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退職の挨拶への返信文例集|ビジネスメールの書き方【テンプレート】

初回公開日:2017年09月15日

更新日:2020年02月22日

記載されている内容は2017年09月15日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

退職の挨拶メールが届いた際に「どう返信したらいい?」など悩むことがあるでしょう。ここでは、退職の挨拶メールへの返信の仕方を、相手別と退職理由別に文例を紹介するとともに、マナーなどについても紹介していきます。また、件名や本文に関しての例文も交えて説明します。

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ビジネスメールの基本マナー4つ

退職の挨拶への返信について知る前にまずは、ビジネスメールでの基本マナーについて学んでいきましょう。どんな場面でも必ず役立つマナーになります。

大まかなビジネスメールのマナーとして、宛名の書き方、件名の書き方、本文の書き方、署名の書き方の4つがあります。もっと細かい部分のマナーもありますが、まずはこの4つを覚えておきましょう。

ビジネスメールの基本マナー1:件名の書き方

ビジネスメールの基本マナー1つ目は、まずは件名の書き方です。最初に記入する部分で、件名は誰が見てもパッと一目で分かるように簡潔に書く必要があります。

メールで伝えたい内容を一文で書くことが重要なので「〇月〇日の会議の件につきまして」「〇〇に関する資料の送付」と分かりやすく記載しましょう。

あまり説明が長すぎても見落としてしまう場合があるので、簡潔にまとめることが大切です。

ビジネスメールの基本マナー2:宛名の書き方

ビジネスメールの基本マナー2つ目は、宛名の書き方です。宛名の書き方を間違えてしまうと失礼になってしまうので要注意です。

部署や役職はしっかりと記載し、名前もミスがないように再チェックして送付するようにしましょう。例としては「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇〇〇様」といった感じが一般的です。

名前の苗字だけしか知らない場合は苗字だけを記載し、フルネームが分かる場合は必ずフルネームで記載しましょう。

ビジネスメールの基本マナー3:本文の書き方

ビジネスメールの基本マナー3つ目は、本文の書き方です。本文でも無駄な表現や言い回しは避けて、分かりやすくなるべく簡潔にまとめて書いていきましょう。

一文が長すぎると回りくどく、分かりずらい文章になってしまうので、長くても30文字程度で区切って書くと良いです。まずはしっかりと挨拶を記載してから本文に移りましょう。

ビジネスメールの基本マナー4:署名の書き方

ビジネスメールの基本マナー4つ目は、署名の書き方です。署名はビジネスメールの中でも重要な部分になります。会社名はもちろん、自分の名前や携帯電話、メールなどの連絡先を記載します。

会社によっては決まったフォーマットが用意されている場合があるので、それに従って記載しましょう。基本的な情報を記載していれば形は自由なので、見やすいようにある程度変更しても大丈夫です。

退職の挨拶の返信メールを送るときの5つの基本マナー

ビジネスメールの基本マナーを学んだ次は、退職の挨拶の返信メールを送るときのマナーについてご紹介していきます。

ある程度のマナーを知っていれば、お世話になったお礼メールを好印象なものにすることができます。

では、退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー5つについてご説明していきます。どれも重要なマナーなのでしっかりと学んで活用しましょう。

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー1:タイミングに要注意

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー1つ目は、タイミングに要注意することです。早すぎてもよくありませんし、遅すぎても見られない可能性があります。

退職者が退職日の当日にメールを送ってきた際はその日に返信してあげないといけません。

基本的に前もって退職の挨拶メールを送ってくる場合が多いので、早くて2日以内、遅くて一週間以内に返信しましょう。退職者が確認できるタイミングを見極めて返信しましょう。

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー2:個人的なことは記載しない

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー2つ目は、個人的なことは記載しないことです。

退職の挨拶メールへの返信には書かないほうがいい内容もあることを覚えておきましょう。個人的な感情をメールに書き過ぎても、送られてきた相手は困ってしまいます。

一般的な例文を参考に返信をするのが一番です。お世話になった感謝の言葉を記載し、個人的な意見は直接伝えてあげましょう。

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー3:個人宛でなくても返信必須

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー3つ目は、個人宛でなくても返信必須です。

会社名や部署名などが記載された一斉メールにもしっかりと返信してあげることが一般的なマナーです。特定の個人名が記載されていれば不要ですが、全員宛であれば返信しましょう。

退職したとしてもどこかで再会する可能性があるかもしれません。しっかりとお世話になったことへの感謝を伝えましょう。

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー4:退職理由などを聞かない

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー4つ目は、退職理由などを聞かないことです。

退職者の中には現職に不満があり退職した人や、現職で精神的につらい想いをして退職した人、退職理由などデリケートな内容を聞かれたくない人など、様々な理由を持った人がいます。

そのため退職の挨拶メールの返信で退職の理由を詳細に聞くことはしないほうが無難です。

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー5:メッセージの構成をしっかりと

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー5つ目は、メッセージの構成をしっかりと考えておくことです。

しっかりとした件名はもちろんのこと、宛名や書き出しの挨拶、退職挨拶に対してのお礼など順を追って記載すると読みやすく、好印象を与えるメールを送ることができます。

挨拶を書き、退職の挨拶メールに対する感謝を伝え、今までお世話になったことに対するお礼を書き、今後に対するエールで締めるのが良いです。

退職の挨拶のメールは返信すべきなのか

退職する方より挨拶のメールをもらった際に返信するべきか迷うでしょう。

基本的に退職挨拶メールへの返信は必須ではありません。しかし、お世話になった方や親しい社内の方や担当者引き継ぎが必要な社外の方に対しては、今後の円満な関係のために返信をしておきましょう。

退職される方との関係性によって、どのような返信メールが相応しいかはそれぞれ変わってきますので、例文などを参考に考えましょう。

退職の挨拶のメールに返信するタイミング

社外の人からの退職の挨拶メールは、引継ぎなどが発生することもあるため1週間前など、早めに送られてくることもありますが、社内の場合は最終出社日に送られるケースが大半です。

そのため、退職の挨拶メールを受け取った次の日に返信してしまうと、退職者のメールが使えず届かないことがあります。

退職の挨拶メールを受け取ってからなるべく早く、 社内の場合は遅くとも退職者が帰るまでに返信をしましょう。

メールの返信はいつまでに送ればベストなのか

メールで退職の挨拶だけに限らず、ビジネスメールでの返信はいつまでに送ればベストなのでしょうか。一般的になるべく早めに返信するのが一番なので、当日中でしょう。

忙しい場合も考えられるので2~3日以内返信がベターです。メールの返信が来るまでに、一週間ほど経ってしまうと、相手もさすがに困るでしょう。

しっかりと相手との関係性を保ちたいなら、最低限のマナーとして3日以内には返信するようにしましょう。

退職の挨拶の返信メール作成ポイント

  • 感謝の気持ちを伝える
  • 退職に対する残念な気持ちを伝える
  • 今後の活躍をお祈りする

今までお世話になったことへの感謝の気持ちや、退職者とあなたの思い出や退職者のおかげで成長できたことなどを書くことで、退職者への想いが伝わるでしょう。

また、退職してしまうことを残念に思っていることを伝え、更に転職・結婚・定年などライフイベントによって退職することになった相手の今後の幸せを祈ってあげ応援してあげましょう。

退職の挨拶の返信メールの件名のコツと例文

退職の挨拶のメールが届いた後に返信をする際は、件名もしっかりとチェックしておきましょう。そのまま送り返してしまうと、適当に返信されたと悪い印象を持たれてしまう場合があります。

基本的に送られてきた件名に「Re:」を付けた状態で返信するのが一般的です。送られてきた内容に関する返信をする際は件名は変えずに送るのが良いでしょう。

例文

  • Re:退職のご挨拶
  • 退職のご挨拶有難う御座います。
  • 退職のご挨拶に関して

退職の挨拶の返信メールの宛名の書き方

退職の挨拶の返信メールの宛名の書き方としては、相手の会社名や部署名をしっかりと記載することが大切です。また、個人名はなるべくフルネームで書くと良いでしょう。

以下の書き方が一般的なので、例として参考にしてみてください。


〇〇課長




〇〇部署 ○○様




株式会社〇〇


営業部 〇〇〇〇様 

退職の挨拶の返信メールの締めの文章

退職の挨拶の返信メールの最後に記載する締めの文章についてご説明していきたいと思います。最後の締めの言葉としては、素直に感謝の思いを記載するのが良いでしょう。

または、今後の活躍を願う言葉を付け足すと更に良い印象を与えられます。最後の締めの言葉の例として3つご紹介しているので、参考にしてみてください。

例文

  • 今まで本当に有難う御座いました。
  • 今までお世話になりました。
  • ○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

退職の挨拶の返信メールの本文の書き方

これまで件名や宛先、締めの言葉などをご説明しましたが、ここからは退職の挨拶の返信メールの本文の書き方についてご紹介していきます。

基本的に挨拶・退職挨拶への感謝・お世話になったお礼・今後へのエールといった流れの文章を作れば本文は完成します。

その中で自分の伝えたい気持ちを織り交ぜて文章を作っていけば、素敵な文章が作れるでしょう。

退職の挨拶の返信メールの本文の書き方1:挨拶

退職の挨拶の返信メールの本文の書き方1つ目は、挨拶です。退職の挨拶メールだけに限らず、ビジネスメールの本文の最初には必ず挨拶は記載しましょう。

例文

  • いつも大変お世話になっております。△△株式会社の△△でございます。
  • 平素より、大変お世話になっております。△△部署の〇〇△△でございます。
  • お疲れ様です。〇〇〇〇です。

退職の挨拶の返信メールの本文の書き方2:退職挨拶への感謝

退職の挨拶の返信メールの本文の書き方2つ目は、退職挨拶への感謝です。わざわざ退職の挨拶を送ってくださったことへの感謝の気持ちは忘れずにしっかりと伝えましょう。

例文

  • お忙しい中、退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。
  • ご多用のところ、退職のご挨拶を頂き、ありがとうございます。
  • この度は、退職のご挨拶を頂きまして、誠にありがとうございます。

退職の挨拶の返信メールの本文の書き方3:お世話になったお礼

退職の挨拶の返信メールの本文の書き方3つ目は、お世話になった今までのお礼を伝えることです。退職する人とのエピソードがあれば、それも添えるとなお良いでしょう。

例文

  • 仕事でご一緒させていただいた経験は、私にとって一生心に残る財産です。
  • 入社した当時からいつも優しくご指導いただいたおかげで、今日まで過ごすことができました。
  • 〇〇様には言葉では言い尽くせないほど大変お世話になりました。

退職の挨拶の返信メールの本文の書き方4:今後へのエール

退職の挨拶の返信メールの本文の書き方4つ目は、今後の活躍を応援するエールを記載することです。退職する相手も喜んでくれる内容になるので、しっかりと心を込めて書きましょう。

例文

  • 退職されても、充実した第二の人生を送られることを心よりお祈り申し上げます。
  • 今後の人生を楽しまれるよう心よりお祈りいたします。
  • これまで以上にご活躍されることを期待しております。
  • ご活躍をお祈りしております。

社内関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文4つ

社内の上司・同僚・部下からの返信メールにはなるべく返信しておきましょう。

特に自分個人を宛先として送ってくるお別れの挨拶メールには、相手の真摯な思いも込められていますので、早いタイミングで返信すると退職する方も喜ぶでしょう

上司の退職の挨拶メールへの返信では今まで「お世話になったお礼」を厚めに書くとよいでしょう。

社内関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文1:転職


社内関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文1つ目は、転職する場合です。社内なのでお世話になった方がほとんどでしょう。転職後のエールも忘れずに記載しましょう。

お世話になった挨拶、お世話になった挨拶文として参考にしてみてください。


本文:□□さん

 

お疲れ様です。○○です。


ご多用のところ、退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。


□□さんとは私が新卒入社してから3年目まで同じチームでご指導いただき、今日まで勤めてくることができました。



また、同じチームで働けることを楽しみにしておりましたので、お辞めになると聞き、大変残念に想っております。


新しい環境での□□さんのご活躍をお祈りしています。お体に気を付けて頑張ってください。今までお世話になりました。



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[著名]
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社内関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文2:結婚・出産の場合

社内関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文2つ目は、結婚・出産の場合です。結婚や出産などのおめでたい理由の場合は、心からの祝福を込めた文面にするといいでしょう。

□□さん お疲れ様です。○○です。


ご多用のところ、退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。□□さんには公私共に温かくご指導いただき、感謝しております。


仕事で悩んでいるときにいつも優しく相談に乗って頂き本当に有難うございました。



今月に退職されることは以前より伺っておりましたが、いざこの日を迎えますと寂しさがこみ上げてきております。


お身体には十分お気をつけ、元気な赤ちゃんを産んでください(素敵な家庭を築いてください)ね。今まで本当にお世話になりました。



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社内関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文3:定年退職の場合

社内関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文3つ目は、定年退職の場合です。今まで長年お世話になった上司などの場合がほとんどなので、今までの感謝をしっかりと伝えましょう。

□□部長 お疲れ様です。○○です。



丁寧な退職のご挨拶をありがとうございます。□□部長が定年退職をされる事を聞き、とても寂しい気持ちです。



部長には、社会人としてまだまだ未熟な私に社会人としての様々な事を教わりました。今の自分がいるのは部長に厳しくも暖かく指導していただいたおかげです。本当にありがとうございます。



□□部長にはよく(趣味の話)を聞かされましたよね。一緒に○○○に連れて行っていただいたおかげですっかり私もすっかり○○○にハマってしまいました。



いつかまた機会があればご一緒させて頂けるとうれしいです。退職されてもお身体にはお気をつけて過ごしてください。いままでありがとうございました。○○


社内関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文4:体調不良などの場合

社内関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文4つ目は、体調不良などの場合です。一身上の都合や体調不良が理由で退職する場合は、ご自身の身体を大事にするように優しい言葉を添えましょう。

○○さん お疲れ様です。□□です。


色々お忙しい所、退職のご挨拶を頂き誠にありがとうございます。


□□さんはお会いしたのは私が入社してまもなく、まだまだ右も左もわからない未熟な時期でしたね。同じチームでご一緒させて頂き、リーダーとして色々親切にご指導をして頂き本当に有難うございました。



この度退職されてしまうと聞き大変残念な気持ちです。今後仕事でご一緒できないのは残念ですが、また会社の枠を越え、人生の先輩としてご指導頂けると幸いです。



今後も素晴らしいご活躍をされる事をお祈り申し上げます。今まで大変お世話になりました。ありがとうございました。


社外関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文3つ

社外の関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文3つについてご紹介していきます。密に打ち合わせ等で連絡を取り合うこともある社外関係者が退職する場合もあります。

もし退職が突然の事であれば「退職される旨のご連絡、ありがとうございます」のあとに「突然のお話で本当に驚きました」などと素直に書いても良いでしょう。

しっかりと今までのお礼と日々の感謝の気持ちを込めて、返信をするように心がけましょう。

社外関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文1:転職の場合

社外関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文1つ目は、転職の場合です。社外とは言えばお世話になっている人に対してはしっかりとお礼を伝えましょう。

また、退職後も良い関係で居られるように心配りを入れた文章に仕上げましょう。


本文:□□株式会社△△様


いつもお世話になっております。AAA株式会社の○○でございます。


ご多用のところ、退職のご挨拶をして頂き、誠にありがとうございます。△△様にはこれまで弊社のためにご尽力いただき、大変助かりました。



△△様のお力添えがなくなると考えますと残念でなりませんが、今後の△△様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。


どうかお身体には十分お気をつけください。今までお世話になりました。


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[著名]
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社外関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文2:定年退職の場合

社外関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文2つ目は、定年退職の場合です。直接的にがっつりと一緒に仕事をしていない場合でも礼儀としてしっかりとお礼を伝えましょう。


本文:□□株式会社 〇〇部署 〇〇〇〇様


平素より、大変お世話になっております。△△部署の〇〇△△でございます。


ご多用のところ、退職のご挨拶を頂き、ありがとうございます。打ち合わせやその他の仕事で、ご一緒させていただいた経験は、私にとって一生心に残る財産です。



退職されても、充実した第二の人生を送られることを心よりお祈り申し上げます。


今までお世話になりました。有難う御座いました。


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[著名]
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社外関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文3:結婚・出産の場合

社外関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文3つ目は、結婚・出産の場合です。社外だとしても関りがあった方が結婚や出産で退職する際は、しっかりと祝福の言葉を贈りましょう。


本文:株式会社〇〇


営業部 〇〇〇〇様 



いつもお世話になっております。〇〇株式会社の○○〇〇でございます。


お忙しい中、退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。△△様にはこれまで弊社のためにご尽力いただき、大変感謝しております。



△△様が今回、ご結婚を機に退職されるとのことで、心より祝福いたしております。おめでとうございます。



今後の人生を楽しまれるよう心よりお祈りいたします。今まで大変お世話になりました。


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取引先関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文3つ

取引先関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文3つについてご紹介していきます。取引先関係者が退職したとしても今後、会社の関係性に変わりはありません。

基本的には、ご紹介した社外関係者への返信メールと同様で構いませんが、引継ぎの方と今後の関係をスムーズに築くために宛先にしっかりと入れておくといいでしょう。

取引先関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文1:転職の場合

取引先関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文1つ目は、転職の場合です。

取引先関係者が転職する場合は、相手の今後のご活躍と別の関係者と良い関係を築いていくという意思を記載しましょう。


本文:□□株式会社△△様



いつもお世話になっております。AAA株式会社の○○でございます。


ご多用のところ、退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。△△様にはこれまで弊社のためにご尽力いただき、大変助かりました。



今まで私の力不足により多大なご迷惑をおかけいたしましたが、その度にいつも迅速にフォローしていただける△△様のおかげで弊社がここまでやってこれました。


△△様に築いて頂いた貴社との緊密な関係を更に発展させることができるよう貴社の後任の■■様と協力していきたいと思います。


お身体には十分お気をつけください。今までお世話になりました。



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[著名]
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取引先関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文2:定年退職の場合

取引先関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文2つ目は、定年退職の場合です。

取引先の方が定年退職するということは長年担当していた方が別の担当者に代わるということです。後任の挨拶を踏まえてしっかりとお礼の言葉を伝えて、気持ちよく退職出来るようにしましょう。


本文:株式会社〇〇


営業部 担当〇〇〇〇様



平素より、大変お世話になっております。△△部署の〇〇△△でございます。


お忙しい中、退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。



入社した当時からいつも優しくご対応いただき、心より感謝しております。


△△様がご退職後も貴社の後任の■■様と協力して邁進していきたいと思っております。長い間、誠にありがとうございました。



お身体には十分お気をつけいただき、今後の人生を楽しまれるよう心よりお祈りいたします。本当にありがとうございました。



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[著名]
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取引先関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文3:結婚・出産の場合

取引先関係者から退職の挨拶のメールが届いたときの返信例文3つ目は、結婚・出産の場合です。取引先関係者だとしてもお祝いの言葉は欠かせません。しっかりと祝福し、今後のエールを送りましょう。


本文:株式会社〇〇


営業部 〇〇〇〇様



いつもお世話になっております。AAA株式会社の○○でございます。


この度は、退職のご挨拶を頂きまして、誠にありがとうございます。〇〇様には言葉では言い尽くせないほど大変お世話になりました。



今まで私の力不足により多大なご迷惑をおかけいたしましたが、その度にいつも迅速にフォローしていただける△△様のおかげで弊社がここまでやってこれました。


今後は後任の担当者と一致団結して邁進してまいります。ご安心して出産に専念して頂ければと思います。



お身体には十分お気をつけていただき、無事にご出産されることを心よりお祈り致します。



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[著名]
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退職理由が分からない場合の退職の挨拶メールへの返信例文

退職理由が分からない場合に活用できる退職の挨拶メールへの返信例文をご紹介します。クライアントなど、誰に対しても使える返信例文になります。

退職挨拶をもらった方になんと返信すべきか分からないときに活用するといいでしょう。どんな場合にでも使えるの、ぜひこれを機会に文面を流れを覚えておきましょう。


○○株式会社 販売部 ○○様



平素より、大変お世話になっております。○○株式会社の営業部・佐藤です。



この度は、ご多忙に関わらず退職のお知らせいただきありがとうございます。長期にわたりご指導、またご尽力いただき、本当にありがとうございました。



公私ともに多くのことを勉強させていただいたこと、心から感謝しています。



退職されることは本当に名残り惜しい限りですが新天地でより一層のお力を発揮されることをお祈りいたします。これまで本当にありがとうございました。今後のご活躍をご期待申しあげます。


退職の挨拶の返信メールの注意点・NG例

  • 退職理由を聞くような文面
  • 転職先の企業について聞く
  • あまりプライベートな事柄に突っ込まない
  • 転職先の具体的な仕事内容など、 転職先の細かな内容について

退職の挨拶の返信メールの注意点やNG例としては、上記の4つが当てはまります。どれも基本的なマナーとして知っておくといいでしょう。

中でもやはり退職理由や転職先に関する内容を聞くのはタブーとされているので注意しましょう。気持ちよく退職出来るように、感謝やお礼をメインに伝えるメールを返信しましょう。

退職の挨拶の返信メールを送った後

退職の挨拶の返信メールを送った後に相手がどんな気持ちになるのかを、しっかりと考えておくことが大切です。今まで仕事を通して関わってきた人がいつの日か一緒に働くパートナーになる可能性だって十分あります。

相手と過ごした時間や経験を糧にお互いが気持ちよく前に進める言葉を相手に送ってあげましょう。相手を気遣う思いが一番大切なのです。

退職の挨拶メールへの返信には感謝と応援の気持ちを込めよう

退職メールへの返信は相手との関係性によって文面は全く異なります。

退職される方に惜しい気持ちや幸せを祈る気持ちを伝え、次の職場や新しい環境に気持ちを新たに向かって行けるように後押しをしてあげる気持ちがあれば、きっと相手にも伝わるでしょう。

最後に自分の気持ちをしっかり伝える機会だと思って、気持ちを込めて返信をしてあげましょう。

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