど配達時のダメージを少しでも回避することができます。

レターパックは素材も頑丈で防水加工されていますから、クリアファイルではなく、取り出した時にビジネススーツをまとっているように、宛名と差出人をきちんと書いた封筒にいれておきましょう。

メールでの書類送付方法

メールで書類送付をする場合、きちんとした送り方で相手に届けば、迅速に業務が進みます。メールでの書類送付の一番のメリットは即時性といえるでしょう。

また、管理の面でもメールでの書類送付はメリットがあります。紙の書類は量が膨大になればスペースも食い、後で探して取り出すのも大変です。デジタル書類なら、収納も保存も楽です。送る側と相手の両者にとって便利なツールといえるでしょう。

例文

・件名:【◯◯株式会社より】資料送付のご案内
・本文:
「◯◯株式会社
営業部 部長 山田様

平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、ご依頼をいただきました資料を
本日発送いたしましたのでお知らせいたします。
お手元に届きましたら、内容をご確認の上、
ご検討いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

============
発送日:  ◯◯年◯月◯日
送付内容: ◯◯◯◯関連 資料 一式
お問い合わせ番号: ◯◯◯−◯◯◯−◯◯◯◯
============

何かご不明な点がございましたら、下記担当までお問い合わせ下さい。
今後とも宜しくお願い申し上げます。

本件に関するお問い合わせ先
ーーーーーーーーー
株式会社◯◯
営業部 ◯◯ ◯◯
東京都◯◯区◯◯◯1−2−3
TEL:
FAX:
E-mail:
ーーーーーーーーー

例文の件名について

ビジネスメールは簡潔に用件を件名にまとめるのが鉄則です。書類送付の際はその旨を件名につけます。【】で括ると見た目に訴えるので大量の業務メールの中でいち早く見つけることができます。

例文の宛名について

本文の書式はビジネス書式で作ります。宛名については、
・会社名や株式会社は省略しない。
・ 「御中」と「様」の重複使用はNG
・肩書きや役職がある場合は、 社名→部署名→役職名→氏名「様」の順。
・社長様、部長様、先生様などの書き方は敬称の重複表現となりNG

例文の本文について

送付した添付ファイルについては、資料の送付漏れや送付忘れをチェックするという意味でも、書類送付内容を本文に書きましょう。

ただし紙に記す時と違い、メールではより簡潔な文章が望ましいとされています。したがって、以下の点は省略することが一般的です。
・文面に日付は書かなくて良い
・タイトルは件名につけ、本文にはつけない
・「拝啓」「敬具」などの頭語結語はつけない
・時候の挨拶は書かない
・書き出しの一文字空けはしない
・「記」「以上」をつけない

メール文は左揃えで、一文ごとに改行したり、意味段落で行を空けたりと、文面を整理すると読みやすくなります。

書類送付の内容一覧は本文に続けて明記します。行間を空けたり、【】で括ったり、枠を付けたりすると一覧表が見やすくなります。

例文の問い合わせ先について

送付書類に関しての問い合わせがしやすいように、連絡先を明記しておきましょう。書面では冒頭に書きますが、メールでは末尾に書くのが一般的です。メーラーの設定で、署名を末尾に添付する設定をあらかじめしておくと便利です。

FAXでの書類送付方法

FAXで書類送付を行うときにも、一緒に書類送付状を送信します。この書類送付状も、一度テンプレートを作っておくと次回から大変重宝します。その際は、担当者欄に自分の名前、連絡先を入れたものを作って保存しておきましょう。なお、この書類送付状は、FAX送り状、ファックスシート、FAX用フォームなどとも呼ばれます。

ネット上にも書類送付状のテンプレートを配布しているサイトが多数あります。相手方の出力(受信後の印刷・プリントアウト)時の所要時間やインク・トナーなどを考慮すると、シンプルなものが良いでしょう。

用紙サイズについて

FAX送信用紙としては、A4が一番使いやすいです。A4サイズのFAXの送り状を使うと、こちらから送る他の文書のサイズと同じサイズとなる確率が高いため、紙を揃えやすく送りやすいと同時に、紙詰まりなどを防ぐことができます。

例文

・送信日付:平成◯◯年◯◯月◯◯日

・宛先:◯◯株式会社◯◯部◯◯様

・差出人:
「住所:東京都◯◯区◯◯1−2−3
電話番号:.000-0000-0000
FAX番号:000-0000-0000
◯◯株式会社
◯◯支店 ◯◯部 山田」

・タイトル:FAX送付のご案内

・本文:
「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
下記の書類をお送りします。ご査収の程よろしくお願い申し上げます。」

・添付書類:領収書 (  月分)  3枚

・送信日:◯◯年◯◯月◯◯日

・送信枚数(この用紙を含む):  4枚

・備考欄:※必要事項を記載

例文の本文について

挨拶文といっても、FAXの送り状の場合は略式で構いません。上記の例文のようにごく簡単に挨拶文を入れます。

丁寧な文章にしたい場合には、下記の例を参考になさってください。ビジネス文書の場合には、頭語と結語を用います。「拝啓」ではじまり「敬具」で終わる組合せが良く用いられます。時候の挨拶は不要です。

・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜
・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜
・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜

例文の差出人情報について

FAX送り状には必ず下記の差出人情報を載せます。
1)会社名
2)住所、電話番号、FAX番号
3)担当部署名
4)担当者名(必要に応じて担当者印を押します)

FAX送り状を送ると、万一通知した内容や枚数と実際に届いた内容と枚数とが異なる場合、相手先から問合せが来るため、確実に情報を伝達するための手助けとなります。また、本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先に文書が届いたときには、FAX送り状を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。

相手先からの返信もFAXで送信してもらうような場合には、自分が送るFAX送り状に「番号はお間違いのないようにお願いします」と書き添えたり、FAX番号の数字部分を見えやすい大きな文字にしたりします。

例文の送信日、送信枚数について

FAXの場合は、通信の途中で先方の紙切れや紙詰まりなどのトラブルで全部の書類の送信が完了しない場合があります。先方に受け取り枚数をチェックしてもらうためにも送信枚数は必ず記載しましょう。

・送信枚数  枚(送付案内状を含む)
・送信枚数  枚(この送付状を除く)
などと記載します。

例文の備考欄について

FAX送信する文書の内容(説明)を備考欄に書きます。営業担当者が送る場合には、手書きで「よろしくお願いします」とコメントを書き添えても良いでしょう。

正しい書類送付の方法をマスターしましょう

いかがでしたでしょうか。ここではビジネスで恥ずかしくない書類送付の案内についてお話しました。書類送付と言っても、郵送やメール、FAXなどの送付方法によってマナーが違ったり、送付する書類の種類によっても適切な方法が変わったりするので、正しい書類送付の方法をマスターしましょう。書類送付状は、相手に対するご挨拶の文書ですから、失礼のないようにしましょう。

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