報告とは？目的やポイントとあわせて連絡・相談との違いについて紹介
更新日：2024年03月30日
何のために相談するのかや、相談の結果に何を得たいのかは人それぞれです。
しかし、どのような目的であっても、仕事でわからないことに関して情報を得たり、アドバイスをもらってみたり、自分の気持ちをすっきりさせられるということは変わりません。
また、自分の考えや気持ちを整理したり、確認したりするのにも役立つでしょう。
相談のポイントは以下の通りです。
①相談には、自分の意見も必要
自分がどのようにしていくか迷っている場合には、相談相手に全て任せるのではなく、自分の意見を持っておくことも大切です。
自分の気持ちを相手に伝えることで、より良い問題解決方法が見つかる可能性があります。
②手遅れになる前に早めに相談する
問題が出た場合には、早めに相談しましょう。相談を後回しにしたり、先延ばしにしたりすることで、問題がさらに悪化する可能性があります。
③相談の後は報告する
相談した後は、その結果がどうなったのかを報告しましょう。相談された側としては、その結果が気になるものです。
その際、相談に乗ってくれたことに対してお礼を伝えれば、より良い関係性がつくれるでしょう。
相談を受ける時のポイント
相談を受けた時、ただ共感するだけでは解決方法は見つかりません。相談を受ける時には、いくつかのポイントがあります。
①悩みに対して肯定的な反応をする
相手は、悩んでいることを相談してきています。その内容に対して、否定的な言葉をかけるのではなく、肯定的な言葉を伝えてください。
場合によっては、小さいことであったり相談する側に問題があったりするケースもあるでしょう。
たとえそうであったとしても、否定的な言葉を投げかけてしまえば、相手が相談する気持ちをなくしてしまう可能性も出てきます。
まずは、その相談に対する肯定的な言葉を伝えてみることから始めてみましょう。
②相手が考える時間も必要
相談の場合、必ずしも会話が盛り上がるとは限りません。相手が考え込んで黙ってしまう可能性もあるでしょう。
そのような場合は、相手を催促するのではなく、待ってあげることも大切です。相談において、沈黙は必ずしも悪いこととは限りません。
③あくまで自分の意見であることを伝える
相談とは、相手の問題解決となるための意見を聞く場です。そのため、自分の意見と相手の意見が必ずしも一致しないこともあります。
「私は、●●が良いと思っている」「他の人は●●と思うかもしれないけど、私は△△だと思う」など、自分の意見であることを伝えてみましょう。
相談した側も、複数の意見を聞くことで、自分に最適な意見を選べます。
報告・連絡・相談の違い
報告・連絡・相談は、相手と情報を共有する点においては似ていますが、全く同じということはありません。
それは、頭文字をとって「報連相（ホウレンソウ）」という略語で利用されていることでもわかるでしょう。
社会人としては、もはや必須で基本的なことではありますが、改めて報告・連絡・相談の違いをきちんと把握しておきましょう。
報告とは、仕事の経過や結果を上司など目上の立場にあたる人に伝えることです。
連絡とは、関係者へ情報を伝えて、関係者全体で情報を共有することです。
相談とは、悩みや問題に対して自分自身の判断だけではなく、上司などの意見を聞くことを指します。
また、「報告」の対象が目上の立場の人になるのに対し、「連絡」の対象になるのは、肩書きなどは関係のない幅広い人々です。
一方、「相談」の場合は、上司が相手になる可能性が高くはなりますが、同僚や友人が対象になる場合もあるでしょう。
ここまで見てきて、「報告」と「相談」とは同じものと感じる方も多いと思いますので、少し整理しておきましょう。
まず「報告」とは、仕事の経過や結果を伝えて、間違いがないかどうかを確認することです。その結果、今後について相談する形になる場合もあるでしょう。
しかし、「報告」とは、あくまで「経過や結果を伝える場」です。
そのため、報告と相談が一緒になり、結果的に膨大な情報量を相手に伝える可能性が高い場合には、別に相談の場を設けてもらうようにしましょう。
あるいは、事前に「報告する内容に関して、別途相談したい内容がある」ということを相手へ伝えることをおすすめします。
報告・連絡・相談による相手への効果は？
報告・連絡・相談を行うことは、自分だけではなく相手にも効果があります。
①スムーズに仕事ができる
報告・連絡・相談をすることで、誰がどの業務をどうしているのか把握しやすくなります。また、「今抱えている仕事が終了した」と報告を受けた場合も、スムーズに次の仕事を渡しやすくなるでしょう。
逆に、仕事がうまく進まない場合はフォローに回ることもできます。
②コミュニケーションが円滑になる
報告・連絡・相談は、相互のコミュニケーションです。仕事のことであったとしても、お互いがどういう人であるのかが把握できるでしょう。
報告・連絡・相談は、対面でのやり取りとは限りませんが、報告・連絡・相談を密に行うことは、円滑なコミュニケーションに欠かせません。
③仕事に主体性が生まれる
報告・連絡・相談は、求められて行うだけでなく、自分からすることも大切です。報告・連絡・相談が上手くできるようになると、主体性を持った仕事ができるようになります。
主体性を持った仕事は、仕事のモチベーションの向上にもつながるでしょう。
ビジネスでは報告・連絡・相談が重要である
報告・連絡・相談は、役割や相手こそ違いますが、どれか一つ欠けても仕事は上手く行かないものです。特にビジネスにおいては、報告・連絡・相談は基本かつ重要なこととして位置づけられています。
そのため、報告・連絡・相談を習慣化しておけば、上司からの信頼が得られ、伸び伸びと仕事できる環境が望めるでしょう。
また、仕事に対しても「聞いた・聞いてない」、「言った・言っていない」の不毛な認識違いもおきにくくなります。
認識違いは、仕事上だけでなく、人間関係のトラブルにもなるため、未然に防ぐことで効率的な仕事をすることに繋げましょう。
トラブルが発生した場合でも、報告・連絡・相談することに慣れていれば、素早い対応ができます。
本記事を参考に、「報告・連絡・相談」をうまく使いこなし、仕事を効率的に進めて行きましょう。
初回公開日：2022年11月25日
記載されている内容は2022年11月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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