成果報告書とは・書き方と例・テンプレート・手引とは

成果報告書とは

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ビジネスの場において、それぞれの部門で「成果」を求められています。「成果」が何にあたるかは部門によって違いますが、目的に向かって日々業務をしてるわけですから、その結果がどうだったかの定期的な報告が必要になってきます。

報告書ですから、相手が理解しやすい文書を作ることが大切で、自分の主張だけでなく、客観的にわかりやすく書くことが必要とされます。ここでは、成果報告書の書き方のポイントやノウハウについてご紹介していきます。

ビジネスパーソンは資料提出が必須

会社に属している限りビジネス文書はついてまわります。報告書などの資料は、本来の業務とは別に社内に提出しなければいけないため、それだけで時間もとられますし面倒に感じる人も少なくないでしょう。

しかし、このような文書からもあなたの資質などが判断されるため、ある程度基礎をつかんでおくことは必要です。ポイントを意識しながら繰り返し作成することで、徐々に質も上がり効率よく作成することができるようになるでしょう。

相手に伝わらない報告書

成果報告書を上司に提出した際、添削が入り再提出を求められるケースもあるでしょう。何度も提出する手間を省くためにも、事前に相手が必要としている情報を盛り込む必要が成果報告書には大事です。

そのためには、上司が何を求めているか抑えておくことは大切です。人によって価値観は違いますから「言い回し」や「文書構成」などが相手に沿うように作成するといいでしょう。共通認識がされていないと、何度も書き直しといった無駄な手間がかかってしまいます。

成果報告書の基本とは？

成果報告書を作成する上で、押さえておきたいポイントがあります。それをふまえて作成することで、より相手に伝わりやすい成果報告書になるでしょう。

例えば、5W1Hを入れて書くようにと言われたりするでしょう。当たり前すぎて今更そんなことと思われるでしょうが、改めて見返してみると意外にできていなかったりするものです。自分はわかっていることなのでついつい書き忘れがちです。下記の例題を見てみましょう。

例）10/7 〇〇社の〇〇氏へ〇〇を提案
これだけだとなぜ（Why）やどのように（How）といった部分が抜けています。読み手側は、どうだったのと思うでしょう。

何の目的で、どのような提案をして、相手の反応はどうだったのかという記述がないからです。次のアクションはどうするべきか上司はこれを見ただけでは判断できないでしょう。「〇〇でした、だから〇〇します」といった内容を盛り込んで書くことは大切です。

成果報告書の書き方

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成果報告書は、必要な情報が盛り込まれていてわかりやすい文書を心がけましょう。長々とした文章は読むほうも疲れてしまいます。そこで、以下のポイントを押さえながら書くことで構成がしやすくなるでしょう。

理論的であるか？

成果報告書だけでなく読んでいて違和感を感じないスマートな文章は、理論がしっかりしています。説得力があり相手の頭の中も整理されるので、わかりやすく何を伝えたいのかが明確になります。

「A=Bです。なぜならCだからです」というように繋がりがわかるように書くことで、読み手も納得しやすい文章になります。

客観性があるか？

主観が多い文書は説得性に欠けます。自分の感想を書くのは全く駄目ではないですが、憶測ばかり多用してしまうと混乱をまねきます。そして「結局何をこの人は伝えたいのだろう」ということになりがちです。

そうならないためにも、成果報告書Wを書く時は自分が読み手側だったらと意識しながら作成することで改善できるでしょう。上司に「それはあなたの意見でしょ」と何度も言われるような人は注意が必要です。

具体性があるか？

成果報告書は、抽象的な内容ばかりではあまり意味がありません。その上で、日付や数字、担当者名などわかる範囲で記入するようにしましょう。ただし、細かすぎてしまうのも考え物です。あくまで、必要とされる事項は具体的に記述するという意味です。会議などでもありがちですが「具体性」がないと話が前に進みません。

読みやすい・見やすい成果報告書か？

成果報告書は、内容だけでなく読みやすさを意識しましょう。内容が良いのに見た目の体裁が悪かったり、文字が小さい、余白が少ないなどで損するのはもったいないです。内容だけでなくレイアウトはどうか、読みにくくないか、プロジェクターで映す際にはどれぐらいのフォントが適しているか、配色はどうかなど読み手の立場を考えて作成しましょう。