書類送付の案内・メール送付方法・書類送付状の書き方と例文

書類送付の案内とは？

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書類送付の案内は、見積書や請求書、申込書などのビジネス文章を郵送したり、FAXで送信したりするときに書類と一緒に送付する案内書面のことです。書類送付状（送り状、添え状、送付案内状など）と言い、ビジネスのやりとりでは欠かす事のできないマナーの一つです。

ここでは、この書類送付状について、書き方と例文を紹介していきます。

書類送付には書類送付状が必要

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書類送付状を自分のフォーマットで作成しなくてはいけない場合に、何を参考にしたらいいか困ることもあります。文書を送付する際には、文書だけを送るのではなく、一枚目に書類送付状を添付して送るのがビジネスとしての常識です。

書類送付状の役割

書類送付状の主な役割には下記があります。

挨拶する

本来、文書は持参して手渡しするのが丁寧な形ですが、それを郵送したりFAXで送る時には簡単な挨拶文を載せるのがマナーです。そのため、挨拶の役割をする書類送付状は、送付予定の書類の前に差し込みます。

通知する

通知する主な内容には下記のようなものがあります。
・用件を知らせる
・同封する書類、添付する資料やサンプルの内容を知らせる
・書類の送り主、担当者、連絡先を知らせる
・送付する枚数、数量を知らせる

補足説明をする

決められた書面に入らない内容を付け加える役目もあります。

その他にも

書類送付状やFAX送り状で通知した内容や枚数が、実際に届いた内容と枚数と異なる場合に、相手先から問合せがあり、確実に情報を伝達するための手助けとなります。

また、FAX操作ミスなどで誤って別の相手先にFAX文書が届いたときは、FAX送り状を見た別の相手先から誤送信を教えてもらえることもあります。

書類送付状の使用例

書類送付状を使う場面はさまざまですが、下記のテンプレートがあるとスムーズに進めることができるでしょう。

・一般的な書類送付状
・請求書の書類送付状
・領収書の書類送付状
・FAX文書の送信案内状

書類送付状はパソコンなどで作成する場合がほとんどで、手直しも簡単で効率的ですが、手書きで書いても失礼にはあたりません。

また、メールに書類を添付して送付することもあり、その場合はメール本文に書類送付の内容を記載します。

どの書類送付状でも抑えるべきポイント

ここでは、どの書類送付状であったとしても、最低限ビジネス文書として押さえておきたいシンプルな書類送付状の書き方のポイントをお伝えします。

1. 送信年月日
2. 相手先会社名・氏名
3. 書類作成者会社名・氏名
4. 頭語と結語
5. 挨拶文
6. 記、以上
7. 送付内容

基本的に書類送付状については、この7点を押さえておけばビジネスとして問題のない書類と言えます。