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保険証を郵送するときの添え状の書き方・郵送方法|返却

初回公開日:2018年04月25日

更新日:2020年03月05日

記載されている内容は2018年04月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

保険証を郵送するときのノウハウについて紹介しています。退職するときと返却するときの添え状の書き方、保険証を郵送するときはどのような方法が望ましいか、保険証のコピーの取り扱い方法、今更聞けない保険証を郵送するときの切手などご紹介しています。

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保険証を郵送するときはどうしたらいいの?

子供がキャンプに行く時、開催団体に申込書の他に保険証を郵送したり、あるいは、家族の入院先に保険証のコピーを郵送しなければいけない状況や、退職時に保険証の返却を求められたことはないでしょうか。

郵送する時にただ単に封筒に保険証を入れて送るのではなく、相手に失礼無いように何か一筆書くのがよいのか、また、保険証を郵送するときは普通郵便、あるいは書留にすれば良いのかなど保険証の扱い方がわからないことがあります。

そこで今回は、保険証を郵送する時のどうしたらいいのを項目別にまとめましたので、参考にしてください。

保険証を郵送するときの添え状はどうしたらいいの?

保険証を郵送するときの添え状の書き方・郵送方法|返却
※画像はイメージです

会社を退職した後に保険証の返還を求められることがあります。ただ単に保険証だけを送付するのは味気ないですし、失礼にあたるのではと私たちは考えます。そのような時に添え状があれば、相手に対して失礼にならないのではないでしょうか。

それでは、添え状の書き方について保険証を返却する場合と、退職時の添え状についてご紹介します。

保険証の返却時の添え状はどのように書けば良い?

保険証を返却するときは手渡しかもしくは郵送となります。手渡しの場合は、その場で中身を確認していただけるので添え状は必要ありませんが、なんらかの事情で手渡しが難しい場合は添え状をつけての郵送による返却が望ましいです。

退職時の場合は添え状は必要?

会社を退職するときは保険証を会社に返却しなければなりません。何らかの事情で手渡しができない場合は郵送する手段を選択します。その時は添え状を付けたほうが良いのでしょうか。

答えは付けたほうが良いです。いきなり保険証だけを送られてくると誰でもいい気分はしません。仮にもお世話になった会社ですし、どこかの場所で出会うこともあることでしょう。出会って気まずい雰囲気にならないようにきちんとした添え状は必要でしょう。

返却するときの添え状はどうやって書けばいい?

保険証を郵送して返却する際の添え状にはどのようなことを書けばよいのでしょうか。内容として書いておきたいものは、自分の名前と働いていた部署や個人番号がある人はその個人番号を明記しておいた方がよいでしょう。

保険証は扶養していた家族の保険証もある場合は、扶養していた家族全員の名前が必要です。返却理由には例として「〇月〇日退職のため」と記載すれば大丈夫です。

退職時の保険証を郵送するときの添え状について

有給消化などの関係で退職時の保険証を最終日に手渡しをされる方は珍しいです。ほとんどの方は、退職後に保険証を郵送して返却する方法を取られます。退職後保険証を郵送するときの添え状は付けたほうが良いのでしょうか。答えは付けたほうが良いです。

それでは、どのような内容を添え状に書けばよいのかお伝えします。

退職時の添え状を入れる封筒と便箋について

保険証を郵送するときの添え状の書き方・郵送方法|返却
※画像はイメージです

退職後に保険証を郵送する方はめずらしくありません。本当は手渡しが良いのですが、引っ越しなどの事情でどうしても保険証を返すのにお伺いできない場合は郵送による返却が望ましいです。その場合も添え状が必要です。

添え状にはどのようなことを書けばよいのでしょうか。最初に用意するのは、A4の無地もしくは縦の罫線が入っている便箋と無地の封筒が望ましいです。

退職時の添え状に書く内容とは

退職時の添え状には、あまりだらだらと文章を意識して書く必要はありません。しかし、お世話になった会社ですので、礼節をわきまえた文章構成にする必要性があります。

まずは誰宛てに書くかを書きます。大企業の場合は多くの部署が存在しますので、当然同姓の方もいらっしゃいます。必ずどこの部署の誰宛てかを書きます。次に何の用件で添え状を書いたかを書き、感謝の気持ちを記し、締めの言葉を書きます。

それでは、例を挙げてみますので今後の書き方に参考にしてください。

気になる書き方添え状の例文

いざ添え状を書こうと考えても、なかなかどのように書けばよいのかわからなくて不安になります。

そこでここでは、どのように添え状を書いたらよいのかご紹介するとともに、例文もご紹介していますので参考にしてください。

添え状の書き方について

保険証を郵送するときの添え状の書き方・郵送方法|返却
※画像はイメージです

添え状の書き方についてお伝えします。ご準備していただくのはA4サイズの罫線入りの白い便箋です。書く内容ごとに書き方と、なぜ書かなければならないかの理由についてもお伝えしていますので、参考にしてください。

「部署」と「宛名書き」について

いざ添え状を書こうと考えてもどのように書けばよいのかわかりません。それでは添え状の書き方をお伝えさせていただきましょう。

1行空けて左側の罫線の端から1マス開けて相手の部署と名前を書きます。この場合はフルネームではなくて、苗字のみにします。〇〇部空白を1マス入れて〇〇様で改行します。

「送付内容」について

部署と宛名書きが終わったら改行し、部署名の頭文字に揃えるように下に自分の退職した日を書きます。もしかしたら同日付で自分の他にも退職した人がいる場合があるからです。〇月〇日付で退職いたしました〇〇部の〇〇です。健康保険証を同封しております。と記します。この時点では改行しません。

「送付理由」について

保険証を発行していただいたときに保険証は手渡しで、人事部もしくは総務の人からもらったという記憶はないでしょうか。本来は手渡しで保険証を返却するのが礼儀です。しかし、やむ得ない理由がある場合はその旨を伝えておく必要があります。書き方の例として、「直接お渡しできず大変申し訳ありません」と記入します。

「依頼」の書き方

改行せずに次に保険証を返却し、社会保険からの脱退手続きを依頼します。脱退手続きをしなければ、国民健康保険への加入や転職先の雇用保険への加入ができないからです。どのような内容にすればよいかお伝えします。「お手数おかけしますがお手続きのほど、何卒、よろしくお願いします。」と記入します。

「感謝の気持ち」の書き方

本来なら退職時に感謝の気持ちを伝えるのが本来ですが、保険証を郵送した場合はそれができません。一方的な依頼にならないように感謝の気持ちも一緒にこの場で伝えましょう。どのような内容にすればよいかをお伝えします。「〇年間さまざまな面で大変お世話になりありがとうございました。ここに改めて感謝を申し上げます。」と記入します。

勤続年数が少ない場合の感謝の気持ちの書き方

勤続年数が少ない場合でも保険証を郵送で返却する場合は、感謝の気持ちを添え状に書きましょう。人と人とのつながりはどの場所であるかわかりません。その場合の書き方は、「少ないお付き合いでしたが、さまざまな面で大変お世話になりありがとうございました。ここに改めて感謝を申し上げます。」と記入します。

会社に対しての発展を祈る言葉の書き方

ここで改行します。文頭をそろえて「最後になりますが貴社のますますのご発展と皆々さまのご健勝を心よりお祈り申し上げます」でしめます。

日付の書き方

ひととおり添え状の内容が完成したら、日付と自分の名前を書きます。書き方は便箋の右端に寄せいて罫線の右端の部分から1マス空白を開けた場所に日付の「日」の部分が来るように日付を配置します。日付は西暦もしくは年号から書き始めます。書き方は、「2018年3月26日」と書きます。

名前の書き方

封筒の裏書にも自分の名前を記入してあるからと言って、添え状に自分の名前をわざわざ書く必要はないと考えてはいないでしょうか。企業には毎日たくさんの書類が届きますので、添え状がほかの書類に混入してもすぐにわかるように自分の名前を記入する必要があります。

名前は日付欄の下に記入します。日付の頭文字に苗字の始めが来るようにします。名前はフルネームで楷書で記入してください。

添え状の例文

添え状の書き方をお伝えしてきました。例文をご紹介しますのでご参考にしてください。△は空白を、■は改行を表しています。

『〇〇部△〇〇様■〇月〇日付で退職いたしました〇〇部の〇〇です。健康保険証を同封しております。直接お渡しできずに大変申し訳ありません。お手数おかけしますが手続きのほどよろしくお願いいたします。〇年間さまざまな面で大変お世話になりありがとうございました。ここに改め感謝申し上げます。最後になりますが貴社のますますの発展と皆々様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。■2018年3月26日■山田△花子』

保険証を郵送する方法

保険証を郵送するときの添え状の書き方・郵送方法|返却
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大切な保険証を郵送したときに本当に届いたかどうか気になります。保険証は身分証明書にもなるくらい非常に大切な書類です。その保険証を郵送する方法としてどのような手段を使えばよいのでしょうか。書類を郵送をする方法には3種類あります。普通郵便、書留そして配達証明です。それぞれがどのように違うのかお伝えします。

普通郵便で保険証は郵送できるの?

保険証と添え状を普通郵便で郵送することはできるのでしょうか。答えはできます。切手代のみなので送る側の負担もほぼありません。ただし、普通郵便で保険証を郵送するときに気を付けなければならないことがあります。それは、保証が付かないという点です。本当に保険証が会社に届いたかどうかはわかりません。

書留の場合

保険証を郵送で返却する方法として書留はふさわしいのでしょうか。書留には郵便物の引き上時から、配達の各段階においてまで1通1通の取り扱い局名と日時が記録されます。万一、郵便物などが壊れたり届かなかった場合に、実損額を賠償してくれるほか、追跡番号をもとにインターネットや電話などで保険証が相手先へ届いたかどうかを確認できるメリットがあります。

特定記録郵便の場合

大切な保険証が無事に相手先に届いたかどうかは非常に気になります。普通郵便よりは安心を得られるとしてご紹介させていただくのが特定記録郵便です。

保険証を差し出したという記録が残るだけでなく、インターネット上で保険証が届けられたかどうかの確認もできます。相手が保険証を受け取った場合は、後日、差出人に配達完了の通知が届くという仕組みなので安心です。

保険証を郵送するときの封筒

保険証を郵送するときの添え状の書き方・郵送方法|返却
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保険証を郵送するときの封筒はどのような封筒が望ましいでしょうか。封筒にはさまざまな種類の封筒があります。白地に無地の長形4号が望ましいでしょう。郵便番号枠が印字されていてもいなくても構いません。また、保険証を郵送するときの注意点として挙げられるのは、「保険証在中」と封筒の表書きに朱書きをしないことです。

保険証のコピーの郵送方法

保険証を郵送するときの添え状の書き方・郵送方法|返却
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保険証のコピーを郵送するときは誰でも不安に感じます。そのまま封筒に入れても大丈夫だろうと不安になります。保険証のコピーだからといって無下に扱うことは良いとは言えません。コピーであっても保険証ですので、扱い方には十分に気を付けましょう。保険証のコピーを郵送する場合は、普通郵便を避け特定記録郵便もしくは書留で郵送するようにしましょう。

保険証を郵送するときの切手

保険証を郵送するときの添え状の書き方・郵送方法|返却
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郵便局へ行くと普通切手の他にグリーティング切手やふるさと切手、特殊切手などの販売があります。保険証を郵送するときの切手は、人目につくグリーティング切手や特殊切手などを使っても良いのでしょうか。企業に保険証を郵送する目的がはっきりしている場合は、普通切手を貼るのが無難です。公文書扱いと同じように普通切手を貼るのを心がけてください。

保険証の返却時の添え状の書き方はこれでばっちり!

保険証を郵送するときの添え状の書き方・郵送方法|返却
※画像はイメージです

いかがでしたでしょうか。保険証をいざ返却するとなった時に、そのまま保険証だけを封筒に入れて郵送しても大丈夫なのかや、何か一筆を書いた方が良いのだろうかと考えることもなくなったのではないでしょうか。添え状にはどのようなことを書けばよいのか悩むこともこれでなくなったのではないでしょうか。これであなたも事務マイスターです。

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