回覧板の書き方・回し方・トラブル例｜いらない/あいさつ文
更新日：2024年07月23日
回覧板の書き方
自治会や町内会などに入会すると必ずといっていいほど回覧板は、各家庭へと順番に回ってくるでしょう。回覧板は、頻繁に回ってくることもあり、とても厄介だと思う人も多くいるのではないでしょうか。回覧板を読む時間がなかったり、見ても内容が自分に直接関係ないことや意味が少し理解しにくい文章などもあることも少なくありません。
また、旅行などに行っていて回覧板を回すことが遅くなってしまったり、回覧板をうっかり止めてしまったなどというトラブルも多い傾向があります。回覧板ひとつでご近所トラブルになることは、決して大げさなことではありません。回覧板の書き方、回し方の一般的マナーや回覧板でのトラブル例、あいさつ文などをご紹介します。
あいさつ文
回覧版を回して確認する立場の場合は、速やかに回覧板を読んで次の家へと渡しすことがマナーです。しかし、町内会などの班長になった場合は、回覧板を作成して回す立場になります。その場合には、班長になった年度初めにあいさつ分を添えて回覧を回すことをします。回覧板の挨拶文は、内容的にあまり難しい文章でなくてもいいです。
回覧板のあいさつの例文としては、「拝啓 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。このたび、〇〇年度の班長と勤めさせて頂きます〇〇（名前）と申します。不慣れな点やご迷惑をおかけすることあると存じますが、皆さまのお力添えを頂きますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。」というような文章がです。
回覧板の挨拶文は、お住まいの地域性にもよりますが、ご年配の方が町内にいる場合には、挨拶分の言葉は、少しかしこまった言葉を使うといいのではないでしょうか。
お知らせ
回覧板のあいさつ文の後には、町内にお知らせする内容をわかりやすく明記することが鉄則です。例えば、班長の年度初めの仕事には、町内会費などの集金があります。集金のお知らせを回覧板にどのように明記したらいいのか迷われる人も多いでしょう。
町内会費を集める文章の例としては、「平成○〇年度の町内会費を下記にて集金させて頂きます。お忙しい中、大変申し訳ないですが、ご協力の程よろしくお願い申し上げます。」というような文章がです。また、町内会集金のお知らせのあいさつ文を書いた下記に町内会費を集金する要領を明記します。
町内会の集金の要領を明記する順番としては、1.集金の日時・時間 2.町内会費の金額 3.印鑑などが必要な場合などの用意をしておくもの 4.班長の連絡先などの要領にしっかりと明記しておきましょう。
最後
回覧板のお知らせの最後には、町内会でのルールなどを明記しておくとよいです。また、町内のことについてや回覧板のお知らせなどに不明な点や疑問点などがある場合には、班長にすぐに連絡してもらう旨の文章などと連絡先をわかりやすい場所に明記します。
回覧板の回し方
町内会の班長になった場合にどのような順番で回覧板を回したらいいのか悩んでしまうこともあります。また、町内会のお知らせのファイルは、どのようなものがいいのか、回覧場の確認に日付けやサインなどは、必要などか迷ってしまうことも多いでしょう。回覧板のいろいろな悩みについてご紹介します。ぜひ、参考にしてみてください。
ファイル
回覧板を回す時にどのようなファイルにお知らせを挟んだらいいのかと考えてしまう人もいます。回覧板のファイルは、自治会などから配布されることも多いのでファイルが汚れていたりしている場合は、まずは、自治会や町内会などにファイルが配布されるか確認することも必要です。
また、回覧版を回しているときに雨などに回覧板が濡れないようにするように回覧板を包むカバーなども必要となる場合もあります。ファイルやカバーなどが必要となる場合は、班内の経費を使うこともあります。その場合には、班内の人の確認が必要となる場合もありますので前任の班長さんに確認してみましょう。
日付けとサイン
回覧板を回せる準備が整って回覧を無事に回したが、なかなか回覧板が自分の元に戻ってこないというトラブルもあります。班内のどこかの家庭が回覧板を回すことを忘れてしまうなどが回覧板を回すのが遅れる原因となってくることも多いです。そんなトラブルに巻き込まれないためにもどのような対策が有効的なのでしょうか。
回覧板をスムーズに班内の人に回してもらう対策としては、回覧板を見た日付けとサインをしてもらうことが一般的に有効的といわれています。回覧板を見た日付けを記入することで誰が何日に回覧板を見て次の家庭に回したかが、一目瞭然となります。そのために回覧版を早く回すことに対して各家庭が意識付けができるようになります。
順番
今まで意識していなかった回覧版の回す順番も班長になってみるとどのような順番で回したらいいのか悩んでしまうことのひとつではないでしょうか。今までどうりの順番でいいのか、それとも今までと逆の順番で回していいのか判断に迷ってしまうところではないでしょうか。
自分で迷っていても解決しないときには、班内の周り近所の人に確認してみることが回覧板の順番のトラブルを避ける対策です。また、前任の班長さんに相談してみましょう。班長だからといって自分で判断してしまうことは、後のもめごとの種にもなりますので、なるべく班内の人の相談を経てから何事も決定することが必要です。
渡し方
初回公開日：2018年04月18日
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