退職の挨拶への返信文例集｜ビジネスメールの書き方【テンプレート】

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー4：退職理由などを聞かない

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー4つ目は、退職理由などを聞かないことです。

退職者の中には現職に不満があり退職した人や、現職で精神的につらい想いをして退職した人、退職理由などデリケートな内容を聞かれたくない人など、様々な理由を持った人がいます。

そのため退職の挨拶メールの返信で退職の理由を詳細に聞くことはしないほうが無難です。

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー5：メッセージの構成をしっかりと

退職の挨拶の返信メールを送るときの基本マナー5つ目は、メッセージの構成をしっかりと考えておくことです。

しっかりとした件名はもちろんのこと、宛名や書き出しの挨拶、退職挨拶に対してのお礼など順を追って記載すると読みやすく、好印象を与えるメールを送ることができます。

挨拶を書き、退職の挨拶メールに対する感謝を伝え、今までお世話になったことに対するお礼を書き、今後に対するエールで締めるのが良いです。

退職の挨拶のメールは返信すべきなのか

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退職する方より挨拶のメールをもらった際に返信するべきか迷うでしょう。

基本的に退職挨拶メールへの返信は必須ではありません。しかし、お世話になった方や親しい社内の方や担当者引き継ぎが必要な社外の方に対しては、今後の円満な関係のために返信をしておきましょう。

退職される方との関係性によって、どのような返信メールが相応しいかはそれぞれ変わってきますので、例文などを参考に考えましょう。

退職の挨拶のメールに返信するタイミング

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社外の人からの退職の挨拶メールは、引継ぎなどが発生することもあるため1週間前など、早めに送られてくることもありますが、社内の場合は最終出社日に送られるケースが大半です。

そのため、退職の挨拶メールを受け取った次の日に返信してしまうと、退職者のメールが使えず届かないことがあります。

退職の挨拶メールを受け取ってからなるべく早く、 社内の場合は遅くとも退職者が帰るまでに返信をしましょう。

メールの返信はいつまでに送ればベストなのか

メールで退職の挨拶だけに限らず、ビジネスメールでの返信はいつまでに送ればベストなのでしょうか。一般的になるべく早めに返信するのが一番なので、当日中でしょう。

忙しい場合も考えられるので2～3日以内返信がベターです。メールの返信が来るまでに、一週間ほど経ってしまうと、相手もさすがに困るでしょう。

しっかりと相手との関係性を保ちたいなら、最低限のマナーとして3日以内には返信するようにしましょう。

退職の挨拶の返信メール作成ポイント

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今までお世話になったことへの感謝の気持ちや、退職者とあなたの思い出や退職者のおかげで成長できたことなどを書くことで、退職者への想いが伝わるでしょう。

また、退職してしまうことを残念に思っていることを伝え、更に転職・結婚・定年などライフイベントによって退職することになった相手の今後の幸せを祈ってあげ応援してあげましょう。

退職の挨拶の返信メールの件名のコツと例文

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退職の挨拶のメールが届いた後に返信をする際は、件名もしっかりとチェックしておきましょう。そのまま送り返してしまうと、適当に返信されたと悪い印象を持たれてしまう場合があります。

基本的に送られてきた件名に「Re:」を付けた状態で返信するのが一般的です。送られてきた内容に関する返信をする際は件名は変えずに送るのが良いでしょう。