退職の挨拶への返信文例集｜ビジネスメールの書き方【テンプレート】

ビジネスメールの基本マナー4つ

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退職の挨拶への返信について知る前にまずは、ビジネスメールでの基本マナーについて学んでいきましょう。どんな場面でも必ず役立つマナーになります。

大まかなビジネスメールのマナーとして、宛名の書き方、件名の書き方、本文の書き方、署名の書き方の4つがあります。もっと細かい部分のマナーもありますが、まずはこの4つを覚えておきましょう。

ビジネスメールの基本マナー1：件名の書き方

ビジネスメールの基本マナー1つ目は、まずは件名の書き方です。最初に記入する部分で、件名は誰が見てもパッと一目で分かるように簡潔に書く必要があります。

メールで伝えたい内容を一文で書くことが重要なので「〇月〇日の会議の件につきまして」「〇〇に関する資料の送付」と分かりやすく記載しましょう。

あまり説明が長すぎても見落としてしまう場合があるので、簡潔にまとめることが大切です。

ビジネスメールの基本マナー2：宛名の書き方

ビジネスメールの基本マナー2つ目は、宛名の書き方です。宛名の書き方を間違えてしまうと失礼になってしまうので要注意です。

部署や役職はしっかりと記載し、名前もミスがないように再チェックして送付するようにしましょう。例としては「〇〇株式会社　〇〇部　〇〇〇〇様」といった感じが一般的です。

名前の苗字だけしか知らない場合は苗字だけを記載し、フルネームが分かる場合は必ずフルネームで記載しましょう。

ビジネスメールの基本マナー3：本文の書き方

ビジネスメールの基本マナー3つ目は、本文の書き方です。本文でも無駄な表現や言い回しは避けて、分かりやすくなるべく簡潔にまとめて書いていきましょう。

一文が長すぎると回りくどく、分かりずらい文章になってしまうので、長くても30文字程度で区切って書くと良いです。まずはしっかりと挨拶を記載してから本文に移りましょう。

ビジネスメールの基本マナー4：署名の書き方

ビジネスメールの基本マナー4つ目は、署名の書き方です。署名はビジネスメールの中でも重要な部分になります。会社名はもちろん、自分の名前や携帯電話、メールなどの連絡先を記載します。

会社によっては決まったフォーマットが用意されている場合があるので、それに従って記載しましょう。基本的な情報を記載していれば形は自由なので、見やすいようにある程度変更しても大丈夫です。

退職の挨拶の返信メールを送るときの5つの基本マナー

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ビジネスメールの基本マナーを学んだ次は、退職の挨拶の返信メールを送るときのマナーについてご紹介していきます。

ある程度のマナーを知っていれば、お世話になったお礼メールを好印象なものにすることができます。

では、退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー5つについてご説明していきます。どれも重要なマナーなのでしっかりと学んで活用しましょう。

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー1：タイミングに要注意

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー1つ目は、タイミングに要注意することです。早すぎてもよくありませんし、遅すぎても見られない可能性があります。

退職者が退職日の当日にメールを送ってきた際はその日に返信してあげないといけません。

基本的に前もって退職の挨拶メールを送ってくる場合が多いので、早くて2日以内、遅くて一週間以内に返信しましょう。退職者が確認できるタイミングを見極めて返信しましょう。

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー2：個人的なことは記載しない

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー2つ目は、個人的なことは記載しないことです。

退職の挨拶メールへの返信には書かないほうがいい内容もあることを覚えておきましょう。個人的な感情をメールに書き過ぎても、送られてきた相手は困ってしまいます。

一般的な例文を参考に返信をするのが一番です。お世話になった感謝の言葉を記載し、個人的な意見は直接伝えてあげましょう。

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー3：個人宛でなくても返信必須

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー3つ目は、個人宛でなくても返信必須です。

会社名や部署名などが記載された一斉メールにもしっかりと返信してあげることが一般的なマナーです。特定の個人名が記載されていれば不要ですが、全員宛であれば返信しましょう。

退職したとしてもどこかで再会する可能性があるかもしれません。しっかりとお世話になったことへの感謝を伝えましょう。