お詫びメールの送り方と書き方・例文｜宛先漏れ/名前間違い
更新日：2024年04月09日
メールをお送りする相手の方の名前が似ていたり、クリックミスにより会社外の人やお客さまに対してメールを誤送信してしまったとき、会社内部の資料や売り上げのデータなどといった重要な情報を外部に漏らしてしまうと信頼を失ってしまいます。それだけではなく、会社の利益の損失にもつながります。
また、メールを書いている途中に保存しようとして誤ってのメールを送信してしまうという、場合もあります。どちらにしろ、メール誤送信は相手の方に対して失礼になるばかりでなく、会社の損失やあなたの信頼を失い重要な仕事を任されなくなる可能性もありますので、そういったことがないよう注意が必要になります。
そのほかのミスとして違うパソコンであったデータを自分あてにメールで送ろうとしてあて先を間違ってしまうというケースもありますので、あて先には十分注意して下さい。
メールを途中で送信してしまった時の対処法
メールを間違って誤送信してしまった場合には、急いでお詫びをする必要があります。可能なかぎり早くお詫びの連絡をとる必要がありますので、お詫びは電話でするようにしましょう。
仕事中のメールの誤送信は、情報の漏えいという意味で大変重大なミスとなります。間違ってメールを送った送信先がすぐに判明した場合には、その時点ですぐにメールでお詫びをします。その際にはメールをあける前に削除してもらうようにお願いをしましょう。
電話で連絡が取れない時は
お詫びの電話をしても、間違ってメールを送った相手の方が不在のため連絡がつかなかった時や、相手先の電話番号が分からないといった場合にはメールにてお詫びのメールをしましょう。
メールの誤送信には要注意
仕事でのメールの誤送信は、重大な情報の漏えいにつながります。誤ってのメールを送信してしまわないように、日ごろからメールを送る際には注意が必要です。
そして、間違ってメールを送信してしまったことに気がついたら、気がついた時点で、すぐに相手の方にお詫びの電話をすると云った、素早い対応が必要になります。間違ってしまったということで、焦る気持ちはわかりますが、誤って送ってしまったということに対して、誠意のある対応が必要ですので、急ぐとはいっても落ち着いて対処して下さい。
一番良くないことは、そのまま放っておくことです。誤送信した時には、電話でのお詫びが最も良い方法ではありますが、電話番号を知らなかったり、電話での連絡がつかなかった時といったメールでしかお詫びをする方法がなかったという場合には、丁寧なお詫びのメールで謝罪をしましょう。
お詫びのメールを連投する場合
ビジネスメールでは、メール1通につき、用件は一件のみにしておくことが基本的なルールとなります。受信したお詫びのメールは日を、改めて確認するということも多くありますので、その時に、メールをすぐに見つけられるようにする配慮が必要になります。
お詫びのメールを送信するときは、必ず用件ごとに件名をつけておくることがマナーです。相手からのメールに返信をするときには、件名をつけるのを忘れてしまい、そのまま送ってしまうということもありますが、お詫びのメールであれば、メール1通ごとにそのメールの内容がどういったものであるのかを分かりやすくする配慮が大切です。
内容の補足や同じ相手にメールを何度か送らなければならなくなった場合は、「何度もすみません」または「メールが連続してしまい申し訳ありません」と言って一言添えておくと良いでしょう。
メールの件名は、用件について相手に明確に伝わるように簡潔に書くのが基本です。特に情報漏えいの可能性がある場合のメールを送ってしまった場合は、早急に対処する必要がありますので、件名は一目見てわかるようにしておきましょう。
理由別お詫びメールの送り方
約束の日時や場所または商品の数量といった重要な情報を間違って送ってしまったことに対するおわびのメールには、お詫びのメールを送って、間違ったことに対するお詫びと間違った箇所を正しく訂正する内容を分かりやすく相手の方に伝えましょう。
また、訂正するためのメールは、間違えて送ったメールと比較しなくて済むように、必要な情報はすべて記載しておくとより丁寧です。
相手の方からミスを指摘された時には
自分では気がつかず相手の方からミスの指摘をされた場合には、可能な限り素早くお詫びのメールを送りましょう。相手の方にとっては、メールの返事を待つ時間は非常に長く感じるため、特にお詫びのためのメールを送るときには、スピードと誠意をもって対処して下さい。
スピードを求められている場合には、挨拶文を省いて単刀直入に用件から始めても構いません。この場合すぐに事実を確かめ、お詫びや対処方法を伝えることが最優先です。
お詫びのメールを送る際の注意
お詫びのメールを送るために必要なことは、まず人のせいにしたり責任逃れをせずに、自分自身のミスとしてお詫びをしましょう。また言い訳をするのではなく、どうして間違ってしまったのかというミスの原因を説明します。お詫びのメールに添付書類を送る必要があるときには、上書き保存をするよりも、ファイル名を変えて保存しておくことをお勧めします。
お詫びのメールでは、善処策を必ず記入することです。これは「同じミスを突一体に繰り返さない」ということと、「必ず挽回してみせます」という意気込みを鍛えるためです。
お詫びのメールを送らずにすむようにする方法
お詫びのメールを打つ前に、まずお詫びをしなくても済むようにミスを防ぐ方法を覚えておくことです。ミスを防ぐには、相手の方の書いた文章をそのままコピーをしたり、ペーストすると良いでしょう。メールを返信するのであれば、受信したメールの署名を、初めてメールをする相手の方であれば、先方の会社のウェブサイトにある会社名をコピーするという習慣を身につけておきましょう。
ミスをしてしまったことは致し方ありません。ミスをしても 2通目のメールによって挽回すればよいのですから、今度は同じミスを繰り返さないためにも、その原因と対策を講じておきましょう。
初回公開日：2017年11月20日
記載されている内容は2017年11月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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