遅延理由書とは・雇用保険での書き方と文例・遅延理由の例
更新日：2023年12月23日
遅延理由の例
遅延理由書に書く遅延理由をいくつかご紹介します。
まず、不慮の事故やアクシデントが発生した場合が考えられます。ただし、事故や災害が起きて労災の手続きが遅れた場合であれば遅延理由となりますが、雇用保険の手続きが6ヶ月以上遅延した理由としてはあまり考えられません。地震などの大災害が起こったときなどであれば、そのような理由でも良いでしょう。
次に、事務担当員の不手際など従業員の怠慢を遅延理由にする場合です。実際に誰に遅延の責任があるかは相手には知りようがないので、そのような理由でも構いませんが、責任転嫁のようになるのはできれば避けたいところです。それに、事業主の使用者責任も問われかねません。
やはり、ただ単に「失念していました」や「私の不注意でした」など、事業主の責任を認めるような書き方が一番ふさわしいでしょう。言い訳を考えるよりも素直に謝罪の意を示し、スピーディーに提出することを優先すべきです。
途中から雇用保険資格を取得した場合
雇用時に雇用保険被保険者資格取得届を提出し忘れる他にも、雇用した後に雇用保険被保険者資格を得る場合もあります。これは、パート従業員の労働時間が増える場合など従業員の雇用形態が変わる場合と、雇用保険法や雇用保険法施行規則の改正などで新たに資格を得る場合、またはその複合の場合があります。
雇用保険の加入条件は「31日以上の継続雇用」「週所定労働時間が20時間以上」です。今後、非正規労働者の待遇改善のため、この基準がさらに変わる可能性も考えられます。また、パートタイム労働者の中には週によって10時間～30時間と労働時間に差がある場合も考えられるので、事業主としても頭を悩ませることもしばしばあります。
そのような場合は、素直に「該当する従業員の雇用条件が雇用加入要件を満たしているとの認識がなかった」と遅延理由を書けば問題ありません。明らかに意図的な遅延ではない限り、受理されないことはないでしょう。
雇用保険以外に遅延理由書を書く場面
雇用保険の被保険者資格取得以外にも、遅延理由書を書く場面は多くあります。例えば、育児休業基本給付金の手続きをする際に、育児休業終了届提出時に延長届を提出し忘れた場合もあります。また、労災で死傷事故が起こった時にその報告を労働基準監督署に提出し忘れ、遅延理由書を書くなどのケースもあります。
公的な遅延理由書以外にも、ビジネス上の必要資料を提出し忘れた場合や、工事の納期が遅れてしまった場合などに遅延理由書を提出することがあります。その場合は、公的な遅延理由書とは違い、取引先との関係や商慣習などを参考に記載しましょう。
遅延理由書を提出した後
事業主が、遅延理由書を添えて雇用保険被保険者資格取得届をハローワークに提出し、従業員に雇用保険被保険者証が与えられたらそれで終わり、というわけではありません。雇用保険料が未払いであれば、加入時に遡って保険料を払う必要が生じる場合があります。雇用保険料は月払いではなくまとめて支払うので、提出時期によっては関係ないです。
また、遅延が常態化している事業所に対しては、労働基準監督署などからの調査が行われることがあります。経費削減のため意図的に雇用保険加入義務がある従業員に対し、必要な手続きをしない事業主が多いためです。事業所に立ち入り調査される場合もありますので、注意が必要です。
遅延理由書は早めに提出しましょう
遅延理由書は、簡略な形式で構いません。それよりも、早めに提出することを心がけましょう。最低限の形式が整ってさえいれば、内容について咎められることはありません。ですので、言い訳のような理由を書き連ねるよりも一日でも早く提出しましょう。
何より、雇用保険被保険者資格取得届等の重要な書類は忘れずに期限までに提出することが大事です。最近では、電子申請による届出も可能になっていますので、わざわざハローワークに赴かなくても簡単に時間もとらずに提出できます。
また、パート職員などでも雇用保険に加入できるケースも年々増えていますので、後になってからその事実を知ったパート職員がハローワークなどに相談する事例も多くあります。基準も変わることがありますので、事業主は雇用保険に関する最新情報を勉強することが大事です。
初回公開日：2017年10月02日
記載されている内容は2017年10月02日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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