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報告とは?目的やポイントとあわせて連絡・相談との違いについて紹介

更新日:2022年11月25日

日々の仕事において「報告」することは多いでしょう。しかし、意味や目的を考えた上で報告するという人は少ないのではないでしょうか。本記事では、「報告・連絡・相談」について、その効果や重要性を紹介して行きます。効率的な仕事をしたいという方は、ぜひ参考にしてください。

普段の仕事で何気なく使う「報告」という言葉ですが、口に出す前に深く意味を考えたことはあるでしょうか。

なんとなく使ってはいるものの、実際に意味が合って使っているのか、あまり考えたことがなく、自信がないという方もいることでしょう。

本記事では、「報告」という言葉の意味や、この言葉を使う目的を紹介します。

また、「報連相(ホウレンソウ)」として、一緒に使われることが多い「連絡」「相談」の意味や重要性についても解説しますので、本来の使い方を確認してみてください。

報告・連絡・相談は、仕事を効率的に行うだけではなく、トラブルの回避においても重要な役割を果たします。

本記事を読むことで報告・連絡・相談の意味を正しく理解でき、ワンランク上の自分を目指せるでしょう。言葉の意味を考えて使いたいという方は、ぜひ本記事をご一読ください。

報告とは

「報告」は、「告げ知らせること」という意味を持つ言葉です。

また「特に、ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。また、その内容。」という意味でも使われます。

例を挙げると、「仕事の経過や結果を上司あるいは先輩に伝えること」や、「指示されている業務が順調か、あるいは何らかの問題が発生しているのかなどを把握すること」が報告です。

ほう‐こく【報告】
読み方:ほうこく

[名](スル)告げ知らせること。特に、ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。また、その内容。「出張の―」「事件の顛末(てんまつ)を―する」「研究の中間―」

出典: https://www.weblio.jp/content/%E5%A0%B1%E5%91%8A |

報告の目的・ポイント

報告の目的とは、部下(後輩)に頼んだ仕事の進捗状況や結果を上司(先輩)に伝えることで、お互いに情報共有するだけではなく、その仕事に問題はないかなどを確認することです。

上司にとっては、報告を受けることで、自分が頼んだ仕事がどうなっているのか把握できると同時に、必要なアドバイスを与えられる機会にもなります。

また、部下にとっては、自分の仕事の進捗状況だけでなく、正しく進んでいるのか、何か間違っていることはないのかなどを確認できる場になります。

適切に報告すれば、仕事を効率的に進められ、事前に問題を回避することができるため、お互いの信頼度も上がるでしょう。

報告のポイントは以下の通りです。

①報告は、結論から伝える

報告手段には、口頭や文書などいろいろとありますが、まずは結論から伝えましょう。結論から伝えることで、報告内容の全体像を把握しやすくなります。

また、内容が簡潔になるので、無駄に時間をかけずに報告できるため有効です。

②報告は、曖昧な表現は使わない

曖昧な表現は、上司に誤解を生んだり、理解してもらえず報告に時間がかかったりする可能性があります。

たとえば、「ある商品が多いことが困っている」と報告したい場合、「多い」という表現では、人によってイメージが違うことがあります。

ここでは、「多い」という表現をせず、10個多いのか100個多いのかなど、具体的な数字で伝えましょう。そうすることで、状況を正確に把握できます。

③報告は、タイミング

上司に聞かれ、慌てて準備して報告する場合と、準備したうえで自分から上司に報告しに行く場合では、どちらがより良い報告ができるかは言うまでもないでしょう。

報告のタイミングを決める際は、上司の状況を確認してから報告することは勿論ですが、急ぎか否かなども考えてから行なってください。

報告を受ける時のポイント

部下からの報告をうまく受け取れなかった場合、思わぬトラブルに繋がりかねないため、注意が必要です。

もし部下が報告したいと思った時に、上司が忙しそうにしていれば、部下は報告することを躊躇するでしょう。報告は重要なことですが、その一方で、お互いの配慮が必要なことでもあります。

報告を受ける時には、以下のポイントを押さえましょう。

①積極的に部下に声かけする。

積極的に部下に声をかけることで、コミュニケーションがとりやすくなります。コミュニケーションがとれていると、部下からも声がかけられやすくなり、結果として早く正確な報告をもらいやすくなるでしょう。

②遠慮させてしまう雰囲気を作らない。

仕事が忙しいのは仕方がないことですが、必要な報告を部下に遠慮させてしまう状況を作らないように心掛けることが大切です。

忙しさやイライラなどを表に出してしまうと、周囲から敬遠されてしまう原因となり、円滑な報告を受けにくくなるでしょう。

③次にできること・することを考えて報告を受ける。
単に「何をしたのか」をなんとなく聞いて把握するだけでは、報告の意味はありません。

報告を受ける際に、「次にどうするべきなのか」を含めて聞くことで、内容がある報告ができるでしょう。

連絡とは

「連絡」は「自分の気持ち・考えなどを誰かに知らせたり、情報などを知らせあうこと」などの意味があります。

前項の「報告」とは異なり、「連絡」は、部下から上司にするばかりでなく、誰もが連絡する側となり得ます。

また、「連絡」の場合、会社全体に伝えるものから自分の部署内やチームメンバーだけに伝えるべきものまで、使われる範囲も広いのが特徴です。

上下関係にかかわらず、「知らせること」が連絡になるため、内容や文章、言葉遣いには注意が必要です。

連絡の目的・ポイント

連絡の目的とは、早く正確な情報を全体に共有することです。

連絡を受けることで、情報の行き違いなくスムーズに仕事ができます。トラブルが起こりそうな場合にも、それを未然に防げるように備えられるため、必要な連絡は早く正確に行いましょう。

連絡のポイントは以下の通りです。

①簡潔にまとめる

「連絡」の内容は、報告とは異なり、詳細ではない場合の方が多いでしょう。連絡事項は、自分自身には関係の無いものから重要性の高いものまで、実に様々です。

重要性の高いものであったとしても、知らない人が見てもわかりやすく簡潔にまとめることで、より正確な情報が関係者に伝わりやすくなるでしょう。

②連絡方法は内容や相手によって使い分ける

連絡方法は、口頭、電話、メール、文書など様々です。連絡するときには、「誰に」「どんな内容」で「重要性や緊急性はあるのか」を考え、臨機応変に方法を変更しましょう。

例えば、緊急性が高く、連絡した後にすぐ行動して欲しい内容を、文書で連絡したとしましょう。文書での連絡は、関係者全員に伝わるまで時間がかかることが多く、行動して欲しい人に見られずに終わる可能性すらあります。

緊急性が高いものであれば、口頭や電話で直接相手に伝えた方が確実で正確です。

また、緊急性や重要性が低くても、多くの人に知ってもらいたい場合には、朝礼や社内メール、または文書で貼りだすのも良いでしょう。

③連絡する内容は曖昧にしない

連絡する際は、関係者へ確実な情報を届けましょう。曖昧な連絡をすることで、混乱を招く可能性があります。

例えば、会議の日時を連絡する場合など、「10月30日午後予定」という表現では予定も空けにくいため、連絡を受け取った相手が困ってしまうでしょう。

この場合は、「10月30日午後2時」と、決められている情報を曖昧にせず伝えることが大切です。

連絡を受ける時のポイント

どんな連絡手段だったとしても、連絡を受けっ放しにしてしまうと、その内容を忘れてしまったり、トラブルにつながったりする可能性があるため注意が必要です。

連絡を受ける時のポイントは以下の通りです。

①連絡を受けた時に忘れない工夫をする

連絡は、口頭や電話の場合もあります。記憶力に自信があったとしても、うっかり忘れてしまったり、相手にうまく伝えられなかったりする可能性もあるでしょう。

そのようなことを防ぐため、メモをとるなどして正確に連絡を受け取ることが大切です。

②重要な連絡を正確に理解できているか、相手に確認する

重要な連絡の場合、双方の理解が正確であればミスやトラブルの発生を防ぐことに繋がります。連絡を受け取った時には、相手からの情報を正しく理解できているのか、しっかりと確認しましょう。

相談とは

相談とは、「問題解決のために話し合うことや他人の意見を聞くことなど」の意味があります。

読者の皆さんの中には、「相手に話すことで何か解決すること」が「相談」と思っている方もいるのではないでしょうか

相談とは、問題(課題)を解決するために、周囲へ意見を聞いたり話し合いを行ったりすることを指します。

誰かに相談に乗ってもらう場合、その内容は仕事だけとは限らず、プライベートに関して相談するケースもあるでしょう。

1つの問題に対して、自分一人の考えだけではなく、いろいろな人の意見を聞ければ、自分の考えが及ばなかった部分に気付ける可能性もあります。

また、仕事における「相談」の場合は、自分の不明なところや、判断がつきにくいと感じている内容を上司に伝えることで、アドバイスをもらうことと言えるでしょう。

より良い仕事を続けていくために、適切に相談することはとても大切です。

相談の目的・ポイント

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初回公開日:2022年11月25日

記載されている内容は2022年11月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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