社内/社外への顛末書の書き方・紛失や事故の際の例文

顛末書の書き方とマナー

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顛末書とは、仕事上でミスや不始末・トラブルなどが発生したときに、社内・社外・職場・勤務先に対して、ミスやトラブルの一部始終を報告するために書く文書のことです。この記事では、顛末書の書き方やマナーを例文と共にご紹介します。

基本的な顛末書の書き方

顛末書を書く場合は、起承転結の構成に則った書き方が基本になります。まず、ミスやトラブルを客観的に整理して書きます。その後、ミスやトラブルの原因を説明し、再発防止への対策を書きます。

文面は、問題の原因が自分にあることを認め、言い訳などは書かずに「〇〇しません」「○○します」という言い切りの形で書くようにしましょう。ミスやトラブル、再発防止への対策を書く場合は、箇条書きにする書き方がシンプルでわかりやすくなるのでです。具体的な書き方は、以下のようになります。

1．日時
2．場所
3．内容
4．原因　
5．結果
6．対応
7．再発防止策

次に、顛末書を書く際のポイントをご紹介していきます。

時系列に沿って整理しよう

顛末書の提出を求められた場合は、わかりやすい文章を書くためにも、まずは時系列に沿って事態を整理するようにしましょう。時系列に沿って整理する場合は、5W1Hを使用するのがです。具体的には以下のとおりです。

・When（いつ）
・Where（どこで）
・Who（だれが）
・What（何をした）
・Why(なぜ起きたか)
・How（どう対応するか）

謝罪の言葉は明記するべきか？

顛末書は、仕事上におけるミスや不始末、トラブルを報告するための文書であるため、書き方としては謝罪の言葉は明記するのがマナーです。丁寧な言葉で反省の気持ちが伝わるようにしましょう。

顛末書の体裁

顛末書を作成する場合は、必ず白い紙を使用し、文字は黒色で統一しましょう。パソコンを使う場合でも、署名は自筆で行い、捺印しましょう。提出する際には、白い封筒にいれるのがマナーです。封筒にも決まった書き方があります。まず、表面には顛末書の内容物を書きます。裏面には会社名・所属・氏名を書き、封はせずに提出するのがマナーです。

手書きの場合

手書きで顛末書を書く場合は、白の便せんを使うようにしましょう。文字は黒色のインクのペンを用います。修正するばあいは、修正ペンやテープは使わずに、はじめから書き直しましょう。

縦書きの場合

基本的に、ビジネス文書を手書きで作成する場合は縦書きで書くのがマナーだといわれています。会社に決まった様式がない場合は、手書きの縦書きで作成するようにしましょう。ポイントは、手書きの場合と同様に、白い便せんを使うこと・黒色のインクのペンで書くこと・修正ペンやテープは使わないことの3点です。

提出先別の顛末書の書き方

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顛末書は、提出先によって書き方も若干異なってきます。以下では、提出先別に顛末書の書き方をご紹介していきます。

社内向け顛末書の書き方

社内に提出する顛末書は、提出後、社内で資料として残される場合があります。そのため、わかりやすく丁寧に書くように心がけましょう。書き方としては、まず、日付と提出先（○○部長など）を書きます。続いて、所属と署名、タイトルとして顛末書と書き、起承転結の構成に則って内容を書いていきます。

社内に提出する場合は、内容は箇条書きでまとめることがほとんどですが、決まった形式がないか上司に事前に確認するようにしましょう。