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接待のお礼メールのビジネスマナー|件名の例と文例・返信の仕方

初回公開日:2017年07月28日

更新日:2020年02月29日

記載されている内容は2017年07月28日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

接待とは相手先企業と交流し、親睦を深める大切な場です。仕事柄、接待をよくされる方は多いと思いますが、接待後あなたはどのようにお礼のメールを送っていますか。今回は、相手先との関係をよりよくするための接待のお礼メールの書き方について取り上げていきます。

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接待の大切さ

「接待」と聞くと、料亭での高級な食事に招いたり、契約をもらうために相手のために尽くしたり、とあまりいいイメージをもっていないという方が中にはいるかもしれません。しかし、ビジネスシーンの上で「接待」とはとても重要な意味を持ちます。

接待はお互いのことをよりよく知り、信頼を深める絶好の機会

接待は、仕事だけの間柄であった相手に対し、時間を共有することで相手の心のより深い部分に入っていくことができます。そうなると、自然と信頼関係が深まりお互いにより良い仕事ができるようになります。当然、ビジネスシーンでも接待は役に立ってくるでしょう。

「相手をよい気持ちにさせる」という意味合いではなく、お互いに親交を深めることが、接待の真の目的と言えます。したがって、接待を軽んじてしまうと会社の仕事に悪影響が出る場合もありますので、接待も大切な仕事の一部と理解しましょう。

接待のお礼メールとビジネスマナー

今回取り扱う「接待のお礼メール」は、接待の後に先方との信頼関係を築くために大切な行程なのです。相手に感謝の気持ちを伝え、心のこもったお礼メールを送ることで、今後のあなたと相手先の会社の仕事がうまくいく可能性を広げます。

接待のお礼メールを出す目的

接待のお礼メールを出す目的は主に3つに分かれます。以下の項目をチェックしていきましょう。

①接待に時間を割いてもらったというお礼

まず、自分がセッティングした場合はもちろん、相手先から誘ってもらった接待の場合も、相手に時間を割いてもらったことに対するお礼をするのが第一の目的です。忙しいビジネスマンの大切な時間を頂いたのですから、社会人としてのお礼をするのはマナーとして当然のことです。

②接待中に出た話題や宿題に対するアンサー

接待の席では、会社の代表者同士が顔を合わせて話をしているので、会社の利益や経営に関わる話題も出てくることでしょう。

「今後、会社としてどういう展開を望んでいるのか?」、「例の案件は今後どう活路を見出すのか?」などと答えを求められる“課題”を与えられた場合、それに対するアンサーをメールで伝えましょう。

一方で、会社として今すぐに答えを出せない場合でも、「誠心誠意対応させて頂きます」という意思表示を伝えるだけでも、関係値を築くための接待としては意味をなすことになります。

また、具体的な展開を聞かれた場合は、会社に持ち帰って確認後、会社としてのアンサーを出すことで迅速なビジネス展開に繋げることができるでしょう。

③今後のビジネス展開を円滑に進めるため

あくまでも接待とは今後のビジネスに繋げるための大切な会社の仕事です。接待の中で、先方にごちそうになることもあるでしょう。このように、何かしらの配慮をしてもらった場合は、併せてお礼も伝えましょう。

「今後も共にビジネスを展開していきましょう」という気持ちをお礼メールで伝えることによって、相手先とのコミュニケーションを深める狙いもあります。

件名の例と文例

それでは、具体的に接待のお礼メールの作り方を説明していきます。今回は、現代の接待でも多い「会食」と「ゴルフ」の2つに分けて解説していきます。

会食の場合の接待お礼メール例

まず、会食後のお礼メールの例をみていきましょう。接待でよくある「会食」。ランチミーティングなど昼食での接待の場合もありますが、ほとんどが夜お酒を交えながらの会になることが多いようです。マナーを持って接待後のメールをすることによって、あなたの社会人としてのレベルは大幅にアップできますよ。

※①件名の例

件名:●月●日のお礼/株式会社○○の▲▲です。

「昨日はありがとうございました」など、何のことかわからないような件名は避け、お礼を伝えたい接待があった日付を必ず入れましょう。

また、「接待」という直接的な言葉は使わずに、「お礼」としておくのがベターです。送り主を件名に書くだけで一目で分かるようにするために、自分の会社名と名前を入れることも忘れないようにしましょう。

相手先の宛名は的確に入れる

◻︎◻︎株式会社
営業部長
△△△△様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の▲▲です。

相手先の会社名や相手の名前と役職は、名刺に書いてある通りに書きましょう。「株式会社」も「(株)」などと略さずに入れることがマナーです。

また、冒頭の挨拶文は、次のように相手によって使い分けるのが望ましいです。

・「平素(いつも)大変お世話になっております」
⇨常日頃から、自分ひいては自社との付き合いのある得意先など
・「時下、ますますご盛栄(ご清栄)のこととお喜び申し上げます」
⇨最も大衆的で使いやすい挨拶です。「ご盛栄」とは、商売繁盛の意味が込められた言葉ですので、例えば相手が葬儀関係の場合は「ご清栄」と書き換えると、嫌味なく伝わります。

接待のお礼と感想

昨夜はありがとうございました。
落ち着いた雰囲気のお店で頂いたお魚料理は、大変美味しかったです。
すっかりご馳走になってしまい、大変恐縮しております。
素敵なお店をご紹介して頂いたので、プライベートでもまた利用させて頂きます。

まずは接待のお礼を述べましょう。その会食場所の雰囲気などに対して、自分の感情表現を入れると印象がよくなります。

また、「大変美味しい魚料理をご馳走になり、今でもカツオの刺身の美味が舌に残っております」などお店の料理についての感想を入れることも好印象をもたれるお礼メールになります。

接待中に出た話題について触れる

また、弊社製品やサービスに対するご意見を多く頂戴し、ありがとうございました。
大変勉強になりました。
△△様とゆっくりお話する機会を頂きましたこと、
心より感謝申し上げます。

接待中に出た会話内容があれば、メールに書きましょう。他社との差別化を図るのであれば、会食中に出たプライベートな話なども入れると、印象がよくなります。

次回はこちら側が接待の場を儲けるという気遣い

次回は、当方にてこのような機会を設けさせて頂きたいと存じます。
その際は、ぜひ足をお運び下さいましたら幸いに存じます。

今回、相手先に接待の場を設けてもらったのであれば、今度はこちらが会食の機会を設けますよという意思を伝えることもマナーです。具体的な日程等が決まっていなくてもこの一言を添えるだけで、あなたのお礼メールの印象がぐっとよくなります。

今後も良好な関係を望む意思をアピールする

弊社といたしましては、御社の事業展開に関して
精一杯のお力添えをさせて頂く所存でございます。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほど賜りますよう
何卒よろしくお願いいたします。

会食中、話題に出た会社としてのビジネス展開のアンサーをここで記します。また、「今後も御社と一緒にやっていきたい」「この先もより信頼関係を深めながらビジネスパーソンとして歩んでいきたい」という意思を伝えます。

メールの締めの言葉とテンプレートの署名を忘れずに

まずは取り急ぎお礼申し上げたくお送りいたしました。

株式会社○○
▲▲ ▲▲
〒000-0000
東京都XX区XXX XXビルディング4F
tel:XXX-XXXX-XXXX
mail:XXX.XX@XX.co.jp

最後の締めの言葉は、「取り急ぎ、昨夜のお礼とさせて頂きます。」、「取り急ぎ、お礼を申し上げたくご連絡させて頂きました。 ありがとうございました。」、「メールでのご連絡で大変恐縮ですが、まずはお礼申し上げます。」などがあります。

これは「本来は直接お会いしてお礼を申し上げたいが、メールでのご挨拶となり申し訳ない」という意味を伝える役割があります。このようなニュアンスが伝わる一文でお礼メールを締めくくればOKです。また、会社名や自分の連絡先が入っている署名も忘れずにメールに書きましょう。

ゴルフの場合の接待のお礼メール例

取引先や職場の上司などにゴルフコンペに誘われた後のお礼メールについてみてきます。ゴルフコンペには、相手先と楽しい時間を共有して、親交を深めたいという狙いがあります。ゴルフコンペに参加したら、相手先の気遣いに感謝し、今後もよろしくお願いしますという意思を伝えるお礼メールを送りましょう。

件名の例

件名:○月○日ゴルフコンペのお礼/株式会社○○の▲▲です。

ゴルフ接待のお礼メールの基本になりますが、いつの接待のお礼のメールなのか必ず日付を入れるようにしましょう。

相手先の宛名と自分の名乗りを的確に

◻︎◻︎株式会社
営業部長
△△△△様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の▲▲でございます。

会食の接待お礼メールの時と同様に、相手の取引先企業名や名前などは、一語一句間違わずに記入しましょう。

メールの冒頭はお礼とゴルフの感想で始める

先日は、御社主催のゴルフコンペにお招き下さりありがとうございました。
初心者の私も皆様のお気遣いのおかげで
楽しいひとときを過ごすことができ、心身ともにリフレッシュさせて頂きました。
厚く御礼申し上げます。

接待のお礼メールの冒頭は、今回のゴルフにお誘いを受けたお礼から始めます。また、実際にゴルフをやってみたあなたの感想も入れるとよいでしょう。

相手のゴルフの腕前を褒め、さりげなくまた誘う一言を

先日は、御社主催のゴルフコンペにお招き下さりありがとうございました。
初心者の私も皆様のお気遣いのおかげで
楽しいひとときを過ごすことができ、心身ともにリフレッシュさせて頂きました。
厚く御礼申し上げます。

実際に、相手先とゴルフをして時間を共有したことにより、相手のゴルフの腕前がわかったと思います。「絶妙なパターの入れ方が素晴らしかった」、「○○さんのスイングができるようになりたいと思いました」など、具体的な感想を伝えてもよいでしょう。

また、「是非、私どもに再挑戦の機会を賜りたくお願い申し上げます。」など、「また一緒にゴルフ(接待)の時間を設けさせて下さい」という誘いのニュアンスが相手に伝わります。今後も良好な信頼関係を築くための一言を添えることで、他者と一歩差をつける接待のお礼メールとなります。

今後も有効な関係を築きたい意思をアピール

また、プレーだけではなく仕事に対するたくさんのアドバイスを頂き、
大変感謝しております。
今後も仕事の方にて何かとお世話をかけると存じますが
よろしくご指導、ご鞭撻のほどお願いいたします。

貴重なお時間を頂戴しましたことに再度お礼を申し上げますとともに
今後とも、御社のご発展と△△様のご健勝をお祈り申し上げます。

会食の接待と違って、ゴルフ接待はなかなかゆっくりと話ができる機会が少ない場合が多いです。したがって、会食接待に比べて具体的なビジネスの会話の時間はよりシンプルになります。

とはいえ、プライベートで誘いを受けた訳ではありませんし、先方と仕事の付き合いとして関係値を深める会話をしたはずです。

お礼メールにおいては「今後も御社と一緒にやっていきたい」という、こちら側の意志や方針を、改めて伝えることが大切です。あくまでも接待は、信頼関係を構築する場です。仕事上のあなたと相手の関係性がよりよくなるように好印象のメールを心がけましょう。

締めの言葉と署名は忘れずに

本来ならば書状にて、お礼申し上げるべきところですが、
まずはメールにてご挨拶させていただきます。
ありがとうございました。

株式会社○○
▲▲ ▲▲
〒000-0000
東京都XX区XXX XXビルディング4F
tel:XXX-XXXX-XXXX
mail:XXX.XX@XX.co.jp

お礼メールでは、よく使われる「取り急ぎ御礼申しあげます」などの「取り急ぎ」を使うことは避けておいた方がよいでしょう。本来「取り急ぎ」は、あとで連絡することが前提であったり、至急連絡する場合に使うメールの締め文です。今回は相手に感謝を伝えるお礼のメールなので、「取り急ぎ」を使うことは避けておきましょう。

接待メールの返信の仕方

最後に、接待のお礼メールに対する返信メールの例を取り上げます。接待をする側がメールの返信をする上のでのポイントは3つあります。

①忙しい中、時間を割いて来てもらったこと
②いろいろお話しいただいたこと
③「今後ともよろしくお願いします」という意思を伝えること

この3点をメールに入れましょう。返信メールは、内容というよりも相手からメールがきたらなるべく早く返信することが大切です。早急な対応は相手に好印象を残してくれます。

接待メールへの返信の文例

株式会社○○
営業3課 課長
▲▲ ▲▲さま

このたびはご多忙にもかかわらず、
弊社のゴルフコンペに快くご来駕賜りまして、
誠にありがとうございました。

至らぬ点も多々あったかと存じますが、
何卒ご容赦の程お願い申し上げます。

この機会を先駆けに、益々ご親交を深めて頂ければ嬉しい限りでございます。

今後とも、何卒宜しくお願い申し上げます。

△△株式会社
営業部長 △△△△
〒000-0000
東京都XX市XXX XXビル9F
tel:XXX-XXXX-XXXX
mail:XXX.XX@XX.co.jp

接待後のメールでビジネスパーソンの真価が問われる

ここまで接待後のお礼メールの方法などを紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。なんども言いますが、接待とは相手先との信頼関係を構築するための大切な場です。そのお礼メールは、相手への「心を伝える」という大切なツールとなっているのです。この記事を機会に、相手に伝わる接待メールを駆使し、あなたが今後ますます活躍できることを祈っています。

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