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夏季休業のお知らせの例文・書き方・フォーマット

更新日:2020年08月20日

会社で夏季休業を取得する場合に注意すべきは、お客様や仕事関係者への対応です。休暇に入る前に、必要項目を記載したお知らせ文書をお送りする必要があります。この記事では、夏季休業のお知らせを作成する時の書き方やマナーだけでなく、そのまま使える例文もご紹介します。

「夏季休業のお知らせ」の上手な書き方

ほとんどの企業で夏になると行うのが夏季休業です。8月のお盆の前後に休暇を設定するのが一般的です。一斉に休暇を取る企業や、営業所ごとに順次休暇を取る企業など、夏季休業のケースはさまざまです。長い短いの差はあれど、社会人なら誰もが待ち焦がれるイベントではないでしょうか。

けれどその前に、社会人ならばしなければいけないことがあります。いつからいつまで休業するのか「夏季休業のお知らせ」を関係各所に知らせることです。これをしなければ、大混乱になってしまいます。きちんとお知らせした上で、楽しいバケーションを楽しみましょう。

では「夏季休業のお知らせ」の書き方を見ていきましょう。

「夏季休業のお知らせ」のマナーは?

「夏季休業のお知らせ」を書く・送る際に気をつけておきたいマナーとはいったいなんでしょうか。「夏季休業のお知らせ」はお客様や取引先などに対して、混乱を招かないようにするための物です。ギリギリでは意味がありませんから、余裕を持って先方に送るようにしましょう。

また、どこでもやっているという気持ちではなく、「こちらの都合で申し訳ない」という気持ちを伝えることがマナーであり大切です。

手紙(送付する場合)

「夏季休業のお知らせ」として案内文を作成し送付する場合は、相手先のことを考え2週間くらい前には送るようにしましょう。共同開発や共同プロジェクトなど、会社ぐるみで長期にわたるプロジェクトなどに係わっている場合は、スケジュール調整などが大変になりますから1ヶ月前くらいには送るのがマナーと言えるでしょう。

書かなければならない内容は、次のとおりです。

・拝啓ではじまり、敬具で終わる挨拶文
・休暇期間
・営業開始時間
・休暇中の連絡先

もちろん会社によって必要な情報は違ってきますから、この内容はあくまで一例です。しかし最も重要なのは、○月○日から○月○日までと休暇期間をはっきり明記することとなります。

メール

メールで「夏季休業のお知らせ」を送る場合はどうでしょうか。書かなければならない内容などは案内文を送付する場合と同じです。

案内文を作成し、文書ではなくメールで送る場合もあるでしょう。この場合はPDFファイルに変換してメールに添付するのが良いでしょう。ワードやエクセルで作成したファイルをそのまま送ってしまうと、書き換えができてしまいます。うっかりを防ぐためにもPDFファイルに変換して添付する方法をします。

「取り急ぎメールで失礼します」などと言った、相手に配慮する言葉を添えて送付するのがマナーです。

ホームページ

ホームページで「夏季休業のお知らせ」を案内する場合は、ホームページを開いてすぐ目に留まる有数ページに大きく見やすいように、「夏季休業のお知らせ」を載せるのが相手に配慮したやり方です。

都合上無理ならば、「夏季休業のお知らせはこちら」と言うように、どこを見れば「夏季休業のお知らせ」がわかるのか分かりやすく記載することが大切です。小さく下のほうに書いてあったり、どこを見ていいのか分からない、と言った状態では本末転倒となります。

どちらの場合でも、○月○日から○月○日までと休暇期間を分かりやすくはっきり明記しましょう。

張り紙

前もって夏季休業を知らせるのがマナーですが、うっかり会社やお店まで来てしまった人に夏季休業中であることを知らせるために張り紙をする場合もあります。

この場合の書き方の例は以下のとおりです。

・夏季休業のお知らせ
・誠に勝手ながら休業中ですという簡単な挨拶文
・休暇期間
・営業開始日・時間

張り紙は前もったお知らせではなく、その場で見る物です。長々とした挨拶文よりは、相手が求める必要な情報を分かりやすく書くほうが好感が持てます。

お店の「夏季休業のお知らせ」の例文

お店の「夏季休業のお知らせ」はどうしたらいいのでしょうか。大企業や取引先に対するお知らせではなく、お店に来てくれたお客さまにお知らせしたいのであれば、お店の雰囲気にもよりますが基本的にはそんなに堅苦しいものでなくても大丈夫です。

では例文を交えて見ていきましょう。

飲食店

まず一番重要なのは、見やすい場所・目の付きやすい所に「夏季休業のお知らせ」を掲示することです。一箇所だけではなく、複数の場所に掲示するほうが目に付きやすくて親切です。

休業予定の1週間前には張り出すようにしましょう。この時、間違いが無いようにしっかり確認しましょう。では例文を紹介します。

夏季休業のお知らせ
いつも当店をご利用いただき誠にありがとうございます。
誠に勝手ながら、○月○日から○月○日まで夏季休業とさせていただきます。
○月○日○時から通常どおり営業させていただきます。
ご迷惑をおかけしますが、何卒ご了承のほどお願いいたします。
店主

夏季休業の期間がいつからいつまでなのかが一番重要ですから、○月○日から○月○日までという部分を強調すると分かりやすいです。

雑貨店

次は雑貨店を例に挙げて見ていきましょう。分かりやすい場所に「夏季休業のお知らせ」を掲示することは飲食店と同じです。こちらも店内の複数の場所に掲示するのが親切です。

夏季休業のお知らせ
いつもご来店いただきありがとうございます。
勝手ながら○月○日から○月○日まで夏季休業とさせていただきます。
ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解くださりますようお願いいたします。

やはり的確にいつからいつまで休みなのかを分かりやすく記載しましょう。可愛らしくポップな色使いで作成しても、お店の雰囲気に合っていれば問題ありません。センスのいいカラフルな「夏季休業のお知らせ」を作ってみてはいかがでしょうか。

「夏季休業のお知らせ」を留守電に残すときの注意点

「夏季休業のお知らせ」を留守番電話に残すときの注意点としては、聞き間違いがあってはいけないということです。可能な範囲で、なるべく周りが静かな時に電話をかけるように心掛けましょう。

はっきりと、大きな声で、滑舌良く「○月○日から○月○日まで夏季休業になります」と休業の期間を伝えましょう。その際には「お電話で失礼いたします」や「取り急ぎご連絡いたしました」などと一言添えるのを忘れないでください。

「夏季休業のお知らせ」をFAXで送る時の注意点

初回公開日:2017年12月01日

記載されている内容は2017年12月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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